Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas

eSocial: conheça o sistema e suas vantagens!

Toda empresa tem obrigação de comunicar ao Governo questões fiscais sobre seus colaboradores. Conheça as vantagens e importância do eSocial!

Fugir da modernização é como recusar dinheiro ou pedir por prejuízo, principalmente quando se fala  em um sistema de controle de ponto antigo.

Trabalhar diariamente com um sistema desatualizado gera gastos que poderiam ser facilmente evitáveis, além de colocar a sua empresa sempre um passo atrás de seus concorrentes.

Quantas vezes a folha de pagamento precisou ser refeita por causa de erro na contagem das horas dos colaboradores? Isso se chama retrabalho, ou seja, o profissional do RH ou até o gestor, gasta seu tempo tão precioso realizando a mesma tarefa duas vezes, ao invés de focar seus esforços em contribuir para o sucesso da empresa.

Além disso, remunerar um colaborador incorretamente deixa a empresa em alto risco de sofrer ações trabalhistas no futuro, o que pode comprometer totalmente o orçamento organizacional.

A rotina empresarial precisa ser otimizada, leve e focada na redução de custos e no progresso da empresa.

O que fazer a respeito para resolver os principais problemas de um sistema de ponto antigo? É isso que vamos mostrar a seguir. Continue a ler e saiba mais.

 

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A tecnologia é sua principal aliada

A tecnologia é acessível a todos e não exclusividade apenas de empresas de grande porte. Hoje, é possível encontrar soluções altamente eficientes para todos os tipos de empresas, inclusive para os microempreendedores.

Quanto dinheiro, tempo, espaço e trabalho foi possível economizar desde que os computadores pessoais chegaram ao mercado? Empresas (e pessoas físicas) passaram a produzir com mais rapidez, reduzindo custo e otimizando as rotinas para melhorar a empresa e o produto.

Este é o reflexo que a tecnologia representa. Mas ainda há muito mais a ser feito com a ajuda deste recurso valioso.

Portanto, esta é a hora de modernizar a empresa utilizando ferramentas tecnológicas que entregam eficiência, excelentes resultados e economizam recursos.

Está preparado? Continue a ler.

 

Sistemas de controle de ponto existentes no mercado

Vamos refletir sobre os principais problemas causados com o uso de sistemas manuais para controle de jornadas de trabalho. Encontre abaixo uma lista de fatores que estão ligados a estes sistemas.

Compra de equipamentos

Para adotar um dos sistemas de ponto eletrônicos mais comuns existentes no mercado é necessário comprar e instalar um hardware, ou seja, máquinas que vão possibilitar o registro de ponto por meio de cartão magnético ou crachá.

Estas máquinas (computadores) precisam ter capacidade para acomodar o hardware em si e armazenar todas as informações dos colaboradores da empresa. Além disso, precisa ter uma capacidade razoável para que funciona sem travamentos.

A aquisição de supercomputadores e de hardwares licenciados tem um custo muito alto para a empresa. Além disso, as máquinas precisarão passar por atualizações e manutenções que exigem uma capacidade cada vez maior.

O custo total deste equipamento pode afetar a saúde financeira da empresa.

Manutenção

Como pode perceber a compra dos equipamentos é apenas o gasto inicial. Depois de comprados, instalados e em funcionamento, é preciso mantê-los funcionando bem para que a empresa não seja prejudicada.

Pense nas consequências do seguinte cenário: todas as informações relativas às jornadas de trabalho de seus colaboradores estão contidas no hardware dos computadores utilizados no sistema de ponto.

No caso de picos de energia, vírus ou quaisquer outros problemas que interromper, mesmo que temporariamente, o funcionamento do sistema tudo poderá ser perdido! Isto representa um desserviço à empresa e, novamente, altos custos de manutenção, principalmente se o sistema não for robusto e adequado à sua empresa.

Informações limitadas

Alguns sistemas eletrônicos de controle de ponto disponíveis no mercado podem apenas garantir o horário e local que o ponto foi registrado.

Detalhes como a categoria do ponto (entrada, saída, intervalo) e até mesmo a identidade real do colaborador que fez o registro não estão disponíveis, o que pode gerar uma brecha para originar a fraude de marcação de ponto. Saiba mais sobre este item a seguir.

Fraude de marcação de ponto

Dentre os problemas que o limite de informações pode trazer destaca-se a possibilidade de fraude na marcação de ponto.

Infelizmente, hoje este é um problema comum nas empresas que utilizam sistemas de controle de ponto que não são robustos.

Colaboradores cometem fraudes  no registro das jornadas de trabalho, seja solicitando que um amigo registre o ponto em seu lugar (porque está atrasado ou não comparecerá), seja indo até o local, registrando o ponto e, em seguida, indo embora para casa.

O crachá ou cartão magnético e os dados inseridos em um hardware não são suficientes para inibir a prática e a empresa acaba pagando um preço muito alto simplesmente por não dispor de um sistema de registro de ponto mais eficiente.

Gastos com equipe

Em algumas empresas, toda a conferência das jornadas de trabalho dos colaboradores e contagem de horas extras são feitas manualmente pelo profissional do RH ou até mesmo pelo próprio gestor.

Dependendo do tamanho da empresa, esse processo manual é demorado, cansativo e gera mais custos para a empresa, que precisa contratar mão de obra a mais para executar esse trabalho, se não quiser prejudicar a produtividade.

Mesmo assim, os índices de erros são grandes, o que pode gerar o retrabalho, como mencionamos no início deste artigo, ou em complicações trabalhistas, uma vez que o colaborador que não é remunerado adequadamente pode entrar com uma ação contra a empresa.

Você quer correr este risco?

Como resolver estes problemas?

A pergunta principal que o gestor deve se fazer é: se há recursos tecnológicos capazes de prevenir e solucionar os problemas citados acima, por que não usá-los?

Estamos vivendo a era do ponto digital. Aplicativos móveis como o Oitchau para controle de ponto são soluções simples, práticas e de baixo custo.

O Oitchau garante:

  • Verificação automática e segura da identidade do colaborador, além de horário e localização exatos do momento em que o ponto é registrado.
  • Zero necessidade de compra ou manutenção de qualquer tipo de máquina, pois o colaborador registra seu ponto usando o próprio celular. O gestor, por sua vez, acompanha as jornadas em tempo real, também pelo celular.
  • Detalhes como a categoria do ponto, cálculo de atrasos e saídas antecipadas incluídas nos relatórios.
  • Relatórios completos já padronizados automaticamente prontos para baixar.
  • Acesso a históricos de ponto, todos salvos em nuvem e sem pilhas de papéis.

 

Agora que você já sabe a solução! Que tal modernizar e começar a economizar hoje mesmo?

 

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