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Como melhorar a comunicação interna na sua empresa?

A comunicação exerce um papel fundamental no sucesso de uma empresa! No entanto, os gestores precisam ser proativos para incentivar a boa comunicação e não ficar esperando que os colaboradores tomem ciência de sua importância.

 

Por que é preciso se comunicar bem?

A má comunicação resulta em perdas financeiras, independentemente do porte da empresa. Isso ocorre devido aos seguintes fatores:

  • Ineficiência: a comunicação confusa faz com que os colaboradores se sintam inseguros e desconfiados.
  • Moral baixa: a comunicação confusa ou abusiva impacta negativamente os colaboradores.
  • Menos inovação: a comunicação ineficiente leva à confusão da rotina organizacional e dos projetos. Os colaboradores despendem muita energia para fazer o mínimo de forma correta e sem criatividade.

Pense que a comunicação é o centro de tudo o que acontece no ambiente de trabalho. Em uma empresa, ninguém trabalha sozinho. Tudo está conectado e a conexão é motivada pela comunicação!

 

Diferentes formas de se comunicar

Quando se fala em comunicação, logo pensamos na comunicação verbal. A verdade é que existem diversas formas de se comunicar. Conheça algumas abaixo:

1. Linguagem corporal

Seu corpo fala! Isso quer dizer que a comunicação corporal se refere ao contato visual, gestos, o fato de estar sentado ou em pé, confortável ou trabalha enquanto conversa com alguém.

A sua linguagem corporal pode acompanhar ou ir totalmente contra ao que suas palavras dizem. No entanto, ao ganhar consciência disso, a linguagem corporal pode ser usada ao seu favor.

2. Tom de voz

Você sabia que, pelo tom da sua voz, o interlocutor é capaz de identificar se você está sorrindo? As pessoas conseguem identificar emoções, estados de ânimo e etc. apenas pelo tom de voz!

Portanto, você pode estar dizendo algo com as palavras, mas passando outra mensagem totalmente diferente com a sua voz.

3. Palavras que dificultam a comunicação

Gírias e jargões empobrecem e dificultam a compreensão de sua mensagem. Sua comunicação deve ser compreensível e não confusa.

4. Seu receptor

Dependendo de quem é o receptor de sua mensagem, você precisará complementar a comunicação e dizer o porquê precisa de ajuda ou que algo seja feito.

5. Tempo

Algumas pessoas são mais objetivas e preferem que a comunicação seja rápida e assertiva. Outros preferem trocar cumprimentos e falar sobre coisas comuns antes de irem ao ponto.

O tempo que leva para se comunicar coloca contexto na sua mensagem, além de mostrar ao seu receptor que você o conhece bem a ponto de se comunicar de uma maneira que seja confortável a ele, mesmo que isso signifique que deva economizar nas palavras.

 

Problemas comuns na comunicação e como resolvê-los

Estilos de comunicação

Cada pessoa tem um estilo de comunicação. Veja abaixo alguns estilos antagônicos

  • Comunicação direta x Comunicação indireta: a pessoa que usa a comunicação direta é objetiva e vai direto ao ponto, pois não gostam de perder tempo. As pessoas que usam a comunicação indireta, vão entrando no assunto principal gradativamente. A pessoa direta e a indireta não se comunicam bem.
  • Competição x Agrupamentos: a pessoa competitiva gostam de determinar poder. Já a pessoa que prefere agrupamentos gosta de saber a opinião de outros e são menos assertivos. Os competitivos geralmente dominam os agrupadores.
  • Visual, auditivo e tátil: as pessoas aprendem melhor de maneiras diferentes. Os visuais gostam de ver a mensagem, enquanto que as palavras bastam para os auditivos. Já os táteis preferem algo que os ajudem a tornar a mensagem palpável.

Lembre-se que nenhum estilo de comunicação é certo ou errado. O gestor precisa ter proatividade em reconhecer o estilo e valorizar a forma de comunicação. Como fazer isso?

Aprenda a ouvir

Diga o que precisa dizer e, então, pare e escute com atenção! Não tente adivinhar o que o outro vai dizer. Simplesmente se livre de suas barreiras em ouvir a outra pessoa. A comunicação é uma via de mão dupla.

Se livre dos filtros

Ao ouvir, deixe preconceitos, crenças e estereótipos de lado. Reflita sobre isso e comece a ouvir as pessoas de forma diferente. Deixa a mudança começar em você!

Esteja ciente das diferenças culturais

A diversidade é algo fascinante e deve ser motivo de orgulho para qualquer empresa. No entanto, as diferenças culturais podem representar barreiras sérias na comunicação. Há três tipos de constrangimentos causados por diferenças culturais:

  1. Constrangimentos cognitivos: diferentes visões comunicam diferentes mensagens.
  2. Constrangimentos comportamentais: cada cultura tem um padrão de comportamento adequado. Conheça o comportamento de seu interlocutor.
  3. Constrangimentos emocionais: as culturas escolhem como as emoções são demonstradas.

Diferenças de personalidade

Para se comunicar de forma eficiente é preciso conhecer os cinco tipos mais comuns de personalidade. Confira!

  1. Cuidadores: gostam de cuidar das outras pessoas;
  2. Criadores: estão sempre em busca de novas ideias;
  3. Guardiães: os que preservam e protegem;
  4. Conectores: a vida deles é fazer networking.
  5. Pioneiros: dominadores, sempre pensam no futuro, competitivos e altamente estruturados.

 

Ferramentas de comunicação interna

Outra forma de melhorar a comunicação dentro da sua empresa é adotar ferramentas que facilitem essa comunicação não somente cara a cara, mas também à distância.

Nem sempre na rotina de trabalho é possível, ou o ideal, parar o que está fazendo e ir até outro setor ou mesa para falar com uma pessoa. Na maioria das vezes utilizar a tecnologia a favor ajuda e a economizar tempo e otimizar a produtividade no escritório.

Confira abaixo algumas ferramentas que podem ajudar:

 

Slack

O Slack é uma plataforma que permite a troca de mensagens e também o compartilhamento de arquivos.

Além das mensagens individuais (privadas), também é possível criar grupos de times, grupos de filiais, de assuntos, de projetos, ou qualquer outro tipo de grupo que seja útil para facilitar o trabalho no dia a dia.

O objetivo do Slack é eliminar os e-mails e facilitar a comunicação direta sobre trabalhos que precisam ser executados em equipe.

Intranet

Existem diversas empresas especializadas em criar sistemas de comunicação interna exclusivos para todo tipo de empresa. Esses sistemas são chamados de intranet.

O objetivo de uma intranet não é promover a comunicação direta entre colaboradores, mas sim promover uma comunicação mais ampla e efetiva entre empresa, gestores e recursos humanos com os funcionários.

São utilizadas para avisos sobre novidades e mudanças na empresa, novas contratações, eventos importantes, aniversários, consulta de clipping e mais.

E-mail & Calendário

Por mais que existam sistemas mais modernos, nada substitui cem por cento o bom e velho e-mail!

Quando o assunto é muito sério e importante, como envio de um arquivo que precisa ser encontrado facilmente no futuro, ou envio da pauta de uma reunião que ocorreu, ou até mesmo algum tipo de reclamação, denúncia ou negociação, é sempre bom deixar esse tipo conteúdo documentado.

Além disso, hoje todo e-mail possui um Calendário conectado, que pode ser utilizado para marcar reuniões e eventos, convidar outros participantes, definir maiores detalhes e ativar lembretes.

Oitchau

Também faz parte da comunicação interna de uma empresa os pedidos e registros de ausência e férias dos colaboradores.

Para garantir mais eficiência no controle de ausências e férias, existem aplicativos de controle de ponto como o Oitchau, que permite aos colaboradores enviar pedidos com comprovante usando o próprio celular. O supervisor é notificado com o pedido e pode aprovar ou recusar em tempo real. O funcionário também recebe notificação com a resposta na hora.

Além de facilitar a comunicação, tornando-a mais rápida, é mais seguro pois o aplicativo mantém registrado o pedido, que pode ser consultado a qualquer momento, além de já constar a ausência automaticamente nas marcações de ponto do funcionário.

 

Garantir a boa comunicação entre empresa e colaboradores é uma tarefa difícil, mas manter o foco na clareza e transparência já é um excelente começo!