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CTPS Digital: O que muda para o RH nas empresas?

No ano passado houve a criação da CTPS Digital. Ela corresponde ao que comumente é chamado de carteira de trabalho e substitui o documento físico.

As empresas e principalmente o RH devem ficar atentos para que haja o cumprimento dos requisitos de forma correta.

Para isso separamos para você informações importantes e previsões legais quanto à alteração da forma de registro dos empregados. Continue lendo e confira.

CTPS Digital: O que é?

A carteira de trabalho é o documento que se destina às anotações sobre os vínculos empregatícios de um trabalhador.

É nela que constam informações como o número do PIS, a data de contratação, cargo ocupado, alteração de função, salário e alterações sobre ele e concessão de férias, dentre outros.

Ela contém importantes informações sobre o contrato de emprego. O documento físico foi substituído no ano passado por um novo em formato digital.

A intenção é tornar as informações mais acessíveis e concentradas em um só lugar. Isso evita problemas de devolução de carteira e de anotações pendentes.

Quais as regras da CTPS digital?

As regras da carteira de trabalho digital foram instituídas pela Lei 13874/2020 e pela Portaria 1.065/2019.

  • Previsões da lei: Criação da carteira de trabalho digital

Art. 15.  A Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, passa a vigorar com as seguintes alterações:   

“Art. 13.

(…)

§ 2º  A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) obedecerá aos modelos que o Ministério da Economia adotar.

(…)

Art. 14.  A CTPS será emitida pelo Ministério da Economia preferencialmente em meio eletrônico.

Parágrafo único. Excepcionalmente, a CTPS poderá ser emitida em meio físico, desde que:

I – nas unidades descentralizadas do Ministério da Economia que forem habilitadas para a emissão;

II – mediante convênio, por órgãos federais, estaduais e municipais da administração direta ou indireta;

III – mediante convênio com serviços notariais e de registro, sem custos para a administração, garantidas as condições de segurança das informações.” (NR)

Art. 15.  Os procedimentos para emissão da CTPS ao interessado serão estabelecidos pelo Ministério da Economia em regulamento próprio, privilegiada a emissão em formato eletrônico.” (NR)

Art. 29.  O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

(…)

§ 6º  A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.

§ 7º  Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.

§ 8º  O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.” (NR)

  •  Previsões da Portaria 1.065/2019: Regras específicas de anotação do documento

O SECRETÁRIO ESPECIAL DE PREVIDÊNCIA E TRABALHO DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA, no uso da competência que lhe confere o inciso I do art. 71 do Decreto nº 9.745, de 8 de abril de 2019, e

Considerando o disposto nos arts. 13 e 14 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, que aprova a Consolidação das Leis do Trabalho, alterado pela Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019,

Considerando a Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, que racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação, resolve

Art. 1° Disciplinar a emissão da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital.

Art. 2° Para fins do disposto no Decreto-Lei nº 5.452/1943, a Carteira de Trabalho Digital é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico.

Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital não se equipara aos documentos de identificação civis de que trata o art. 2º da Lei nº 12.037, de 1º de outubro de 2009.

Art. 3º A Carteira de Trabalho Digital está previamente emitida a todos os inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, sendo necessária sua habilitação.

Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no CPF.

Art. 4º Para a habilitação da Carteira de Trabalho Digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica: acesso.gov.br.

Parágrafo único. A habilitação da Carteira de Trabalho Digital será realizada no primeiro acesso da conta a que se refere o caput, podendo ser feita por meio de:

I – aplicativo específico, denominado Carteira de Trabalho Digital, disponibilizado gratuitamente para dispositivos móveis; ou

II – serviço específico da Carteira de Trabalho Digital no sítio eletrônico www.gov.br.

Art. 5º Para os empregadores que têm a obrigação de uso do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial:

I – a comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo;

II – os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da Carteira de Trabalho em meio digital equivalem às anotações a que se refere o Decreto-Lei nº 5.452/1943.

Art. 6º O trabalhador deverá ter acesso às informações de seu contrato de trabalho na Carteira de Trabalho Digital após o processamento das respectivas anotações.

Art. 7º A Carteira de Trabalho em meio físico poderá ser utilizada, em caráter excepcional, enquanto o empregador não for obrigado ao uso do eSocial.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

O que muda para o RH com a CTPS Digital?

Com o surgimento da carteira de trabalho digital a principal alteração é que as anotações passam a ser feitas a partir das informações prestadas pela empresa ao eSocial.

Elas devem ser prestadas mensalmente até o dia 15. O sistema e a CTPS são automaticamente atualizados com os dados prestados.

Note que o eSocial inclui informações sobre registro de empregados, rescisão contratual, jornada de trabalho, concessão de férias, pagamentos e alteração salarial, que condizem às informações necessárias na carteira de trabalho.

As empresas que não são adeptas ao eSocial precisarão se adaptar e enquanto não o fazem deverão seguir com as anotações na CTPS física.

Outro ponto importante é o cuidado com a informação dos dados. Para a rescisão o empregador possui 10 dias de prazo para informá-la e formalizá-la; para as demais alterações deve se considerar o prazo do eSocial (até o dia 15 do mês).

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