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5 melhorias para aumentar a produtividade no escritório

Trabalhar todos os dias no mesmo lugar, sem nenhuma mudança, com uma rotina de oito horas por dia pode ser desgastante e trazer consequências que afetam a produtividade da empresa.

Para manter a energia e motivação, e aumentar a produtividade dos colaboradores, nada melhor dos que tirá-los da rotina, trazendo novidades e melhorias na empresas para que se sintam valorizados e visualizem melhor os resultados de seu trabalho.

Muitas vezes, pequenas atitudes provocam grandes transformações positivas no ambiente de trabalho, o que faz com que a energia se renove e a produtividade das equipes se renove.

Mas, afinal, que melhorias são essas? Listamos cinco ideias para inspirar e alavancar a produtividade dos colaboradores. Acompanhe!

Dicas para melhorar a produtividade dos colaboradores

Faça uma pequena reforma para aumentar a produção da equipe

Há diversas maneiras de promover mudanças no ambiente: desde uma pequena reforma, ampliando espaços, desde a reorganização dos móveis de escritório.

Derrubar paredes fazendo com que todo o espaço do escritório se transforme em um ambiente colaborativo é uma excelente maneira de incentivar a cultura do compartilhamento e o trabalho em equipe. Trabalhar lado a lado é importante para que o colaborador se sinta parte integrante de um todo.

Se a empresa não estiver preparada para uma reforma no momento, a reorganização dos móveis de escritório dá um ar de mudança e permite que os colaboradores se sintam mais à vontade.

Muitas vezes, apenas acrescentar novos objetos de decoração ou incluir plantas nos ambientes já é o suficiente para dar conta do ar de mudança.

Pinte as paredes, desenhe ou escreva algo bacana nelas. Ou ainda, deixe um espaço nas paredes para que os colaboradores possam deixar recados, escrever mensagens e etc.

Pense a respeito e analise suas possibilidades de transformação do ambiente.

Trabalhar em um escritório bonito, arejado e colorido promove o bem-estar e aumenta a autoestima e qualidade de vida dos colaboradores. Ao se sentirem bem no ambiente de trabalho, eles trabalham com mais alegria e maior harmonia.

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Crie um espaço para descanso

O que os colaboradores da sua empresa podem fazer quando almoçam mais rápido ou precisam de uma pequena pausa para renovar as energias?

Pausas de dez minutos durante o expediente são importantes para descansar a visão, alongar o corpo e organizar as ideias, principalmente em um escritório. Essas pausas trazem benefícios para saúde, para a qualidade de vida do colaborador e têm impacto positivo na hora de aumentar a produtividade.

Reserve um espaço para sofás e almofadas em que os colaboradores possam descansar confortavelmente. Se possível, ofereça opções de lazer e distração como televisão e jogos.

Algumas empresas investem em colchonetes para que os colaboradores possam tirar uma soneca com o tempo que sobra da pausa para o almoço. Os colaboradores retornam ao trabalho com a mente descansada e o corpo renovado para o restante do expediente.

Renove a comunicação interna

Já se foi o tempo em que a comunicação interna era feita pessoalmente ou só por e-mails. A tecnologia trouxe soluções que tornam a comunicação interna mais eficiente, agilizando os processos e simplificando as rotinas. Isso representa um grande facilitador da produtividade.

A boa comunicação no ambiente de trabalho pode trazer muitos benefícios, como aproximar gestores e colaboradores, promover melhor integração entre os setores e as equipes de uma empresa, bem como deixar o ambiente mais harmonioso.

É muito mais fácil trabalhar em um local em que todos estão “falando a mesma língua”.

Veja abaixo algumas medidas que podem ser tomadas para renovar a comunicação interna e aumentar a produtividade:

  • Invista em um sistema de mensagens eletrônicas interno para avisos internos como comunicar férias, novas contratações e eventos.
  • Aposte em uma plataforma como o Slack que ajuda a reduzir a troca de e-mails, além de tornar a comunicação interna mais rápida e ajudar a gerenciar melhor os projetos do dia a dia.
  • Se a empresa bloqueia redes sociais e sites de notícias, está na hora de rever essa medida. Estar em conexão com o mundo colabora com o desenvolvimento da criatividade e motivação para trabalhar.  

Invista no desenvolvimento dos colaboradores

Os modelos de negócios mais modernos já incluem a capacitação e o desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores como fatores essenciais para o aumento da produtividade e, consequentemente, para o sucesso.

Steve Jobs, o fundador da Apple e lenda do empreendedorismo costumava dizer que “não faz sentido contratar uma pessoa inteligente e dizer a ela o que fazer; contratamos pessoas inteligentes para que elas nos digam o que fazer.”

A empresa que investe em seu capital humano se torna atraente ao mercado de trabalho. Desta forma, é capaz de recrutar e reter os melhores talentos para formar equipes de alta performance e se destacar em seu segmento.

Deixar de investir nos profissionais da sua empresa é o mesmo que preferir trabalhar com profissionais medianos e impedir o crescimento da empresa. Invista no desenvolvimento dos seus colaboradores e eles retribuirão levando sua empresa a outro nível.

Descubra quem está interessado em estudar e aprender coisas novas

Peça aos colaboradores que façam uma lista de cursos, workshops e palestras de interesse pertinentes às funções que executam na empresa.

Planeje um orçamento fixo para enviar profissionais selecionados para alguns dos cursos e eventos da lista, lembrando de dar oportunidade a todos os interessados.

Em contrapartida, peça a eles tragam anotações e aprendizados para compartilhar com os colegas de trabalho.

Controle de ponto

Acompanhe os avanços da tecnologia

De nada adianta um belo espaço de trabalho, com áreas de descanso e entretenimento, móveis adequados e incentivo ao desenvolvimento profissional, se os computadores forem obsoletos e não permitirem que o trabalho seja feito adequadamente.

A produtividade também depende dos recursos que a empresa oferece aos seus colaboradores.

Acompanhar os avanços e últimas tendências da tecnologia é um dos pontos mais importantes para um escritório que deseja aumentar a produtividade.

Garanta que seus colaboradores tenham todas as ferramentas necessárias e atuais para trabalhar com agilidade e eficiência. A empresa precisa estar equipada com:

  • Computadores com ótimo desempenho e rapidez;
  • Impressoras potentes;
  • Wi-Fi liberado em todos os ambientes;
  • Pen tablets e outras ferramentas exclusivas;
  • Sistema de controle de ponto, como o Oitchau
  • Equipamentos de apresentação como projetores e adaptadores, entre outros.

Com um escritório renovado, moderno e que valoriza o colaborador, certamente a produtividade da sua empresa vai atingir novos patamares!

Entenda a importância dos relacionamentos na melhoria da produtividade no seu escritório

A produtividade pode ser entendida com o relacionamento entre os fatores relacionados à produção e a produção, propriamente dita. Ao falar em aumentar a produtividade, quer dizer, que é necessário fazer mais com os mesmos recursos.

Os líderes estão direcionando esforços para “apagar incêndios” em sua operação e não conseguem refletir sobre os problemas na estrutura da sua equipe, que pode ser o verdadeiro motivo de sempre existir um “incêndio que precisa ser apagado”.

O relacionamento é um pilar importante que precisa ser analisado com atenção, pois alguns segredos estão encontrados. Entenda um pouco mais a seguir.

Relacionamento com os seus clientes (internos e externos)

Para a empresa, a manutenção do contato adequado com os clientes é de extrema importância, pois são os clientes que fazem a empresa crescer e prosperar, sem os clientes, a empresa não sobrevive. E por isso, manter um bom relacionamento é necessário.

O contato com o cliente, independente do segmento, pode ser realizado em diversos níveis (de uma forma macro), como:

  • Primeiro atendimento: Esse é o momento de conquista do cliente, ele já possui interesse no seu produto/serviço, mas é necessário que ele tenha uma atenção dedicada para fechar o negócio. E para isso, o gestor responsável precisa ter uma equipe dedicada para esse momento.
  • Contato recorrente: Para clientes que já são clientes, é importante que o contato seja realizado com foco em recorrência de pedidos, melhoria da satisfação e qualidade do produto/serviço ofertado.

Mas como o relacionamento com clientes pode afetar a produtividade da minha equipe?

A produtividade passa a ser afetada quando não existe uma equipe dedicada para a manutenção desse relacionamento. O colaborador que está responsável por essa atividade, o contato com o cliente, não deve ter outras atividades que podem entrar em conflito em algum momento.

Esse conflito pode gerar uma queda na produtividade desse colaborador, consequentemente, na entrada de novos clientes na base da empresa, queda nos resultados esperados e metas perdidas.

O líder precisa em mente que o colaborador precisa de atenção para realizar o atendimento com qualidade, pensando sempre em atender as expectativas do cliente, em relação à novos produtos/serviços.

E se ele estiver dividindo atenção com outras atividades, o cliente não terá um atendimento de excelência e as demais atividades, não serão realizadas com a qualidade esperada.

Existem soluções no mercado com o auxílio da tecnologia, para melhorar o contato e a experiência do cliente em relação ao produto/serviço oferecido, sem que o colaborador seja prejudicado ou necessite desempenhar vários papéis dentro da empresa.

O investimento de softwares especializados podem ser uma saída interessante para a empresa, como a adoção de chatbots para o atendimento ao consumidor. Dessa forma, a equipe consegue desempenhar outros papéis dentro da companhia.

Relacionamento entre a equipe

O clima organizacional dentro da empresa, e principalmente dentro da equipe, precisa ser saudável. O colaborador precisa sentir que está em ambiente que o valoriza, que seja transparente e busque iniciativas para melhorar a qualidade de vida.

Quando o colaborador atua em uma equipe que possui um péssimo relacionamento, em uma empresa em que ele não está sendo valorizado. Ele acaba ficando desmotivado, o que leva à uma queda em sua produtividade.

É importante que os colaboradores estejam alinhados com as metas da equipe, e da empresa. Para que ele possa ter em mente, que o seu trabalho, vai resultar em uma determinada meta alcançada, e com isso ele terá uma valorização maior do seu trabalho, promoções ou premiações.

Veja também: Lei de Proteção de Dados: Tudo que você precisa saber!

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