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As mudanças do eSocial para a empresa

O eSocial é uma plataforma pública de escrituração digital que surgiu para centralizar todas as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias das empresas. Dessa forma, a comunicação entre gestores, colaboradores e governo se torna mais eficiente e simplificada.

Como isso acontece?

Ao usar a plataforma do eSocial para inserir as informações dos colaboradores, os gestores enviam, de forma unificada, todos os dados relacionados ao seu pessoal a órgãos como Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, INSS, entre outros de uma só vez.

Através do eSocial são enviados dados referentes a:

Por que o eSocial foi criado?

De acordo com o governo, o principal motivo para a criação do eSocial foi a necessidade de simplificar a organização e o envio de dados para tornar a comunicação entre empresas e governo mais eficiente.

Antes, os gestores precisavam enviar separadamente dados referentes à Previdência Social, à Receita Federal e à Caixa Econômica Federal, por exemplo. Hoje, ele é capaz de fazer isso de forma unificada, ou seja, de uma só vez.


eSocial: o que muda nas empresas?

A implantação do eSocial vem acontecendo desde o segundo semestre de 2018 e está sendo feita por etapas para que a empresa possa se adaptar às mudanças.

Por se tratar de uma unificação de envio de dados, o que antes era feito por meio de inúmeras guias que deveriam ser preenchidas pelos gestores ou pelos profissionais de RH para serem enviadas a um órgão do governo específico, agora é feito em um único local. Além disso, tudo o que é entregue pelo sistema do eSocial fica disponível online para que todos os envolvidos possam consultar os dados quando quiserem.

Isto significa que as mudanças não param de acontecer e é importante que os gestores fiquem atentos aos prazos mas, sobretudo, aos formatos das declarações unificadas.

Um exemplo que ilustra bem essas mudanças é que, com a chegada do eSocial, não é preciso mais preencher declarações como Caged (Cadastro geral de empregados e desempregados), a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).


Mudanças na folha de pagamento

Mudanças importantes foram feitas para que os direitos dos colaboradores sejam observados pelas empresas.

As alterações na folha de pagamento são as que mais impactam as empresas e têm o objetivo de aumentar o controle das informações que são enviadas ao fisco e garantir que o colaborador tenha acesso a benefícios relacionados à previdência, ao seguro-desemprego, abono salarial, entre outros.

Confira abaixo as demais mudanças em relação aos colaboradores:

  • Qualquer acidente de trabalho, independentemente de sua gravidade e do afastamento ou não do colaborador, deve ser comunicado ao governo pela plataforma do eSocial.
  • Ao comunicar ao governo que um colaborador entrou em aviso prévio, o sistema fica aguardando que seja enviado a rescisão deste colaborar ou, se for o caso, o cancelamento do aviso. De qualquer forma, a empresa precisa dar uma satisfação ao governo sobre o desfecho do aviso prévio. A não-comunicação sujeita a empresa a pagar uma multa e a sofrer futuras ações trabalhistas.
  • O mesmo acontece com informações enviadas sobre contratos de experiência. O prazo de praxe de 90 dias passará a ser indeterminado, independentemente do que estiver anotado na Carteira de Trabalho, assim que o tempo expirar e a empresa não enviar as informações referentes à contratação efetiva ou à dispensa do colaborador.

Os exemplos acima se referem a pequenas mudanças da rotina das empresas em relação aos colaboradores que podem virar grandes problemas se não observadas e cumpridas corretamente.


Setores mais impactados pelas mudanças trazidas pelo eSocial

Alguns setores precisam ficar ainda mais atentos às alterações impostas pelo eSocial. Esses setores são os que têm maior rotatividade de colaboradores: muitos são contratados e demitidos em espaços curtos de tempo, como temporadas.

São eles:

  • Construção civil;
  • Varejo;
  • Setor alimentício, entre outros.

Cronograma de implantação do eSocial

O cronograma de implantação do eSocial foi estabelecido de acordo com a divisão das empresas em grupos e em fases. Confira abaixo:

Primeiro grupo: empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões (ano-base 2016)

  • Janeiro de 2018 (fase 1): apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

  • Março de 2018 (fase 2): as empresas devem enviar informações relativas aos colaboradores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

  • Maio de 2018 (fase 3): envio dos eventos de folhas de pagamento.

  • Agosto de 2018 (fase 4): substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

  • Janeiro de 2019 (fase 5): envio de dados de segurança e saúde do colaborador.

Segundo grupo: demais empresas privadas, incluindo Simples Nacional e MEIs que possuam colaboradores

  • Julho de 2018 (fase 1): apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas. Fase prorrogada até setembro de 2018.

  • Setembro de 2018 (fase 2): as empresas devem enviar informações relativas aos colaboradores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos. Prorrogada até 10 de outubro de 2018.

  • Novembro de 2018 (fase 3): envio obrigatório das folhas de pagamento.

  • Janeiro de 2019 (fase 4): substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

  • Janeiro de 2019 (fase 5): envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Terceiro grupo – Entidades Públicas

  • Janeiro de 2019 (fase 1): apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.

  • Março de 2019 (fase 2): envio obrigatório de informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Exemplo: admissões, afastamentos e desligamentos.

  • Maio de 2019 (fase 3): envio obrigatório das folhas de pagamento.

  • Julho de 2019 (fase 4): substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada.

  • Julho de 2019 (fase 5): envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Quarto grupo – Segurado Especial e Pequeno Produtor Rural Pessoa Física

  • Janeiro/2019 (fase 1): apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

  • Março/2019 (fase 2): envio de informações relativas aos colaboradores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

  • Maio/2019 (fase 3): envio obrigatório das folhas de pagamento.

  • Julho/2019 (fase 4): substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada.

  • Julho/2019: envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Microempresa, a Empresa de Pequeno Porte e o Microempreendedor Individual (MEI)

Puderam optar pelo envio de informações relativas aos eventos das fases 1 (16 de julho de 2018) e 2 (1º de setembro 2018) de forma cumulativa com as relativas aos eventos da fase 3 (1º de novembro de 2018).

Segurado Especial e o Pequeno Produtor Rural Pessoa Física

Podem optar pelo envio de informações relativas aos eventos das fases 1 (14 de janeiro de 2019) e 2 (1º de março de 2019) de forma cumulativa com as relativas aos eventos da fase 3 (1º de maio de 2019).