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Softwares para fazer gestão de pessoas na quarentena

Atualmente o Brasil enfrenta uma situação complicada em razão da pandemia de Covid-19, causada pelo Coronavírus, que afeta a economia e as relações de trabalho. A solução encontrada por muitas empresas foi estabelecer o controle em home Office, porém como realizar a gestão de pessoas à distância?

Essa é uma dúvida que assola muitas empresas que buscam soluções para enfrentar a situação sem que seja necessário realizar cortes de pessoal com demissões.

Existem diversas formas de realizar a gestão do pessoal, sendo que diversas delas são indicadas exatamente para a prestação de trabalho remoto, quando as equipes não dividem o mesmo espaço para laborar e não há controle das atividades de forma presencial.

Confira algumas delas abaixo e garanta a sua tranquilidade e a continuidade das atividades da empresa mesmo durante a quarentena e o home Office.

Gestão de pessoas remotamente: Melhores Softwares

Muito se engana quem pensa que trabalho remoto é feito sem regras e de forma desordenada. Em verdade, a sua assertividade somente se torna possível quando regras são estipuladas e devidamente seguidas pelos colaboradores.

Ainda, a gestão de pessoas mesmo em home Office auxilia na manutenção da produção, na realização das atividades e até mesmo na organização das equipes.

Ela pode ser feita com o auxílio de softwares que permitem o controle das operações, de forma remota, em tempo real, assim como a comunicação automática e o controle de jornada.

Confira alguns dos melhores softwares para a gestão do pessoal em home Office durante a quarentena, abaixo.

1.      Sketchboard

O primeiro software que separamos na nossa lista para gerir equipes à distância é o Sketchboard.

Ele auxilia na gestão remota dos colaboradores em home Office ao oferecer um espaço de trabalho online que pode ser compartilhado simultaneamente por várias pessoas.

Para isso, vale-se de abas individuais, nas quais cada colaborador realiza suas atividades, e de abas coletivas nas quais todos os empregados autorizados podem fazer sugestões, alterações e adições de dados, ideias e atualizações das operações.

Ele até mesmo pode simular um ambiente de escritório no qual existem tarefas individuais e coletivas sendo realizadas, sendo que cada colaborador contribui para a realização das ações cuja competência é da equipe.

O gestor pode observar o momento em que as atividades estão sendo realizado, o tempo que elas demandam e a participação e proatividade de cada indivíduo nos trabalhos propostos.

2.      Dropbox Paper

O segundo aplicativo que separamos para auxiliar na gestão de pessoas durante a quarentena e o trabalho e o home Office é o Dropbox Paper que é um dos mais conhecidos softwares para tarefas colaborativas de forma remota.

Nele, novamente, são disponibilizadas abas individuais para trabalho. É permitido o compartilhamento de diversos tipos de documentos, sejam eles de texto, áudio, vídeo ou foto.

Os documentos podem ser editados pelos indivíduos autorizados para tal, assim como disponibilizados para outras tarefas de outros setores. Há possibilidade de manutenção de contato por meio do software.

3.      Google Keep

O terceiro software de nossa lista para auxiliar os gestores nas suas tarefas perante as equipes durante a quarentena causada pelo Covid-19 é o Google Keep.

O grande diferencial da ferramenta oferecida pelo Google é que ela possui programas internos capazes de substituir integralmente o pacote Office do Windows.

Caso o colaborador não tenha o pacote do sistema operacional em seu computador, pode realizar suas atividades sem maiores preocupações, pois os programas estão disponibilizados de maneira online.

Assim, são disponibilizadas ferramentas que substituem o Adobe (para edição de PDF), Word (para textos) e Excel (para planilhas). Some-se a tudo isso o fato de que o programa permite que sejam delegadas e distribuídas tarefas cuja realização é devidamente controlada pelo gestor, permitindo a realização da gestão de pessoas com qualidade e de forma completa.

4.      Trello

Outra ferramenta que se destaca quando o assunto é a gestão do pessoal durante a quarentena e o trabalho em home Office é o Trello.

Disponibilizado tanto para uso no celular quanto desktop, esse software tem se popularizado cada vez mais na medida em que apresenta diversas ações que facilitam não só a realização do trabalho, mas o controle dele.

Dentro dele é possível a distribuição de tarefas e o controle de sua realização. Por exemplo, o colaborador pode indicar o momento em que inicia a execução dela e quando a termina, assim como podem ser disponibilizados prazos pelo gestor para cada uma das ações.

O compartilhamento de documentos, a adição de observações e comentários são características desse software que é extremamente indicado para a gestão de pessoas durante o trabalho remoto.

Além disso, é possível atribuir atividades em grupo ou individuais para os membros. Outra forma que o Trello possível é trabalhar utilizando metodologia ágil, como o scrum, por exemplo, com o estabelecimento de atividades prioritárias, tempo de execução entre outras informações relevantes.

Gestão das equipes e do pessoal de forma remota: Como estruturar

Para que a correta gestão do pessoal seja possível não basta que sejam encontrados softwares que sejam condizentes com as exigências da empresa e com o tipo de atividade por ela prestada.

Seu bom funcionamento depende que algumas regras sejam esclarecidas e adaptadas para o momento excepcional pelo qual passamos.

1.      Estabeleça uma plataforma para comunicação e regras para seu uso

É muito importante que a comunicação seja mantida mesmo durante o trabalho em home Office. É através dela que o gestor pode conferir a realização das atividades, retirar eventuais dúvidas e apontar erros ou ações que devem ser corrigidas.

Deve ser levada em consideração a necessidade de comunicação com os clientes e o tipo de informação que lhes será repassada durante a pandemia.

Além de escolher um bom software de gestão de pessoas é importante que as equipes saibam quais os meios que devem ser utilizados para se comunicar. Para isso é possível utilizar o WhatsApp, Zoom, Skype ou mesmo ferramentas de comunicação do próprio programa utilizado para a realização das atividades.

Estabeleça horários e formas de comunicação. Considere a hipótese de necessidade de um colaborador se comunicar com o gestor ao longo do dia. Isso deve ser feito por mensagem, ligação ou videochamada?

Ter em mente situações comuns do dia a dia facilita a realização das atividades e mantém a comunicabilidade intacta.

2.      Treine seus funcionários para o uso das ferramentas de home Office

O sucesso das atividades remotas e da gestão de pessoas que é realizado durante o trabalho em home Office depende do conhecimento dos colaboradores quanto às ferramentas que permitirão a continuidade das atividades à distância.

Realizar treinamentos para o uso delas pode ser de grande auxílio. Ele pode ser realizado, inclusive, à distância, com o envio de videoaulas ou memorandos que expliquem o passo a passo da funcionalidade. A disponibilização de um profissional para a retirada de dúvidas pode ser interessante, nesse caso.

3.      Esclareça as regras do trabalho remoto

Outro ato imprescindível do gestor que deseja manter a produtividade das atividades durante a prática delas em home Office é o esclarecimento das regras que irão incidir nesse período.

Os horários que devem ser cumpridos, a necessidade de marcação de ponto por plataforma remota e prazos para envio e realização de atividades devem ser esclarecidos.

4.      Realize o controle de jornada

Nossa última dica para auxiliar na gestão de equipes e colaboradores em home Office é a realização do controle da jornada deles durante esse período. Assim, é possível manter as atividades em horário comercial ao mesmo tempo em que a prestação de horas extras se mantém sob controle.

Busque auxiliar os colaboradores a desenvolver uma rotina de trabalho remoto, assim como a organizar as atividades que serão realizadas em casa para que elas permaneçam com a mesma produtividade.

Para isso é possível se utilizar do controle de jornada digital, cuja marcação pode ser feita por um software simples de marcação de ponto.

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