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Carteira de trabalho digital

Carteira de trabalho digital: como funciona?

A carteira de trabalho digital foi lançada juntamente com a chegada da Lei da Liberdade Econômica, em setembro deste ano. Com ela, os profissionais poderão fazer a emissão da sua CTPS por meio eletrônico, com o número do CPF como identificação única. As carteiras físicas continuarão a ser impressas, porém de forma excepcional.

Com tantas alterações, é de suma importância que trabalhadores e empresas fiquem atentos em relação ao seu papel dentro deste processo de mudança, cada um observando seus direitos e obrigações para que tudo corra de forma mais tranquila possível.

Tendo isso em mente, neste artigo, falaremos mais sobre a novidade. Acompanhe a seguir!

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Para que serve a carteira de trabalho?

Criada em 1969, a famosa CTPS, Carteira de Trabalho e Previdência Social, é um documento obrigatório para todos os profissionais que exercem atividades remuneradas.

É na carteira que são registrados, de forma resumida, todos os acontecimentos relacionados a vida profissional do trabalhador. Logo, além das informações referentes à sua admissão, devem ser anotadas as alterações de salário, mudança de local de trabalho, pagamento e gozo de férias, 13° salário, rescisão, dentre outras movimentações. 

Neste sentido, a carteira, por guardar tais informações, serve como documento comprobatório em ações trabalhistas e para a obtenção de direitos como, seguro desemprego, FGTS, benefícios previdenciários como, por exemplo, a aposentadoria e salário maternidade, etc.

O empregador que deixa de registrar os acontecimentos citados acima fica sujeito a receber um auto de infração prevista no artigo 29, inciso 3° e à procedimentos administrativos previstos nos artigos 36 a 39, ambos da CLT.

Como funciona a carteira de trabalho digital?

Anteriormente à Lei nº 13.874, o modelo de carteira virtual já existia no Brasil, entretanto tinha um uso muito limitado: servia apenas como forma de acessar informações sobre o trabalhador, não tendo validade para saque de benefícios como FGTS ou seguro desemprego, por exemplo. Agora, a carteira de trabalho digital já é aceita nacionalmente para qualquer tipo de necessidade legal.

Até então, para emitir uma CTPS tradicional, o trabalhador teria que se dirigir com horário marcado até um posto de atendimento autorizado pelo Ministério do Trabalho, portando RG e número do PIS. 

Agora, durante a transição, os profissionais que já possuem a carteira impressa não precisarão fazer a migração para a digital, pois a mesma continuará sendo válida. No entanto, quem for emitir a primeira ou segunda via do documento já se enquadrará na digitalização.

Essa nova realidade representa um ganho muito grande no que diz respeito a agilidade em relação ao tempo do processo de emissão, afinal a CTPS levava de sete a dez dias úteis para ficar pronta, enquanto a virtual é disponibilizada no mesmo dia. Além disso, os empregadores podem verificar todos os antecedentes do colaborador via internet.

Outro ponto de mudança é as empresas passaram a ter cinco dias úteis, contados a partir da contratação de um trabalhador, para fazer as anotações em sua carteira. O prazo antes, era de 48 horas úteis. Após esse registro, o profissional tem até 48 horas para poder acessar online as informações que foram inseridas.

O que fazer com a carteira de trabalho antiga?

Quem já tinha a CTPS em formato físico deve guardá-la. Afinal, ela continua sendo um documento para comprovar seu tempo de trabalho anterior. Mesmo com a carteira de trabalho digital podendo mostrar contratos de trabalho antigos, é importante nesses casos conservar o documento original.

O que muda é que, daqui para frente, para todos os contratos de trabalho (novos ou já existentes), todas as anotações (férias, salário, etc) serão feitas apenas eletronicamente e o profissional poderá acompanhá-las de qualquer lugar pelo aplicativo ou pela internet.

Como emitir carteira digital?

Antes de tudo, o profissional deve cadastrar uma senha em uma “Conta de acesso única do Governo”. Para obter essa senha de acesso, ele também deve acessar o Emprega Brasil, onde será direcionado ao passo a passo para visualizar as informações registradas na sua carteira digital.

Lembrando que é possível utilizar o aplicativo para smartphones, e se dúvidas surgirem, basta acessar o Passo a Passo também disponível no site do MTE – Emprega Brasil. 

O sistema possui dois níveis de acesso. É possível garantir a simplificação no primeiro acesso, onde o cidadão poderá acessar as informações mais importantes no seu último vínculo, ou seja, as três últimas ocorrências, tais como: a admissão, afastamento e o lançamento de férias, além das informações pessoais de qualificação civil que são obtidas por meio do seu CPF.

Já para o detalhamento dos vínculos, onde constam informações mais sensíveis, tais como salários e todo histórico de trabalho de uma pessoa, será necessário passar por cinco perguntas, as quais o profissional terá que acertar pelo menos quatro. Isso é para garantir que nenhum terceiro possa acessar os seus dados indevidamente.

Qual o papel do empregador com o novo formato da CTPS?

Na prática, no ato da contratação, os profissionais não precisam mais apresentar a antiga carteira, informar o seu CPF à empresa já é o suficiente. Esta é a única informação que o empregador precisa para registrar o seu novo empregado. É válido lembrar, como já mencionamos acima, que a empresa tem o prazo de cinco dias para registrar a nova admissão na carteira de trabalho digital. 

Outro ponto importante. Não confunda este prazo com o período estipulado para o envio da admissão ao eSocial. Mas vamos entender isto melhor.

Se a empresa já aderiu ao eSocial, basta registrar o trabalhador no seu sistema de folha de pagamento até um dia antes do início do trabalho do empregado. Dessa forma, os dados do trabalhador alimentam a base do eSocial que replica as informações ao ambiente da CTPS digital do trabalhador.

Ou ainda, se o empregador optar por enviar apenas a admissão preliminar, não esqueça que o prazo é de 5 dias, para enviar as informações de salário, data de admissão, que no caso já é enviada na pré-admissão e também as condições especiais de trabalho se houver.

Controle de Ponto

Atenção profissionais de RH e DP: vejam o que muda com a carteira de trabalho digital em relação ao CAGED

O portal do CAGED publicou, no mês de outubro, para atender as novas regras criada para carteira de trabalho digital, novas orientações de como declarar a obrigação, visto que o número da antiga carteira de trabalho contém 8 números, enquanto que a CTPS digital é identificada pelo CPF do trabalhador que contém 9.

Neste caso, as empresas devem informar o número da CTPS da seguinte forma:

Número da carteira de trabalho: Informar os 7 (sete) primeiros dígitos do CPF do colaborador;

Série da carteira de trabalho: Informar os 4 (quatro) últimos dígitos do CPF do colaborador;

UF da carteira de trabalho: Informar a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.

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