Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas

Como motivar seus colaboradores a usar o sistema de ponto?

“A partir de hoje vocês terão que bater ponto” não é uma das frases mais populares entre colaboradores de qualquer empresa. Geralmente o anúncio é acompanhado por forte reprovação, resistência e, principalmente, ceticismo.

Mas se implantar um sistema de ponto e fazer gestão de horas é bom para todos, por que isso acontece? A resposta pode ser: má comunicação!

É por isso vamos explicar nesse artigo quatro maneiras simples – e que não custam nada – de incentivar seus colaboradores a bater ponto sem falhas e sem sacrifícios. Vamos lá!


 

Explique por quê

É um grande erro simplesmente informar aos seus colaboradores que eles deverão bater ponto e fim. Soa como uma ordem, soa como se eles não tivessem escolha e, por mais que seja uma questão de leis trabalhistas, isso é péssimo para a aderência das equipes.

Muitos colaboradores não tem conhecimento sobre leis e não sabem que empresas são obrigadas por lei a fazer controle de ponto a partir de dez funcionários CLT.

Mostrar o lado da empresa e explicar porque bater ponto é necessário fará os colaboradores se sentirem respeitados e envolvidos nas questões da empresa, o que despertará o sentimento de colaboração, de fazer parte de algo maior!

Como fazer

Não precisa explicar pessoa por pessoa, repetindo o mesmo discurso. Em vez disso, invista em preparar um material completo (PDF, folheto, e-mail), com linguagem amigável e que eles possam acessar sempre que surgir dúvidas.

 

Dê um bom motivo a eles

Ótimo, seus colaboradores já compreendem as motivações da empresa. Mas o que eles ganham com isso?

O uso adequado do sistema de ponto pelos colaboradores pode trazer vários benefícios tanto para eles mesmos quanto para toda a empresa, e é importante compreender quais são esses benefícios. Podemos citar como exemplo:

Para a empresa

    • Redução de custos operacionais com checagem de informações
    • Redução da necessidade de cobrá-los para bater ponto
    • Redução de pontos fraudulentos e registro excessivo de horas

Se os colaboradores tem bons motivos para bater ponto corretamente, a empresa não precisa perder tempo lidando com os efeitos negativos de uma comunicação falha.

Como fazer

Você pode incluir no material de apresentação do sistema de ponto uma lista de pontos positivos para os colaboradores que bem ponto corretamente:

    • Horas de trabalho registradas corretamente, nem um minuto a menos, nem a mais
    • Proteção em caso de processos trabalhistas
    • Transparência total entre empresa e colaborador
    • Controle do próprio desempenho e frequência
    • Contabilização correta do banco de horas (caso haja), entre outros

Estude quais são os benefícios para colaboradores e compartilhe com eles!

A transparência em compartilhar esse tipo de informação mostra que a empresa não está pensando apenas em si, mas também em quem trabalha para ela, mostrando que se importa de verdade (um excelente ativador de motivação).

 

Ensine e incentive de perto

Nada melhor e mais poderoso do que treinar seus colaboradores a usar corretamente o sistema de registro de ponto escolhido para conseguir uma alta taxa de adesão.

  • Marque uma reunião para apresentar o sistema e ensiná-los a usar.

Tire um tempo para sentar com todos ao mesmo tempo, ou um grupo por dia, e mostre o passo a passo de como usar as funções principais do sistema de ponto.

Se perceber uma maior dificuldade com um colaborador ou outro, sente com eles individualmente e ofereça a atenção necessária.Mas, mais importante que isso: DÊ O EXEMPLO!

Isso mesmo! Não vale simplesmente mandar seus colaboradores baterem ponto todos os dias, dizer o quanto é importante e depois tirar o corpo fora.

  • Seja o exemplo você mesmo(a)! Use o sistema de ponto todos os dias.

Além de mostrar na prática aos seus colaboradores como deve ser feito, também é a melhor maneira de sentir na pele como é utilizar o sistema e conseguir identificar possíveis dificuldades que seus colaboradores possam ter.

 

Crie um sistema simples de recompensa

Se você é um pouco mais ousado(a) e gosta de ir além do básico:

  • Crie um ‘gamification’ que recompensa quem bate ponto certinho!

Isso mesmo! Determine as regras com sua equipe de recursos humanos e depois chame todos os colaboradores para explicar como a “brincadeira” vai funcionar.

A proposta é que, quanto melhor for o desempenho do colaborador em frequência e registro de horas trabalhadas (ponto registrado corretamente todos os dias, sem exceder limites de hora extra, sem atrasos e sem saídas antecipadas), mais chances ele tem de ganhar o grande prêmio!

As premiações podem ocorrer mensalmente, semestralmente ou até anualmente. E existem diversas ótimas opções de premiação:

    • Horas no banco de horas para utilizar como preferir
    • Dias de folga
    • Dias extra de férias
    • Dinheiro
    • Feriado prolongado
    • Bônus no fim do ano
    • Viagem com tudo pago

Use a criatividade e a motivação dos colaboradores será garantida!

Mas cuidado, pense em regras possíveis e prêmios que sejam realmente motivadores para os colaboradores. Dar um kit cheio de brindes com o logo da empresa não é uma premiação realmente motivadora. E a escolha do prêmio pode acabar sendo um tiro pela culatra, pode acabar desmotivando em vez de motivar, então atenção!


 

Adote um sistema de ponto simples e digital

E, é claro, não se esqueça de adotar um sistema de ponto que seja realmente  positivo e útil tanto para empresa quanto para colaboradores.

De nada adianta todas essas estratégias de motivação, se os seus colaboradores perderem tempo em filas enormes para bater ponto ou se não conseguirem bater ponto porque uma máquina está quebrada precisando de manutenção.

A melhor opção é um aplicativo de ponto digital como o Oitchau, que facilite a vida dos colaboradores permitindo que eles batam ponto usando o próprio celular, que não precisem preencher planilhas ou papéis e que eles possam acompanhar relatórios diariamente. Uma ferramenta que realmente torne a rotina dos colaboradores, e do RH, muito mais fácil.

Lembre-se: a melhor maneira de motivar um colaborador é sempre tratando-o com respeito e transparência!