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Auditoria Fiscal: como se preparar para uma?

A auditoria fiscal periódica é necessária para que as empresas estejam sempre em dia com suas obrigações às leis trabalhistas e tributárias brasileiras. Independentemente de seus portes, é imprescindível que os gestores dediquem tempo para conduzir a auditoria fiscal anualmente.

Preparamos abaixo um pequeno check-list de como se preparar para a auditoria fiscal e um material exclusivo para baixar e completar o checklist para o procedimento. Acompanhe:

 

1) O conhecimento do organograma da empresa é fundamental para identificar os gestores de cada setor e identificar os setores que serão auditados. Frequentemente, a empresa toda precisa passar pelo processo de auditoria fiscal.

  1. (  ) Identificar os gestores de cada setor
  2. (  ) Verificar os setores que necessitam passar pela auditoria fiscal
  3. (  ) Separar todos os documentos fiscais por departamento:

    – Comprovantes fiscais de aquisição de insumos, bens, materiais, etc.
    – Faturas e comprovantes de gastos com energia elétrica, telefonia, internet, entre outros.
    – 
    Todas as notas fiscais (entrada, saída e outras movimentações) separadas por departamento;
    – 
    Registros das movimentações de entrada, saída, apuração de impostos como ICMS e IPI, entre outros, separados por departamento. Esses registros poderão ser digitais (planilhas, softwares ou arquivos) ou feitos em livros fiscais.
    – 
    Guia de recolhimentos de impostos e tributos.


2) É preciso ter em mãos todos os documentos que interessam aos auditores: comprovantes e notas fiscais, registro de movimentações, etc.

  1. (  ) Faça reuniões com os gestores de cada departamento para posicioná-los sobre o processo de auditoria fiscal.
  2. (  ) Cada gestor deverá se reunir com os colaboradores de cada setor e alinhá-los quanto ao processo de auditoria fiscal.
  3. (  ) Cada departamento deve ser capaz de fornecer detalhes e informações pertinentes aos auditores, de modo a facilitar e agilizar o processo de auditoria.
  4. (  ) Faça reuniões com os gestores de cada departamento para posicioná-los sobre o processo de auditoria fiscal.

3) Para que a auditoria fiscal seja feita de forma eficaz, todos os gestores e colaboradores da empresa precisam estar alinhados para que possam facilitar o processo.

  1. (  ) Tenha controle de todas as visitas (datas e horários) dos auditores.
  2. (  ) Tenha em mãos os nomes dos envolvidos no processo de auditoria.
  3. (  ) Tenha o nome e contato de todos os auditores que participarão do processo.
  4. (  ) Saiba quais documentos serão analisados, principalmente os documentos sigilosos.

4) Mapeie a condução da auditoria.

  1. (  ) Reunião de reconhecimento (primeira reunião): repasse do mapeamento.
  2. (  ) Visita à empresa: os auditores conhecem o dia a dia da empresa.
  3. ( ) Condução do processo: os auditores examinam a documentação pertinente de cada departamento.
  4. (  ) Reuniões de acompanhamento: os auditores informam o andamento e o que foi encontrado até o momento.
  5. (  ) Reunião final: os auditores dão um parecer geral baseados em suas anotações durante o processo.
  6. ( ) Entrega dos relatórios: todas as incoerências são registradas, bem como possíveis soluções, correções ou medidas preventivas.

5) Acompanhe as fases da auditoria.

  1. (  ) Medidas corretivas e preventivas são implantadas para melhorar os processos internos.

6) Acompanhe a avaliação dos resultados e a implantação das anotações feitas pelos auditores.