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Um dos principais desafios do gestor quando se fala em fraude no reembolso corporativo, seja ele de viagens a trabalho ou visitas externas, está na veracidade das informações dos documentos e relatórios apresentados pelo colaborador.
Uma pesquisa realizada por especialistas aponta que a fraude no reembolso custa cerca de US$2 bilhões às empresas americanas por ano. Isso se deve ao fato de que os relatórios entregues registram informações incorretas e que são praticamente imperceptíveis ao gestor.
Neste artigo, trataremos sobre os principais tipos, como perceber e evitar que a fraude no reembolso se torne um problema recorrente na sua empresa.
Acompanhe!
Principais tipos de fraude no reembolso e como percebê-los
Dentre as diversas formas de cometer fraude no reembolso corporativo, destacam-se cinco. Confira abaixo.
- Gastos pessoais: o colaborador utiliza os valores de diárias de viagens e o limite de gastos nas visitas externas para seu próprio uso. Esse tipo de fraude ocorre principalmente com o usa do cartão de crédito corporativo.
- Superfaturamento: o colaborador apresenta recibos ou até mesmo notas fiscais superfaturados e fica com a diferença. Quando o colaborador acrescenta R$10 a mais em uma corrida de táxi ou em uma conta de um café com o cliente, também caracteriza esse tipo de fraude.
- Sem comprovantes de gastos: o colaborador alega que perdeu o (s) comprovante (s) de gastos e insere um valor aleatório no relatório para receber o reembolso.
- Gastos mascarados: esse tipo de fraude ocorre quando o colaborador compra itens não permitidos (como cigarros ou bebidas alcoólicas) e inclui o valor destes itens em outros permitidos.
- Excedendo limites: quando o colaborador aproveita a viagem corporativa e utiliza serviços premium, por exemplo, passagens aéreas de primeira classe, hotéis de luxo e até refeições em hotéis badalados.
É importante ressaltar que a fraude, quando detectada e comprovada, legitima a demissão por justa causa.
Como evitar a fraude no reembolso corporativo
Depois de entregue os documentos comprobatórios das despesas da viagem corporativa, fica mais difícil ao gestor provar que a fraude ocorreu efetivamente. Por esse motivo, a melhor maneira de evitar que essa situação seja uma constante na sua empresa é evitando-a.
Política de reembolsos
A principal maneira de evitar que a fraude aconteça é estabelecer uma política de reembolso clara e objetiva.
Na política de reembolso deverão constar todos os itens que a empresa reembolsará, mas também, os que não serão reembolsados caso sejam adquiridos ou contratados.
Além disso, deve-se estipular um limite de despesas reembolsáveis para cada tipo de viagem (nacional ou internacional) ou visita, deixando claro, e sem margem à interpretações, que o excedente será por conta do próprio colaborador.
Outro ponto importante e obrigatório é a apresentação dos comprovantes, cupons fiscais ou notas fiscais de todos os gastos. Caso sejam extraviados, a empresa não terá obrigação de reembolsar o colaborador.
Monitore os colaboradores durante a viagem/visita
Graças à tecnologia, já é possível monitorar os colaboradores em tempo real, garantindo que estão trabalhando da melhor forma possível e eliminando o risco de fraudes.
O Oitchau é um aplicativo que permite que o gestor acompanhe todo o deslocamento do colaborador desde o escritório até o seu destino, visualizando em tempo real cada parada no caminho.
Outra característica importante do Oitchau é que ele é um meio de comunicação transparente, permitindo que quaisquer solicitações do colaborador sejam visualizadas e respondidas no momento em que ocorrem pelo gestor.
O aplicativo é uma ferramenta de gestão importante que garante a transparência na relação entre empresa e colaborador.
Automatização dos processos para obter o reembolso
Utilizar softwares que permitem que o colaborador registre a despesa no momento em que ela ocorre e enviar via sistema o comprovante digitalizado diretamente de seu smartphone, além de agilizar o processo de reembolso, permite que o extravio dos documentos seja eliminado.
A automatização deste processo é uma forte aliada à fraude de reembolso e de garantir a desburocratização.
Investir na tecnologia para aprimorar os processos da empresa e eliminar os riscos de fraude no reembolso corporativo é uma decisão inteligente que trará benefícios a todos. Reveja os processos de reembolso de sua empresa e comece a mudar agora mesmo.
