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Doce, afetiva e – muito – consciente. Todos nós já conhecemos e amamos a Dengo, uma empresa que, além de produzir delícias que são reconhecidas por seu sabor e impacto na renda de pequenos e médios produtores.
Essa empresa também é uma grande organização, contando com diversos colaboradores para garantir que toda a demanda seja atendida da melhor forma.
E para conseguir gerenciar todo o time com segurança e precisão, a Dengo procurou a Oitchau e encontrou uma verdadeira solução para o setor de RH!
Aqui, você vai ver como o Oitchau tornou os processos de Gestão de Pessoas e Departamento Pessoal (DP) da Dengo ainda mais eficientes, eliminando erros, atividades manuais e tornando o setor ainda mais estratégico.
Para ser estratégico, o RH precisa de tempo para pensar
Muitas vezes, as equipes de RH estão imersas em atividades e demandas essenciais ao sucesso do negócio, como recrutamento, seleção, contratação, treinamento e desenvolvimento, gestão das demandas do dia a dia dos funcionários etc.
Essas atividades são cruciais e podem ser ofuscadas ou ainda atrapalhadas pelas atividades operacionais, muitas vezes feitas de forma manual, que acabam por tirar o foco e consumir muito tempo e energia das equipes de RH.
Alguns exemplos dessas atividades operacionais, são:
- Verificar o ponto manualmente;
- Fechar folha de pagamento;
- Analisar pedidos e retornos de férias;
- Planejar treinamentos;
- Somar horas extras na calculadora;
- Gerenciar banco de horas por planilha (algumas vezes até mesmo no papel).
Tudo isso torcendo para que as planilhas não estejam com erros nas fórmulas e que as informações estejam todas corretas.
A atuação da equipe de RH, quando realizada dessa forma, consome a maior parte do tempo e energia que poderiam ser utilizados de uma forma melhor, deixando pouco espaço para pensar em iniciativas estratégicas de longo prazo, o que faz o RH se tornar estratégico.
Como o Oitchau ajudou o RH da Dengo a ser mais estratégico?
As equipes de RH têm uma série de desafios diários, entre eles, tentar conciliar a atuação estratégica, planejando atividades e projetos para o médio e longo prazos, e fazer a gestão do dia a dia, das demandas de curto e curtíssimo prazos.
Essa divisão do foco e a necessidade de priorização podem deixar o setor preso no operacional, investindo todo o tempo nessas atividades e sem energia para pensar o no futuro do setor e do negócio.
Quando a execução dessas atividades operacionais precisa ser realizada de forma manual, a dor de cabeça só aumenta.
Joziane Matheus, Coordenadora de Departamento Pessoal da Dengo, conta como isso estava afetando o setor: “O RH estava se afogando com as tarefas diárias feitas manualmente, tornando os fechamentos mensais especialmente desafiadores e demorados.”
E é aqui que entra a necessidade de contar com tecnologias que sejam o suporte do setor responsável pelas pessoas.
Assim, com uso de sistemas que automatizam as tarefas, é possível fazer muito mais atividades e entregas em bem menos tempo, e com a segurança que a sua empresa precisa.
Com a Dengo funcionou dessa forma.
“Hoje em dia, tudo é digital, então todos os relatórios são gerados digitalmente e enviados ao gerente, que só precisa atuar nas divergências para os dias com problemas. O mesmo vale para os atestados médicos, que são todos tratados dentro da plataforma do Oitchau. Isso torna o trabalho do gerente mais fácil e melhora a experiência geral dos colaboradores.” afirma Joziane.
E com o Oitchau, o setor passou a ser mais ágil e eficiente, utilizando a tecnologia em benefício dos processos da empresa, se tornando cada vez mais estratégico.
Errar custa caro
Nenhuma empresa está livre de erros.
Afinal, existem diversos fatores e variáveis que impactam na folha de pagamento, que vão desde a gestão do controle de ponto até o processamento das informações, fechamento da folha e envio para o setor financeiro, envolvendo pontos como:
- Benefícios;
- Gratificações;
- Férias;
- Faltas;
- Horas extras.
De acordo com pesquisas, a folha de pagamento é uma das maiores despesas em uma empresa, chegando a representar de 10% a 20% dos valores de receita. E tudo isso gera um custo para a empresa quando o acompanhamento não é feito da melhor forma.
Assim, ao optar por um controle manual, falhas podem surgir e afetar a saúde da empresa, como:
- Cálculos de salários incorretos;
- Não considerar deduções adequadas;
- Omissão de benefícios e compensações;
- Falta de cumprimento das leis trabalhistas;
- Atrasos no processamento;
- Controle de horas falhos;
- Excesso de horas extras sem a autorização e acompanhamento dos gestores;
- Banco de horas vencidos;
- Registro incompleto ou inexato;
- Não realizar a conciliação;
- Falta de revisão detalhada;
- Não comunicar mudanças aos funcionários;
- Não manter atualizados os dados dos funcionários.
A equipe de RH possui uma responsabilidade enorme, seja pela alta quantidade de atividades desenvolvidas ou por sua complexidade, e tudo isso torna os processos de gestão de pessoas e departamento pessoal ainda mais críticos e os eventuais erros cometidos ainda mais caros.
E quando a empresa toma a decisão de realizar todo o controle e o acompanhamento dessas demandas de forma manual, as chances de erros e falhas aumentam consideravelmente.
E não podemos esquecer que estamos falando de um custo que pode representar de 10% a 20% do faturamento de uma empresa.
Nesse contexto, contar com uma ferramenta que possa automatizar as atividades e torná-las mais rápidas e seguras, se torna essencial para o setor e para a empresa.
Como a Dengo reduziu as chances de erros com o Oitchau?
Realizar o desenvolvimento das rotinas de gestão de pessoas e departamento pessoal, é uma demanda que exige muito tempo, dedicação e foco para evitar erros e falhas que podem ser extremamente caras para a empresa.
Para evitar possíveis falhas no processo, a equipe da Dengo dedicava um tempo valioso para a verificação das informações.
“No passado, nosso sistema de controle de ponto era totalmente manual, então os gerentes gastavam muito tempo verificando se os funcionários estavam registrando o ponto no horário, trabalhando horas extras e enviando atestados médicos por e-mail”, relata a coordenadora do setor.
Como o Oitchau, a equipe de RH da Dengo conseguiu automatizar as rotinas de controle e acompanhamento de ponto, fechamento de folha de pagamento e envio ao setor financeiro.
Com a solução de controle de ponto eletrônico e digital do Oitchau na Dengo, se tornou possível o:
- Acompanhamento de marcações em tempo real;
- Gestão de banco de horas;
- Lançamento automático de folgas;
- Faltas e atestados em folha;
- Acompanhamento de férias.
Essa automatização e integração, torna o processo de fechamento de folha de pagamento muito mais simples, rápido e seguro.
Tecnologia que se adapta à sua empresa
A mudança de protocolos, processos e procedimentos pode ser muito traumática em uma empresa, principalmente quando feita sem apoio, sem o conhecimento necessário ou sem entender se aquela mudança realmente trará os benefícios esperados.
E por vezes, quando tomamos a decisão de buscar uma solução que nos traga esse benefício , a melhor alternativa nem sempre é a primeira.
Afinal, é comum que alguns softwares de mercado não tenham a tecnologia e formato para conseguirem se adaptar às necessidades dos clientes e oferecer uma solução robusta e completa.
Horas extras e banco de horas automatizados
Se existe uma atividade cansativa, rotineira e que pode atrapalhar e muito as demandas do RH, esta é o acompanhamento das horas extras e banco de horas.
Afinal, quando o processo de controle e acompanhamento é feito de forma manual, sem o uso de um sistema que consegue automatizar os cálculos, as chances de erros, falhas e vencimentos de bancos de horas são grandes.
Além disso, por ser uma atividade que precisa ser compartilhada com os gestores e líderes de setores, encontrar caminhos que oferecem maior agilidade é uma estratégia fundamental.
E com o Oitchau, a Dengo ofereceu aos seus líderes e colaboradores um processo mais completo, fácil de ser acompanhado e simples de mensurar, com:
- Elaboração de fases de compensação de banco de horas;
- Distribuição entre o banco e as horas extras, aplicando porcentagem para a divisões;
- Relatórios de horas positivas e negativas;
- Regras para a geração de horas;
- Criação de limites e alertas para excessos de horas.
“Oitchau é muito útil no dia a dia, seja na geração de relatórios de controle de ponto, ou até mesmo nos fechamentos mensais. Além de fornecer aos supervisores, de maneira prática, o acompanhamento de horas extras e banco de horas de suas equipes.”
Como o Oitchau consegue se adaptar às necessidades dos clientes?
Às vezes, pecamos pelo excesso de vontade e pela pressa em tentar resolver o problema e ter o benefício esperado o mais rápido possível, e acabamos não conseguindo. E em alguns casos, essa primeira “solução” vem apenas como uma forma de trazer um novo problema.
E foi isso o que aconteceu na Dengo, que já havia passado por algumas plataformas e não encontrava o que precisava.
“As plataformas passadas eram muito rígidas, então tínhamos que nos adaptar à plataforma”, afirmou Joziane.
Se acontece de forma recorrente pode ser extremamente prejudicial, seja pelo tempo e esforço perdidos ou pela descrença que vem logo após, como aquela sensação de que não existe solução e tudo vai ficar como está.
Mas com o Oitchau, o cenário mudou e na Dengo as transformações foram perceptíveis!
Como afirmou Joziane, “Hoje em dia, o Oitchau se adapta à Dengo, então temos maior facilidade e autonomia em relação às jornadas de trabalho, relatórios diários de ponto e suporte quando temos dúvidas ou problemas. O suporte da Oitchau é excelente em relação ao produto, e também estamos em conformidade com a lei.”
Um sistema, seja ele qual for, não pode engessar a empresa. O sistema deve servir como uma ferramenta de apoio que ajude na resolução de problemas, facilite o dia a dia, adapte os processos e acompanhe a empresa rumo à excelência operacional.
O que o Oitchau fez na Dengo, pode fazer na sua empresa!
O Oitchau é um verdadeiro facilitador de rotinas para o RH, e o depoimento da Joziane da Dengo só comprova que a tecnologia pode ser a sua maior aliada!
“No geral, simplifica a vida do RH e oferece uma melhor e mais eficiente experiência aos nossos colaboradores.”
A nossa solução vem para completar o seu sistema de gestão, fazendo com que não só o setor de RH e DP sejam beneficiados com as melhorias, mas que elas também sejam levadas para todas as equipes por meio da automação e simplificação dos processos.
Com o Oitchau, você pode:
- Oferecer um sistema de controle de ponto mais ágil e que pode ser integrado a sistemas de relógios de ponto e folha de pagamento;
- Realizar o controle de horas extras e banco de horas com mais precisão;
- Acompanhar os apontamentos de horas em tempo real;
- Fazer a gestão de férias dentro do próprio sistema, compartilhando com o colaborador informações como:
- Prazos para solicitações;
- Saldos de férias;
- Vencimentos;
- Trilhas de aprovação.
- Manter um controle seguro de atestados e afastamentos, com a facilidade de enviar e receber documentos utilizando a plataforma;
- E muito mais!
Faça como a Dengo e escolha evoluir a sua gestão com o Oitchau!
