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Conhecida ao redor do mundo como “Kuaishou”, a nossa popular Kwai nasceu em 2012, mas foi a partir de 2020 que a gigante começou a bombar na internet com vídeos curtos e ganhar seguidores com as possibilidades de monetização da produção de conteúdo.
Como movimento natural do negócio, a empresa precisou expandir e implantou sedes ao redor do mundo, inclusive no Brasil.
No entanto, dentre os desafios enfrentados pelo RH, a adequação às normas trabalhistas e formatos de registros da gestão de ponto foi um dos pontos que levaram a empresa a procurar por soluções em controle de ponto.
E foi aqui que ela encontrou a Oitchau e os seus resultados decolaram!
Para saber todo o impacto que a nossa solução gerou para a Kwai, continue por aqui!
Facilitamos a adaptação à legislação brasileira
Um dos grandes desafios das empresas internacionais é conseguir não só entender, mas também se adaptarem às normas e direcionamentos da legislação trabalhista do Brasil.
Afinal, sabemos que o nosso formato de legislação é um dos mais completos e complexos do mundo. Assim, contar com soluções que facilitem essa adaptação torna o processo de alinhamento entre sistema de gestão e regularização das atividades mais simples.
E foi isso o que aconteceu com a Kwai!
Chloe Cui, Analista de RH da Kwai, conta como pesquisa por um controle de ponto completo começou:
“O que aconteceu na empresa que a levou a buscar uma solução em apontamentos?
O pedido do governo brasileiro para usar o sistema de acompanhamento de tempo presencial para rastrear o tempo do funcionário e também precisar calcular o banco de horas (específico para o Brasil) para pagamento para proteger funcionários da política da empresa / sistema de RH atual jornada de trabalho incapaz de calcular banco de horas para funcionários.”
Agilizamos o processo de fechamento da folha
O fechamento da folha de pagamento é um processo crítico para o RH, e que pode exigir a participação de vários colaboradores que dedicam um tempo valioso para a obtenção e processamento das informações.
Mas o Oitchau faz com que a sua empresa consiga otimizar esse tempo e focar no que realmente importa. E foi o que aconteceu na Kwai:
“Quantas pessoas são necessárias para gerenciar o tempo e presença da empresa?
Atualmente, cerca de 35 funcionários utilizam o Oitchau para apontamentos diários. Temos 1 pessoa do RH para confirmar detalhes com o gerente ou funcionários durante o fechamento da folha de pagamento (por faltas, apontamentos incorretos) e 1 administrador faz alguns relatórios (por exemplo, qual funcionário não apontou) e ajuste de ponto.” afirma Chloe.
Mas os benefícios não pararam por aí!
Veja como entregamos ainda mais agilidade para a Kwai!
Controle de ponto com assinatura eletrônica
Antes de realizar o fechamento da folha de pagamento, é preciso confirmar com o colaborador se os apontamentos realizados no período estão corretos e, ainda sim, recolher a sua aprovação.
No entanto, nem sempre os sistemas de controle de ponto oferecem a possibilidade de recolher a confirmação da folha de ponto por meio da assinatura eletrônica.
Assim, esse processo passa a ser uma dificuldade para o RH, que precisa recorrer a diversos canais para que a verificação das informações e assinatura sejam feitas em tempo hábil.
Mas com o Oitchau esse cenário muda!
“ Antes […] Não havia assinatura eletrônica para o acompanhamento de tempo do funcionário em cada ciclo da folha de pagamento, portanto, não era possível permitir que os funcionários confirmassem e garantir que não existiam problemas no mês atual […] mas o Oitchau pode fazer isso!”, destacou Chloe.
Cálculos automatizados e redução de chances de falha humana
Outro ponto que é uma verdadeira “pedra no sapato” dos RHs é a necessidade de realizar os cálculos manualmente. E isso pode acontecer por diversos fatores:
- Falta de um controle de ponto automatizado;
- Sistemas que não fazem integração com folha de pagamento;
- Programas que não estão bem parametrizados;
- Soluções incompletas.
E como sabemos que tempo é dinheiro, qualquer falha pode gerar um grande impacto para o setor financeiro.
Assim, o uso de um controle de ponto que ofereça integrações completas, cálculos automatizados e alinhamento com as necessidades do seu time passa a ser uma necessidade estratégica.
Mais uma vez, a Kwai encontrou no Oitchau a solução para todas as suas necessidades!
Além da possibilidade de integrar o sistema com relógios de ponto e a própria folha de pagamento, todos os cálculos podem ser automatizados. E isso significa:
- Mais agilidade para o RH;
- Maior segurança nas informações;
- Fechamento de folha mais rápido e eficiente.
“O que você pode fazer agora ou fazer melhor do que antes?
[…] Ser capaz de calcular o banco de horas para funcionários sem cálculo manual;”, informa Chloe.
Visão ampla do RH e gestão de ponto
Uma outra necessidade da empresa era conseguir processar as principais informações relacionadas a jornada dos colaboradores em um mesmo local.
Afinal, nenhum RH gosta de calcular as horas extras em uma planilha, processar o banco de horas em outra e só depois rastrear diversos documentos para fechar o relatório mensal de ponto.
Além deste formato ser um grande gargalo de tempo e eficiência, a chance de falha no processamento das informações é ainda maior.
“Oitchau é ótimo para organizar funcionários em um grupo de folha de pagamento e gerar relatórios de ponto, cálculo de horas extras, banco de horas acumulado para ter perspectiva completa de cada ciclo da folha de pagamento. (quantos funcionários tiveram horas extras para pagamento ou cujo BH acumulou muito etc…)”, relata a analista de RH.
Colaboradores mais engajados no controle de horas
Assim como a maioria das atividades de um RH, manter a segurança das informações do controle de ponto é uma missão que precisa ser compartilhada com todos os colaboradores.
Mas como manter o time engajado em garantir a veracidade das informações?
É aqui que o uso de uma plataforma fácil e simples de acessar ganha destaque!
Para garantir que os apontamentos fossem feitos da forma correta pelos colaboradores, a equipe de RH da Kwai entregou ao time uma solução que oferece:
- Facilidade de acesso;
- Transparência nas informações;
- Acompanhamento de horas compartilhado entre gestores e colaboradores;
- Comunicação ágil para solução de problemas.
“Anteriormente, os funcionários faziam o controle de tempo e outros ESS diários (Employee autoatendimento) de um sistema de jornada de trabalho. […] depois de 4 meses usando o Oitchau, o funcionário já se familiarizou com o Oitchau e este sistema é mais fácil de entender e usar para as necessidades do usuário.“, afirma Chloe.
Assim, não só o time de RH saiu ganhando, mas toda a equipe foi beneficiada com um sistema que é uma verdadeira solução para o dia a dia do colaborador.
Reduzimos os pedidos de ajustes de ponto e solicitações por e-mail
É bem provável que você, como RH, já tenha recebido um e-mail ou – pior – mensagem de um colaborador que percebeu um erro na folha de ponto:
- “Esse horário está incorreto”;
- “Esqueci de bater o ponto esse dia”;
- “Mas eu cheguei cedo nesta data”;
- “Isso foi uma folga, precisa atualizar no ponto”.
Como sabemos o quão cansativa e trabalhosa essas situações podem ser para o setor de pessoas, o Oitchau identificou essa dor e transformou em mais uma vantagem do nosso sistema!
Isso porque, com o nosso sistema, os colaboradores têm a possibilidade de realizar os apontamentos de horas em diversos formatos, seja por meio do relógio de ponto, tablet disponibilizado no local de trabalho ou mesmo acesso pelo app no celular.
E aqui as oscilações de internet não são um problema!
Assim, a equipe pode realizar os apontamentos de entrada e saída offline, e após a conexão o sistema irá utilizar o horário de registro e localização para validar a informação. Isso contribui, inclusive, com a eliminação de fraudes no controle de ponto.
E mais uma vez, foi aqui que o nosso controle de ponto brilhou na Kwai:
“Com a integração do sistema, houve menos solicitações de ajustes e aumento do engajamento dos funcionários?
Sim, atualmente estamos usando a sincronização de dados de novos funcionários / folgas entre jornadas de trabalho com o Oitchau, que reduzem o trabalho manual e garantem dados em tempo real muito bem.” cita a analista.
Reconhecidos no Brasil e recomendados internacionalmente!
“Consultamos outras empresas chinesas de tecnologia que possuem unidades no Brasil, e elas estão usando e recomendando o Oitchau para acompanhamento de tempo do funcionário presencial.” destaca Chloe.
Temos orgulho em dizer: para a Oitchau, não existem barreiras!
O nosso sistema é uma solução em todos os sentidos para o RH. Isso porque estamos sempre focados em oferecer:
- Adequação legal;
- Agilidade no processamento das informações;
- Análises mais rápidas, inteligentes e eficazes
- Economia na folha de pagamento;
- Redução no tempo de fechamento de folha;
- Redução de faltas dos colaboradores;
- Suporte personalizado para os gestores e equipes de RH;
- Maior participação das lideranças no acompanhamento da jornada do time;
- A melhor experiência para o seu time.
É por isso que vamos além do comum e entregados um modelo completo em gestão de ponto, com:
- Gestão de férias;
- Cálculo de horas extras;
- Apuração de saldo de banco de horas;
- Integrações com sistemas de folha de relógios de ponto;
- Relatórios completos;
- Inteligência artificial para a análise de dados.
Faça como a Kwai e escolha facilitar a rotina do seu RH. Leve o Oitchau para o seu time!
