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CTPS Digital: O que muda para o RH nas empresas?

No ano passado houve a criação da CTPS Digital. Ela corresponde ao que comumente é chamado de carteira de trabalho e substitui o documento físico.

As empresas e principalmente o RH devem ficar atentos para que haja o cumprimento dos requisitos de forma correta.

Para isso separamos para você informações importantes e previsões legais quanto à alteração da forma de registro dos empregados. Continue lendo e confira.

CTPS Digital: O que é?

A carteira de trabalho é o documento que se destina às anotações sobre os vínculos empregatícios de um trabalhador.

É nela que constam informações como o número do PIS, a data de contratação, cargo ocupado, alteração de função, salário e alterações sobre ele e concessão de férias, dentre outros.

Ela contém importantes informações sobre o contrato de emprego. O documento físico foi substituído no ano passado por um novo em formato digital.

A intenção é tornar as informações mais acessíveis e concentradas em um só lugar. Isso evita problemas de devolução de carteira e de anotações pendentes.

Quais as regras da CTPS digital?

As regras da carteira de trabalho digital foram instituídas pela Lei 13874/2020 e pela Portaria 1.065/2019.

  • Previsões da lei: Criação da carteira de trabalho digital

Art. 15.  A Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, passa a vigorar com as seguintes alterações:   

“Art. 13.

(…)

§ 2º  A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) obedecerá aos modelos que o Ministério da Economia adotar.

(…)

Art. 14.  A CTPS será emitida pelo Ministério da Economia preferencialmente em meio eletrônico.

Parágrafo único. Excepcionalmente, a CTPS poderá ser emitida em meio físico, desde que:

I – nas unidades descentralizadas do Ministério da Economia que forem habilitadas para a emissão;

II – mediante convênio, por órgãos federais, estaduais e municipais da administração direta ou indireta;

III – mediante convênio com serviços notariais e de registro, sem custos para a administração, garantidas as condições de segurança das informações.” (NR)

Art. 15.  Os procedimentos para emissão da CTPS ao interessado serão estabelecidos pelo Ministério da Economia em regulamento próprio, privilegiada a emissão em formato eletrônico.” (NR)

Art. 29.  O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

(…)

§ 6º  A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.

§ 7º  Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.

§ 8º  O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.” (NR)

  •  Previsões da Portaria 1.065/2019: Regras específicas de anotação do documento

O SECRETÁRIO ESPECIAL DE PREVIDÊNCIA E TRABALHO DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA, no uso da competência que lhe confere o inciso I do art. 71 do Decreto nº 9.745, de 8 de abril de 2019, e

Considerando o disposto nos arts. 13 e 14 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, que aprova a Consolidação das Leis do Trabalho, alterado pela Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019,

Considerando a Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, que racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação, resolve

Art. 1° Disciplinar a emissão da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital.

Art. 2° Para fins do disposto no Decreto-Lei nº 5.452/1943, a Carteira de Trabalho Digital é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico.

Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital não se equipara aos documentos de identificação civis de que trata o art. 2º da Lei nº 12.037, de 1º de outubro de 2009.

Art. 3º A Carteira de Trabalho Digital está previamente emitida a todos os inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, sendo necessária sua habilitação.

Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no CPF.

Art. 4º Para a habilitação da Carteira de Trabalho Digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica: acesso.gov.br.

Parágrafo único. A habilitação da Carteira de Trabalho Digital será realizada no primeiro acesso da conta a que se refere o caput, podendo ser feita por meio de:

I – aplicativo específico, denominado Carteira de Trabalho Digital, disponibilizado gratuitamente para dispositivos móveis; ou

II – serviço específico da Carteira de Trabalho Digital no sítio eletrônico www.gov.br.

Art. 5º Para os empregadores que têm a obrigação de uso do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial:

I – a comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo;

II – os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da Carteira de Trabalho em meio digital equivalem às anotações a que se refere o Decreto-Lei nº 5.452/1943.

Art. 6º O trabalhador deverá ter acesso às informações de seu contrato de trabalho na Carteira de Trabalho Digital após o processamento das respectivas anotações.

Art. 7º A Carteira de Trabalho em meio físico poderá ser utilizada, em caráter excepcional, enquanto o empregador não for obrigado ao uso do eSocial.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

O que muda para o RH com a CTPS Digital?

Com o surgimento da carteira de trabalho digital a principal alteração é que as anotações passam a ser feitas a partir das informações prestadas pela empresa ao eSocial.

Elas devem ser prestadas mensalmente até o dia 15. O sistema e a CTPS são automaticamente atualizados com os dados prestados.

Note que o eSocial inclui informações sobre registro de empregados, rescisão contratual, jornada de trabalho, concessão de férias, pagamentos e alteração salarial, que condizem às informações necessárias na carteira de trabalho.

As empresas que não são adeptas ao eSocial precisarão se adaptar e enquanto não o fazem deverão seguir com as anotações na CTPS física.

Outro ponto importante é o cuidado com a informação dos dados. Para a rescisão o empregador possui 10 dias de prazo para informá-la e formalizá-la; para as demais alterações deve se considerar o prazo do eSocial (até o dia 15 do mês).

A empresa é a responsável pela emissão da CTPS digital?

Não. Em verdade, cada um dos trabalhadores é que deve fazer o registro e cadastro da sua carteira de trabalho digital. Afinal, os dados dizem respeito aos colaboradores e o documento lhes pertence. Com isso, à empresa cabe apenas realizar as anotações digitais.

Para que serve, afinal, a CTPS digital?

O documento serve, de modo geral, para manter registros de informações sobre os contratos de trabalho de um trabalhador. Com isso, é possível ter dados sobre os recolhimentos previdenciários, vínculos de emprego, salários, férias e outros.

O que muda, então, é que antes essas informações permaneciam com registro físico. Agora, com a CTPS digital, os dados são digitalizados, o que torna o acesso a eles ainda mais fácil.

Por exemplo, considere que inúmeros órgãos públicos usam os dados de um contrato de trabalho para fins diversos. Nesse caso, considere o INSS, o Fundo de Amparo ao Trabalhador e até mesmo a Receita Federal.

Isso, é claro, sem se considerar os sistemas nos quais o próprio empregador precisa conceder informações, como é o caso do eSocial, dentre outros.

Diante de tudo isso, o que se tem é que a CTPS Digital facilitou o acesso aos dados. Afinal, automaticamente os sistemas e órgãos se alimentam de informações que estão ali dispostas. Ou seja, conversam entre si e são capazes de se complementar.

Igualmente, são muito importantes para que se garanta a idoneidade de informações e a proteção dos sistemas contra fraudes. Aqui, o que se tem são inúmeros sistemas que devem convergir entre si e em caso de discrepância requerem atualizações.

O que fazer com a CTPS física? Posso descartá-la?

Quem tem a CTPS física e antiga deve guardá-la e não descartá-la. Apesar da sua substituição pela versão digital, ela continua sendo válida. Além disso, é muito importante para comprovar períodos anteriores de emprego.

Considere, por exemplo, que a digitalização não tenha reconhecido ou informado um dos vínculos de emprego anteriores, com registro na CTPS física. Nesse caso, então, é preciso tê-la em mãos para fins de comprovação.

O que muda, então, é que as novas anotações (de novos vínculos ou de informações referentes aos já existentes) serão feitas no aplicativo ou pela internet. Já os anteriores permanecem na CTPS física.

Prazos de anotações da CTPS digital?

É crucial que as empresas fiquem de olho nos prazos para a realização de anotações na nova CTPS. Eles estão determinados na Portaria 1195 de 30/11/2019. Veja, por exemplo, alguns dos principais prazos:

  • Até 01 dia antes do início da prestação de serviço pelos novos colaboradores: matrícula do empregado, data da emissão da CTPS, valor do salário, natureza da atividade laboral;
  • Para contratações que ocorrerem até o dia 15, deve-se informar até o dia 15 do mês subsequente: descrição de cargo e função, salário variável, horário de trabalho, informação de empregado com deficiência ou reabilitado, dentre outros;
  • Até o dia 15 do mês subsequente para casos de alterações contratuais ou de dados: férias, afastamento por auxílio-doença ou acidentário, reintegração ao emprego.

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