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A carteira de trabalho digital foi lançada juntamente com a chegada da Lei da Liberdade Econômica.
Com ela, os profissionais poderão fazer a emissão da sua CTPS por meio eletrônico, com o número do CPF como identificação única.
As carteiras físicas continuarão a ser impressas, porém de forma excepcional.
Com tantas alterações, é importância que trabalhadores e empresas fiquem atentos em relação ao seu papel, cada um observando seus direitos e obrigações para que tudo corra de forma mais tranquila possível.
Quer aprender um pouco mais sobre esse assunto? Acompanhe a seguir!
- Para que serve a carteira de trabalho?
- Como funciona a carteira de trabalho digital?
- O que fazer com a carteira de trabalho antiga?
- Como emitir carteira digital?
- Qual o papel do empregador com o novo formato da CTPS?
- Atenção profissionais de RH e DP: vejam o que muda com a carteira de trabalho digital em relação ao CAGED
Para que serve a carteira de trabalho?
Criada em 1969, a famosa CTPS, Carteira de Trabalho e Previdência Social, é um documento obrigatório para todos os profissionais que exercem atividades remuneradas.
É na carteira que são registrados, de forma resumida, todos os acontecimentos relacionados a vida profissional do trabalhador.
Além das informações referentes à sua admissão, devem ser anotadas as alterações de salário, mudança de local de trabalho, pagamento e gozo de férias, 13° salário, rescisão, dentre outras movimentações.
A carteira, por guardar tais informações, serve como documento comprobatório em ações trabalhistas e para a obtenção de direitos como:
- Seguro desemprego,
- FGTS,
- Aposentadoria,
- Salário maternidade,
- Auxílio doença, entre outros.
O empregador que deixa de registrar os acontecimentos citados acima fica sujeito a receber um auto de infração prevista no artigo 29, inciso 3° e à procedimentos administrativos previstos nos artigos 36 a 39, ambos da CLT.
Como funciona a carteira de trabalho digital?
Anteriormente à Lei nº 13.874, o modelo de carteira virtual já existia no Brasil, entretanto tinha um uso muito limitado.
Servia apenas como forma de acessar informações sobre o trabalhador, não tendo validade para saque de benefícios como FGTS ou seguro desemprego.
Agora, a carteira de trabalho digital já é aceita nacionalmente para qualquer tipo de necessidade legal.
Para emitir uma CTPS tradicional, o trabalhador teria que se dirigir com horário marcado até um posto de atendimento autorizado pelo Ministério do Trabalho, portando RG e número do PIS.
Durante a transição, os profissionais que já possuem a carteira impressa não precisarão fazer a migração para a digital, pois a mesma continuará sendo válida.
Quem for emitir a primeira ou segunda via do documento já se enquadrará na digitalização.
Essa nova realidade representa um ganho muito grande no que diz respeito a agilidade em relação ao tempo do processo de emissão.
A CTPS levava de sete a dez dias úteis para ficar pronta, enquanto a virtual é disponibilizada no mesmo dia.
Os empregadores podem verificar todos os antecedentes do colaborador via internet.
Outro ponto de mudança é as empresas passaram a ter cinco dias úteis, contados a partir da contratação de um trabalhador, para fazer as anotações em sua carteira.
O prazo antes, era de 48 horas úteis. Após esse registro, o profissional tem até 48 horas para poder acessar online as informações que foram inseridas.
O que fazer com a carteira de trabalho antiga?
Quem já tinha a CTPS em formato físico deve guardá-la. Afinal, ela continua sendo um documento para comprovar seu tempo de trabalho anterior.
Mesmo com a carteira de trabalho digital podendo mostrar contratos de trabalho antigos, é importante nesses casos conservar o documento original.
O que muda é que, daqui para frente, para todos os contratos de trabalho (novos ou já existentes), todas as anotações (férias, salário, etc) serão feitas apenas eletronicamente e o profissional poderá acompanhá-las de qualquer lugar pelo aplicativo ou pela internet.
Como emitir carteira digital?
Antes de tudo, o profissional deve cadastrar uma senha em uma Conta de acesso única do Governo.
Para obter essa senha de acesso, ele também deve acessar o Emprega Brasil, onde será direcionado ao passo a passo para visualizar as informações registradas na sua carteira digital.
O sistema possui dois níveis de acesso. É possível garantir a simplificação no primeiro acesso, onde o cidadão poderá acessar as informações mais importantes no seu último vínculo.
As três últimas ocorrências, tais como a admissão, afastamento e o lançamento de férias, além das informações pessoais de qualificação civil que são obtidas por meio do seu CPF.
Já para o detalhamento dos vínculos, onde constam informações mais sensíveis, tais como salários e todo histórico de trabalho de uma pessoa.
Será necessário passar por cinco perguntas, as quais o profissional terá que acertar pelo menos quatro. Isso é para garantir que nenhum terceiro possa acessar os seus dados indevidamente.
Qual o papel do empregador com o novo formato da CTPS?
Na prática, no ato da contratação, os profissionais não precisam mais apresentar a antiga carteira, informar o seu CPF à empresa já é o suficiente.
Esta é a única informação que o empregador precisa para registrar o seu novo empregado.
É válido lembrar, como já mencionamos acima, que a empresa tem o prazo de cinco dias para registrar a nova admissão na carteira de trabalho digital.
Outro ponto importante, não confunda este prazo com o período estipulado para o envio da admissão ao eSocial. Mas vamos entender isto melhor.
Se a empresa já aderiu ao eSocial, basta registrar o trabalhador no seu sistema de folha de pagamento até um dia antes do início do trabalho do empregado.
Os dados do trabalhador alimentam a base do eSocial que replica as informações ao ambiente da CTPS digital do trabalhador.
Se o empregador optar por enviar apenas a admissão preliminar, não esqueça que o prazo é de 5 dias para enviar as informações de salário, data de admissão, que no caso já é enviada na pré-admissão e também as condições especiais de trabalho se houver.
O que muda com a carteira de trabalho digital em relação ao CAGED?
O portal do CAGED publicou, no mês de outubro, para atender as novas regras criada para carteira de trabalho digital.
São novas orientações de como declarar a obrigação, visto que o número da antiga carteira de trabalho contém 8 números, enquanto que a CTPS digital é identificada pelo CPF do trabalhador que contém 9.
Neste caso, as empresas devem informar o número da CTPS da seguinte forma:
- Número da carteira de trabalho: Informar os 7 (sete) primeiros dígitos do CPF do colaborador;
- Série da carteira de trabalho: Informar os 4 (quatro) últimos dígitos do CPF do colaborador;
- UF da carteira de trabalho: Informar a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.
O que efetivamente mudou com o surgimento da CTPS digital?
A Carteira de Trabalho do tipo digital já existia desde 2017 e se tornou obrigatória em 2019. Isso não quer dizer que seu surgimento tenha sido silencioso e sem causar impactos realmente notáveis.
Com a CTPS digital criou-se a possibilidade de que o documento físico fosse realmente substituído pelo digital. Até 2019 eles coexistiam e a opção digital não servia para substituir a física.
Outra questão interessante se refere às informações da CTPS. Até então ela contava com todos os dados sobre férias, alterações de jornada contratual, mudança de cargo e outras questões relevantes.
Agora todas essas informações se encontram no eSocial, que substitui a necessidade de reanotação de tais dados na CTPS. Isso facilita o acesso à informação ao mesmo tempo em que limita a burocracia imposta às empresas.
O surgimento da CTPS digital permitiu às empresas cumprir de forma mais rápida alguns requisitos que são impostos por lei.
Ao mesmo tempo ela trabalha junto ao eSocial para que os órgãos públicos cheguem mais rapidamente a um mesmo dado.
Isso dispensa a necessidade de acesso a diversos canais diferentes para se reunir dados que poderiam ser dispostos conjuntamente.
Não é à toa algumas previsões do documento no formato digital e centralização de dados estão na Lei da Liberdade Econômica, que se ilustra pela Lei 13874/2014.
Mesmo assim cabe lembrar que algumas das previsões foram revogadas desde então.
Quais são os novos prazos para informações na Carteira de Trabalho Digital?
As normas que estabeleceram a CTPS Digital trazem uma série de regras sobre os prazos de anotações e de informações de dados aos órgãos públicos. Veja abaixo quais são, segundo a Portaria 1195 de 30/10/2019.
Até 01 dia antes do início de prestação de serviços à empresa o empregador deve apresentar as seguintes informações:
- a) número no Cadastro de Pessoa Física – CPF;
- b) data de nascimento;
- c) data de admissão;
- d) matrícula do empregado;
- e) categoria do trabalhador;
- f) natureza da atividade (urbano/rural);
- g) código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO;
- h) valor do salário contratual; e
- i) tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.
Contratações até o dia 15
Em casos onde a contratação não for realizada no início do mês, e for realizada até o dia 15 do mês subsequente à contratação é preciso informar os seguintes dados:
- a) nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade;
- b) descrição do cargo e/ou função;
- c) descrição do salário variável, quando for o caso;
- d) nome e dados cadastrais dos dependentes;
- e) horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT;
- f) local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço;
- g) informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência;
- h) indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota
- i) identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida;
- j) data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e
- k) informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.
E contratações após o dia 15
Até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência quando houver qualquer mudança efetiva, na vida real, que requeira atualização e mudança nas anotações até então existentes na CTPS Digital ou quando for fruto de:
a) gozo de férias;
b) afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 (quinze) dias;
c) afastamentos temporários descritos no Anexo desta Portaria;
d) dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS;
e) informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador;
f) informações relativas às condições ambientais de trabalho;
g) transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e
h) reintegração ao emprego.
Quais são as vantagens da Carteira de Trabalho Digital?
A Carteira de Trabalho do tipo digital oferece uma série de vantagens tanto às empresas quanto aos colaboradores. Afinal, ela retira a burocracia de uma série de atividades necessárias e cruciais. Da mesma forma, oferta segurança.
Em primeiro lugar, considere que a CTPS física é um documento que pertence ao colaborador. Contudo, em inúmeras situações se faz necessário promover anotações nela.
Dentre elas estão as anotações de férias, alteração de salário ou jornada de trabalho.
Para isso, então, no modelo antigo era necessário aguardar o colaborador apresentar o documento físico para só depois fazer as anotações. E isso, por motivos de esquecimento ou até de desinteresse, pode acabar demorando.
A empresa, aqui, dependia da apresentação documental pelo colaborador, de forma que enquanto ele não apresentasse a CTPS física não seria possível a atualização de informações.
E, com isso, corria-se o risco de extrapolação de prazos legais.
Por outro lado, com o advento da CTPS digital a empresa não fica mais à mercê da vontade do colaborador na apresentação documental. Ela simplesmente precisa acessar o sistema, onde realiza as atualizações de dados.
Ainda, outras vantagens se referem à impossibilidade de se extraviar os documentos. Tanto pela empresa quanto pelo colaborador. Nesse mesmo sentido, evita-se qualquer tipo de retenção de documento pela corporação.
Considere-se, também, que com a carteira de trabalho digital o colaborador pode acompanhar a atualização de dados, seus vínculos de emprego e as informações que a empresa concedeu.
Ou seja, acompanha de perto os dados que lhe afetam.
Por outro lado, a empresa pode até mesmo usar a CTPS digital para fins de conferência de dados no currículo, por exemplo. Assim, pode desde logo analisar se vínculos alegados realmente existiram, por exemplo.
Quais são os cuidados que a carteira de trabalho digital requer?
Em primeiro lugar, é necessário esclarecer que a CTPS digital corresponde a um sistema seguro. E a segurança é reforçada pela integração na base de dados do Ministério da Economia de informações presentes no Caged, no PIS e eSocial.
Isso, então, dificulta ações fraudulentas e falsificação de informações. Contudo, a segurança do sistema não dispensa cuidados no uso dele e da CTPS digital.
Em primeiro lugar, os colaboradores devem se certificar de ter uma senha forte e que não repita sequências óbvias, como datas ou documentos.
Igualmente, deve ficar atento a eventuais contatos de terceiros fazendo-se passar por algum órgão público.
A senha do aplicativo da CTPS digital jamais deve ser compartilhada com terceiros, portanto. Ainda, em eventual dúvida, contate os órgãos para se certificar da idoneidade das mensagens.
Ainda, a empresa precisa treinar os responsáveis pelo acesso aos dados de CTPS Digital quanto à necessidade de sigilo de informações. Igualmente, de protocolos de segurança, especialmente em tempos de LGPD.
Posso usar a Carteira de Trabalho Digital para fins de identificação civil?
Não! Mesmo que seja uma prática até que comum no Brasil, a versão digital não pode ser utilizada como documento de identificação civil.
Já que não há previsão legal que preveja o uso do documento digital para fins de comprovação de identidade, tal qual o faz o RG, a CNH ou as carteiras profissionais.
