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Os custos na folha de pagamento ainda costumam representar um grande desafio para a maioria dos gestores de empresas. Há alguns anos, a crise econômica que impactou a economia do Brasil fez com que o número de demissões nas empresas se tornasse elevado.
Mesmo após sinais de recuperação, os gestores ainda precisam usar a criatividade para controlar o orçamento e buscar soluções que facilitem o trabalho burocrático e diminuam o retrabalho na hora de compor a folha de pagamento.
A folha de pagamento é, certamente, um dos processos mais onerosos aos empregadores. O que muitos ainda desconhecem é que as maneiras de reduzir estes custos estão disponíveis e ao alcance de toros. Vamos explicar como pode fazer isso. Confira!
O que é preciso para reduzir os custos na folha de pagamento?
Algumas pequenas alterações na rotina dos colaboradores podem dar ótimos resultados quando o assunto é apertar o cinto e diminuir os gastos da folha de pagamento.
São detalhes que no dia a dia atribulado das empresas acabam passando despercebido. Listamos abaixo algumas dicas para diminuir os custos atrelados à folha de pagamento e proteger o orçamento da empresa.
Reduzir o número de horas extras
Otimizar a jornada de trabalho dos colaboradores é importante para descartar a necessidade de horas extras. Essa redução desonera bastante os custos na folha de pagamento. Além disso, a organização da rotina de trabalho se reflete em qualidade de vida para o colaborador.
A redução de horas extras também contribui para que haja uma diminuição dos custos operacionais como água e energia.
Dessa forma, impor limites para a realização de horas extras é fundamental para economizar drasticamente na folha.
A dica aqui é procurar por soluções que permitam que os colaboradores sejam mais produtivos e consigam dar conta de suas tarefas, sem precisar fazer hora extra.
Para que isso aconteça, é necessário rever as funções de cada um e, logo de cara, identificar os colaboradores que estão sobrecarregados, por exemplo aqueles que assumiram as funções de um colega que está em licença.
Mesmo que este não seja o caso de sua empresa, delegar as tarefas de forma equilibrada é uma maneira gratificante de valorizar o bem-estar do seu colaborador e diminuir a necessidade de horas extras.
Nas empresas em que é impossível diminuir as horas extras, determinar um banco de horas para ser utilizado em folgas ou férias é uma medida eficiente.
Para que isto se torne efetivo, é preciso consultar o acordo ou convenção coletivos da categoria para verificar se a implantação do banco de horas é permitida. Fique atento.
Aposte no Home Office
Outra maneira de reduzir custos nas folhas de pagamento dos funcionários é a adoção do home Office, da prestação de trabalhos realizada de forma remota e não na sede da empresa.
Nesse caso, o empregado sequer precisa sair de sua residência para prestar serviços à empresa. Remotamente ele consegue ter acesso aos dados necessários às suas atividades e trocar informações e se manter em contato com a empresa.
É possível até mesmo promover o controle de jornada nesse caso, o que se soma ao item anterior e permite o controle do número de horas extras, por exemplo.
Embora muitas empresas tenham certa resistência em abrir mão da presença do empregado na sede empresarial para prestação de serviços, são diversas as vantagens oferecidas pela adoção desse sistema de trabalho.
Há redução de custos de diversas formas que não apenas em relação às remunerações, mas no geral, uma vez que a empresa não precisa mais demandar gastos para manter uma estrutura própria para receber o colaborador em seu espaço.
Em relação à folha de pagamento, a redução de gastos é latente. Não é necessário que o empregado receba vale transporte. Isso porque esse tipo de auxílio é devido apenas para os dias em que o trabalhador necessita se deslocar para prestar serviços à empresa.
Sendo eliminada a necessidade de deslocamento, pois o funcionário passa a prestar suas atividades de sua própria casa, é eliminada a obrigação de pagamento de vale transporte.
Os demais auxílios, como refeição e alimentação, devem permanecer sendo pagos em razão de que sua demanda corresponde ao dia de trabalho, independentemente do local em que é realizado, e não ao deslocamento.
Essa hipótese pode ser ilustrada por um simples exercício. O trabalhador não deixa de se alimentar por prestar serviços em casa, apenas de se deslocar. Já se torna claro qual é o auxílio que deve ser mantido e qual não.
É possível reduzir o valor da folha de pagamento pelo fato de que o empregado pode diminuir o número de horas extras que seriam prestadas normalmente. Não existem atrasos no trabalho remoto que devam ser compensados com labor extraordinário após o final do expediente contratual, por exemplo.
Outros gastos são limitados que não necessariamente relacionados à remuneração do empregado.
A empresa reduz o consumo de energia elétrica e de água, assim como pode limitar compras para manutenção de materiais de higiene, trabalho e alimentação que são dispostos dentro do ambiente de trabalho.
Não há necessidade de manutenção de computadores e acessórios de trabalho, uma vez que eles não são necessários pelo fato de que os trabalhadores sequer prestam suas atividades nesse local, fazendo uso de objetos pessoais, em suas casas, para o cumprimento do labor.
Apostar no home Office, assim, pode ser interessante não só para diminuir o gasto com a folha de pagamento, mas os gastos gerais que a empresa possui.
Demitir sai caro
Quando o orçamento da empresa exige atenção, muitos gestores pensam em cortes. Porém, demitir um colaborador gera custos elevados para a empresa por causa das despesas rescisórias.
Para esses casos, vale pensar em soluções para manter os colaboradores e aproveitar todos os seus talentos. Vale citar que novos colaboradores geram custos na contratação e durante o treinamento de novos colaboradores.
Sendo assim, uma boa alternativa é permitir que o colaborador trabalhe de casa por um valor justo ou na modalidade de trabalho intermitente.
Quando o problema financeiro é bem mais sério, conceder férias coletivas pode ser uma solução.
Obviamente, há situações em que as demissões são realmente necessárias para salvar o orçamento da empresa. Para esses casos, é importante que o RH e o gestor se reúnam para definir a melhor estratégia e obter a redução de custo na folha de pagamento da melhor forma possível.
Reavaliar os departamentos
Quando a empresa apresenta a necessidade de rever o orçamento, significa que este é o momento propício para que os gestores possam refletir e avaliar os departamentos com a finalidade de diminuir custos.
É possível fazer a fusão de vários departamentos para que trabalhem como um só, inclusive utilizando o mesmo espaço físico. Além de economizar, trazer novos membros às equipes é uma maneira de encontrar soluções eficientes para as mais diversas situações.
Alguns departamentos podem ser substituídos por terceiros, o que significa economia e mão de obra especializada para executar determinadas funções.
A terceirização, além de oferecer a ampliação do espaço físico da empresa, harmonizando o ambiente, permite que o trabalho seja feito por especialistas. O resultado é um trabalho otimizado e competente.
Documentação em ordem
Já diz o ditado que o seguro morreu de velho. Essa frase faz muito sentido quando se fala em documentação de colaboradores.
Manter a documentação em ordem é uma medida preventiva de ações trabalhistas futuras. Se possível, mantenha cópias de segurança e backups de arquivos digitais para que nada se perca.
Mesmo que digitalmente, é essencial manter os arquivos atualizados, registrando as demissões e admissões dos colaboradores, bem como toda a documentação profissional e pessoal sempre à mão para o caso de uma eventual fiscalização.
Desenvolvimento humano
A empresa que não se importa com o desenvolvimento humano de seus colaboradores, dificilmente terá sucesso cortar despesas. Um colaborador que é visto como um ser humano se sente incentivado a desenvolver seus potenciais profissionais e pessoais.
Manter os colaboradores alinhados com a missão e os valores da empresa é importante para manter os colaboradores motivados. Ter um objetivo em comum é importante para que todos se sintam valorizados e produtivos.
É no momento mais difícil que o colaborador espera valorização para que continue a dar o seu melhor pela empresa.
Hora de ser criativo
Incentive seus colaboradores a terem ideias simples e fáceis de serem executadas que resultarão na diminuição de custos.
Ouvir alguém que está fora da turbulência pode resultar no aumento da qualidade dos produtos ou serviços, o que é bom para ambas as partes. Os gestores poderão ter uma surpresa!
Objetividade em foco
Nos momentos de crise, é necessário que os gestores mantenham a objetividade para que consigam definir as estratégias mais eficazes para reduzir custos e garantir o sucesso da empresa.
Por esse motivo, é preciso combinar habilidades administrativas e humanas para que todos, colaborador e empresa, se mantenham focados no mesmo objetivo.
Como viu neste artigo, reduzir os custos na folha de pagamento é possível com soluções simples, porém eficientes. Agora é com você! Mãos à obra.
Aposte na suspensão contratual e redução de jornada durante a pandemia
Nossa última dica para diminuir custos na folha de pagamento é indicada justamente para esse momento pelo qual o país passa.
Em março houve a declaração do estado de calamidade pública em razão da pandemia de Covid-19. Desde então, diversas medidas econômicas e de cunho trabalhista foram lançadas para auxiliar as empresas e na manutenção dos empregos.
Dentre elas está a Medida Provisória 936/2020 que criou duas possibilidades: a de suspensão do contrato de trabalho ou a de diminuição salarial e de jornada, ambas de forma temporária.
A princípio, a diminuição laboral e salarial foi limitada a 90 dias, enquanto a suspensão do contrato teve limite pré-estabelecido de 60 dias.
Uma vez que ambas as medidas já alcançaram seu limite para as maiorias das empresas que as colocaram em prática desde logo, viu-se a necessidade de extensão do tempo de validade, pois a pandemia e a crise econômica não foram controladas.
O Senado Federal já votou a favor da prorrogação dessas medidas até o final do ano. Assim, a suspensão e diminuição salarial não mais se limitariam a 60 dias e 90 dias, respectivamente. A extensão da validade delas, depende da sanção do Presidente da República, o que deve ocorrer nos próximos dias.
1. Suspensão do contrato de trabalho
A primeira das previsões da MP 936/2020 que auxilia a diminuir a folha de pagamento durante a pandemia é a suspensão do contrato de trabalho. Ela corresponde à ausência de prestação serviços pelo trabalhador por um período, sendo que em contrapartida o empregador é dispensado do pagamento dos salários.
O Governo Federal garantiu aos empregados que fossem afetados pela suspensão do contrato o pagamento de uma remuneração mensal proporcional ao seguro desemprego que o indivíduo receberia caso fosse dispensado sem justa causa.
A vantagem dessa medida é que ela permite que haja um respiro ao fluxo de caixa e a desoneração da folha de pagamento por período previamente estabelecido. O contrato não é rompido e ao final da suspensão contratual os empregados retornam a cumprir normalmente seus serviços e a receber seus salários.
2. Limitação das jornadas e salários
Outra forma de auxiliar as empresas e a manutenção do contrato de trabalho encontrada pela MP 936 foi a limitação da jornada de trabalho com a diminuição proporcional do salário dos empregados.
Nesse caso, é possível que as jornadas e salários sejam limitados nas seguintes proporções: 25%, 50% ou 75%.
Assim como no caso da suspensão do contrato de trabalho, o Governo Federal garantiu o pagamento proporcional do seguro desemprego em relação à limitação.
Caso o salário e a jornada tenham sido limitados em 50%, assim, o trabalhador receberá 50% do valor que lhe seria pago de seguro desemprego em caso de dispensa sem justa causa.
Essas são soluções que podem auxiliar a desobstruir a folha de pagamento dos funcionários, que temporariamente.
Veja também: Aniversário do funcionário: Como comemorar?
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