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Folha de pagamento

Como reduzir custos na Folha de Pagamento?

A folha de pagamento ainda representa um grande desafio aos gestores. Há alguns anos, a crise econômica que impactou a economia do Brasil fez com que o número de demissões nas empresas se tornasse elevado.

Mesmo após sinais de recuperação, os gestores ainda precisam usar a criatividade para controlar o orçamento e buscar soluções que facilitem o trabalho burocrático e diminuam o retrabalho na hora de compor a folha de pagamento.

A folha de pagamento é, certamente, um dos processos mais onerosos das empresas. O que muitos ainda desconhecem é que as maneiras de reduzir estes custos estão disponíveis e ao alcance de toros. Vamos explicar como pode fazer isso. Confira!

 

O que é preciso para reduzir os custos na folha de pagamento?

Algumas pequenas alterações na rotina dos colaboradores podem dar ótimos resultados quando o assunto é apertar o cinto e diminuir os gastos da folha de pagamento.

São detalhes que no dia a dia atribulado das empresas acabam passando despercebido. Listamos abaixo algumas dicas para diminuir os custos atrelados à folha de pagamento e proteger o orçamento da empresa.

Diminuir as horas extras

Otimizar a jornada de trabalho dos colaboradores é importante para descartar a necessidade de horas extras. Essa redução desonera bastante a folha de pagamento. Além disso, a organização da rotina de trabalho se reflete em qualidade de vida para o colaborador.

A redução de horas extras também contribui para que haja uma diminuição dos custos operacionais como água e energia.

Dessa forma, impor limites para a realização de horas extras é fundamental para reduzir drasticamente o custo da folha de pagamento.

A dica aqui é procurar por soluções que permitam que os colaboradores sejam mais produtivos e consigam dar conta de suas tarefas, sem precisar fazer hora extra.

Para que isso aconteça, é necessário rever as funções de cada um e, logo de cara, identificar os colaboradores que estão sobrecarregados, por exemplo aqueles que assumiram as funções de um colega que está em licença.

Mesmo que este não seja o caso de sua empresa, delegar as tarefas de forma equilibrada é uma maneira gratificante de valorizar o bem-estar do seu colaborador e diminuir a necessidade de horas extras.

Nas empresas em que é impossível diminuir as horas extras, determinar um banco de horas para ser utilizado em folgas ou férias é uma medida eficiente. No entanto, para que isto se torne efetivo, é preciso consultar o acordo ou convenção coletivos da categoria para verificar se a implantação do banco de horas é permitida. Fique atento.

 

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Demitir sai caro

Quando o orçamento da empresa exige atenção, muitos gestores pensam em cortes. Porém, demitir um colaborador gera custos elevados para a empresa por causa das despesas rescisórias.

Para esses casos, vale pensar em soluções para manter os colaboradores e aproveitar todos os seus talentos. Vale citar que novos colaboradores geram custos na contratação e durante o treinamento de novos colaboradores.

Sendo assim, uma boa alternativa é permitir que o colaborador trabalhe de casa por um valor justo ou na modalidade de trabalho intermitente.

Quando o problema financeiro é bem mais sério, conceder férias coletivas pode ser uma solução.

Obviamente, há situações em que as demissões são realmente necessárias para salvar o orçamento da empresa. Para esses casos, é importante que o RH e o gestor se reúnam para definir a melhor estratégia e obter a redução de custo da melhor forma possível.

Reavaliar os departamentos

Quando a empresa apresenta a necessidade de rever o orçamento, significa que este é o momento propício para que os gestores possam refletir e avaliar os departamentos com a finalidade de diminuir custos.

É possível fazer a fusão de vários departamentos para que trabalhem como um só, inclusive utilizando o mesmo espaço físico. Além de economizar, trazer novos membros às equipes é uma maneira de encontrar soluções eficientes para as mais diversas situações.

Alguns departamentos podem ser substituídos por terceiros, o que significa economia e mão de obra especializada para executar determinadas funções.

A terceirização, além de oferecer a ampliação do espaço físico da empresa, harmonizando o ambiente, permite que o trabalho seja feito por especialistas. O resultado é um trabalho otimizado e competente.

Documentação em ordem

Já diz o ditado que o seguro morreu de velho. Essa frase faz muito sentido quando se fala em documentação de colaboradores.

Manter a documentação em ordem é uma medida preventiva de ações trabalhistas futuras. Se possível, mantenha cópias de segurança e backups de arquivos digitais para que nada se perca.

Mesmo que digitalmente, é essencial manter os arquivos atualizados, registrando as demissões e admissões dos colaboradores, bem como toda a documentação profissional e pessoal sempre à mão para o caso de uma eventual fiscalização.

Desenvolvimento humano

A empresa que não se importa com o desenvolvimento humano de seus colaboradores, dificilmente terá sucesso em reduzir custos. Um colaborador que é visto como um ser humano se sente incentivado a desenvolver seus potenciais profissionais e pessoais.

Manter os colaboradores alinhados com a missão e os valores da empresa é importante para manter os colaboradores motivados. Ter um objetivo em comum é importante para que todos se sintam valorizados e produtivos.

É no momento mais difícil que o colaborador espera valorização para que continue a dar o seu melhor pela empresa.

 

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Hora de ser criativo

Incentive seus colaboradores a terem ideias simples e fáceis de serem executadas que resultarão na diminuição de custos.

Ouvir alguém que está fora da turbulência pode resultar no aumento da qualidade dos produtos ou serviços, o que é bom para ambas as partes. Os gestores poderão ter uma surpresa!

Objetividade em foco

Nos momentos de crise, é necessário que os gestores mantenham a objetividade para que consigam definir as estratégias mais eficazes para reduzir custos e garantir o sucesso da empresa.

Por esse motivo, é preciso combinar habilidades administrativas e humanas para que todos, colaborador e empresa, se mantenham focados no mesmo objetivo.

Como viu neste artigo, reduzir os custos da folha de pagamento é possível com soluções simples, porém eficientes. Agora é com você! Mãos à obra.