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O controle de frequência é uma prática necessária nas empresas, visando garantir a eficiência e a produtividade no ambiente de trabalho.
Além disso, a legislação trabalhista estabelece diretrizes específicas sobre o registro de frequência, o preenchimento de faltas e a elaboração de planilhas para esse fim.
Neste artigo, vamos explicar o que diz a legislação a respeito do controle de frequência de funcionários, onde é feito o registro de frequência, como preencher faltas, o que deve constar em uma planilha de frequência e, por fim, apresentaremos o melhor software de controle de frequência do mercado.
Acompanhe!
O que diz a legislação sobre controle de frequência de funcionários?
De acordo com o artigo 74 da CLT, toda empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a realizar o controle de ponto.
O artigo 74 da CLT estabelece que o horário de trabalho deve ser anotado no registro dos colaboradores, sem especificar o método de controle a ser utilizado.
Isso significa que a empresa tem a liberdade de escolher se o registro será manual, mecânico ou eletrônico, desde que esteja de acordo com as instruções da legislação. E em caso de pontos eletrônicos, eles devem estar homologados na portaria 671.
Além disso, a legislação também aborda o controle de funcionários que trabalham sob a modalidade de regime de trabalho externo, teletrabalho e cargos de gestão, em que não se pode definir a fixação de horário.
É importante destacar que, de acordo com a alteração promovida pela Lei nº 13.874/2019, é permitida a utilização do registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, desde que haja um acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Onde é feito o registro de frequência de funcionários?
Os apontamentos de horas e frequência dos colaboradores ficam registrados na “folha de ponto“.
Desse modo, enquanto os colaboradores realizam as marcações de entrada e saída no equipamento ou sistema de controle de ponto, a folha de ponto é o documento que oficializa este registro.
Isso significa que, para que a frequência do colaborador seja acompanhada, é preciso garantir que estas duas ferramentas estejam integradas.
E a melhor forma de garantir a segurança das informações é utilizando um controle de ponto digital, como o Oitchau!
Assim, você evita que seu time tenha que realizar um trabalho manual, verificando os apontamentos, dias e faltas e garante que o processo seja mais seguro e ágil.
Isso porque o Oitchau oferece a possibilidade de integração com o relógio de ponto e gera relatórios de acompanhamento de forma automática!
Como fazer o registro de frequência de funcionários?
O registro de frequência de funcionários pode ser feito de diferentes maneiras, dependendo da infraestrutura e recursos disponíveis na empresa.
De maneira geral, ele funciona da seguinte forma:
- Os colaboradores devem ter acesso a alguma ferramenta de controle e realização dos apontamentos de entradas e saídas;
- Por meio dos registros feitos na ferramenta, o RH deve acompanhar elementos como faltas, atrasos e horas extras;
- Realizando a identificação das faltas, deve ser feita a análise se esta seria uma falta com justificativa ou sem justificativa;
- Em casos de falta sem justificativa, o RH deve entrar em contato com o colaborador e entender o motivo da falta, explicando as possíveis penalidades para o ocorrido;
- Nos casos de falta com justificativa, o documento que justifica o afastamento deve ser apresentado e anexado tanto à pasta do colaborador quanto ao registro de frequência.
Abaixo, veja alguns métodos comuns de registro de ponto.
Folha de ponto manual
Nesse método, os funcionários preenchem a folha de ponto manualmente, registrando seus horários de entrada, saída e intervalos em planilhas ou cadernos, por exemplo.
Esse tipo de frequência não oferece nenhum tipo de segurança para a empresa, tendo em vista que ela estará vulnerável a esquecimentos, registros incorretos, fraudes, rasuras ou perda deste documento.
Relógio de ponto
O relógio de ponto é um equipamento eletrônico que registra a entrada e saída dos funcionários por meio de cartões magnéticos, senhas, leitura biométrica ou reconhecimento facial.
Esse método oferece maior precisão e segurança nos registros.
Ponto via aplicativo
Com o avanço da tecnologia, existem aplicativos de controle de ponto que permitem aos funcionários registrar sua frequência utilizando o smartphone.
O Oitchau, por exemplo, usa a geolocalização e a biometria para garantir a autenticidade dos registros.
Podendo ser utilizados por profissionais que trabalham em campo ou home office, essa tecnologia vem facilitando o processo de acompanhamento do trabalho do time, mesmo que de maneira remota.
É importante ressaltar que, independentemente do método utilizado, é responsabilidade da empresa garantir que os registros de frequência sejam precisos, seguros e estejam em conformidade com a legislação.
Como preencher a falta na frequência de funcionário?
O preenchimento de falta na frequência de um funcionário deve seguir os critérios estabelecidos pela legislação trabalhista e pela empresa em questão.
Assim, quando um colaborador falta ao trabalho, é necessário registrar essa falta de forma correta e transparente.
Uma opção comum é escrever “FAL” na folha de ponto, para indicar que naquele dia houve uma falta não justificada. No entanto, se a falta for justificada de alguma forma, como por atestado médico é necessário registrar a falta com o código correspondente e anexar o documento comprobatório.
Para evitar equívocos e conflitos futuros, é fundamental que a empresa estabeleça de forma clara a sua política de preenchimento de falta na frequência aos funcionários.
Caso a sua empresa utilize um controle de ponto digital, este processo fica ainda mais simples. Afinal, o próprio sistema irá sinalizar o dia ou horário em que o colaborador não compareceu ao trabalho.
O que deve ter em uma planilha de frequência de funcionários?
Para ser identificada como uma boa ferramenta, uma planilha de controle de frequência de funcionários deve conter informações precisas e relevantes para a gestão da jornada de trabalho e o cálculo das horas trabalhadas.
A seguir, estão listados alguns itens que geralmente estão presentes em uma planilha de frequência:
- Identificação do funcionário: é fundamental incluir o nome completo do funcionário, juntamente com qualquer identificador adicional, como número de matrícula. Esses dados garantem uma identificação precisa e evitam confusões em casos de nomes igual ou alguma outra coincidência semelhante;
- Data: a planilha deve registrar a data correspondente a cada entrada e saída do funcionário, possibilitando o acompanhamento do histórico de frequência em uma sequência cronológica;
- Horário de entrada e saída: assim é possível controlar a regularidade e a duração das horas trabalhadas;
- Intervalos: os períodos de pausa e descanso devem ser registrados na planilha, assegurando que os colaboradores estejam cumprindo as pausas estabelecidas pela legislação;
- Horas extras: caso haja necessidade de realização de horas extras, é importante identificá-las;
- Justificativas: esse espaço permite que os colaboradores apresentem os documentos comprobatórios adequados para cada caso.
A planilha de frequência deve ser atualizada diariamente e estar sempre acessível para consulta.
Vale ressaltar que cada empresa irá adotar os itens que mais fazem sentido para a sua realidade. Sendo assim, os dados citados aqui são apenas uma referência e podem ser modificados pela organização para um melhor controle.
Benefícios de utilizar um bom controle de frequência
Melhor gestão do tempo
A utilização de um sistema de controle de frequência proporciona às empresas acesso a dados precisos relacionados à presença e pontualidade de seus colaboradores.
Essas informações permitem aos gestores identificar padrões, resultando em uma melhor alocação de recursos e distribuição de tarefas.
Ao obter uma visão mais clara do tempo disponível, passa a ser possível organizar as atividades de forma eficiente, evitando sobrecargas e atrasos.
Abordagens como essa permitem que a empresa aproveite ao máximo o tempo de trabalho, o que, por sua vez, resulta em um aumento geral da produtividade da equipe.
Disciplina e cumprimento de horários
Outro benefício do controle de frequência de funcionários é a promoção da disciplina e do cumprimento de horários. Com essa ação, a empresa estabelece uma cultura organizacional que valoriza a pontualidade e a presença regular dos colaboradores.
Esse ambiente de trabalho disciplinado incentiva os funcionários a chegarem no horário e cumprirem suas jornadas de trabalho de maneira consistente, cumprindo o acordo definido em contrato de trabalho.
Identificação de ausências e atrasos
Com um sistema adequado, a empresa pode monitorar de forma eficaz a presença dos funcionários, identificando qualquer falta ou chegada tardia.
Essa capacidade de rastreamento em tempo real permite que a empresa tome medidas imediatas para lidar com essas situações, como reagendamento de tarefas, redistribuição de carga de trabalho ou até mesmo fornecimento de feedback aos colaboradores.
Agindo rapidamente, a empresa minimiza os impactos negativos causados por ausências e atrasos, mantendo a operação de forma eficiente.
Qual o melhor sistema de frequência de funcionários?
Existem diversas opções de sistemas de controle de frequência de funcionários disponíveis no mercado, cada um com suas características e funcionalidades. E o Oitchau se destaca como uma das melhores opções para o controle de ponto e a gestão de horas trabalhadas.
Ele é um software moderno e intuitivo, que permite o registro de ponto de forma fácil e segura. Com recursos como geolocalização, reconhecimento facial e assinatura eletrônica, o Oitchau garante a autenticidade dos registros e evita fraudes.
Além disso, o Oitchau oferece funcionalidades avançadas, como:
- Geração automática de relatórios de frequência;
- Possibilidade de enviar pedidos de ausência e férias pelo aplicativo;
- Cálculo de horas extras;
- Criação de jornadas de trabalho flexíveis, especificando o expediente de cada time;
- Integração com sistemas de folha de pagamento.
O Oitchau se destaca como o melhor sistema de controle de frequência disponível no mercado, oferecendo recursos avançados e uma interface amigável.
Ao adotar o Oitchau, as empresas podem simplificar o processo de registro de ponto, economizar tempo e recursos, além de garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas.
Quer saber mais sobre como o Oitchau pode ajudar no controle de frequência da sua empresa e tornar o seu RH ainda mais produtivo? Faça um teste grátis!
