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O mapeamento de processos é uma técnica que visa documentar e analisar os processos de uma empresa.
Esse procedimento permite visualizar como as atividades são executadas, identificar pontos de melhoria e otimizar o desempenho da organização.
Por isso, ele é uma estratégia bastante relevante para as empresas, pois atua diretamente na qualidade das atividades que elas realizam e na eficiência delas.
Confira, abaixo, como funciona e como fazer o mapeamento de processos empresariais.
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma metodologia utilizada para descrever, analisar e otimizar os processos de uma empresa. Ele é uma ferramenta essencial para a gestão de processos.
Seu objetivo é identificar as atividades necessárias para a execução de um processo, seus resultados e como elas se relacionam entre si.
Igualmente, reconhecer indicadores de desempenho importantes para as atividades e acompanhá-los.
Ao mapear os processos de uma empresa, é possível visualizar as tarefas e suas interações, além de identificar possíveis gargalos, atrasos ou desperdícios de recursos.
O resultado é o alcance de maior eficiência dos processos e redução de custos.
Vantagens do mapeamento de processos
Com o mapeamento de processos, é possível realizar um acompanhamento contínuo do desempenho da organização.
Isso porque ao visualizar as etapas do processo se torna possível identificar os indicadores-chave de desempenho (KPIs).
Os KPIs são métricas que ajudam a medir o desempenho do processo, permitindo avaliar se ele está dentro do esperado ou se precisa de melhorias.
Por exemplo, se o processo envolve a produção, o KPI pode ser a quantidade de produtos produzidos por hora.
Com o mapeamento de processos, é possível identificar esse KPI e acompanhar sua evolução, verificando se ele está dentro do esperado ou se precisa de melhorias.
Portanto, é um grande aliado para gerar dados em diferentes momentos.
Além disso, o mapeamento de processos permite identificar gargalos e pontos de melhoria que afetam diretamente os KPIs.
Considere, por exemplo, um processo que envolve a entrega de um produto ao cliente. Então, aqui, o KPI pode ser o tempo de entrega.
Ao mapear este processo, torna-se possível identificar gargalos que podem estar atrasando a entrega e tomar medidas para melhorar o processo e reduzir o tempo de entrega.
Ou seja, o mapa de fluxo de processos promove mais produtividade e agilidade!
Afinal, o acompanhamento contínuo dos KPIs é fundamental para garantir que o processo esteja funcionando de forma eficiente e eficaz.
Com o mapeamento de processos, isso se torna possível, assim como identificar oportunidades de melhoria.
Confira, abaixo, os principais benefícios de criar um mapa de processos. Na sequência, então, confira dicas para criá-lo!
1. Identificação de gargalos
Primeiramente, o mapeamento de processos permite identificar gargalos, ou seja, pontos de estrangulamento que afetam o desempenho de um processo.
Com essa identificação, é possível otimizar o processo, eliminando ou reduzindo esses gargalos e aumentando a eficiência do fluxo de trabalho. Igualmente, criar estratégias que possam evitar ou superar esses obstáculos.
2. Redução de custos com o fluxo de processos
A identificação e eliminação dos gargalos leva ao gerenciamento de custos de projetos. Afinal, há menos perda de tempo dos colaboradores e dos recursos necessários às atividades do processo.
Além disso, o mapeamento de processos também ajuda a identificar atividades desnecessárias ou redundantes, que podem ser eliminadas ou simplificadas, reduzindo o tempo e os gastos necessários para executá-las.
3. Melhoria da qualidade dos processos
O mapeamento de processos permite identificar pontos críticos que afetam a qualidade do produto ou serviço oferecido pela empresa. Ou seja, ele vai muito além dos projetos internos e se volta pra diferentes frentes.
Ao otimizar esses pontos, é possível melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, aumentando a satisfação do cliente e a competitividade da empresa.
Isso melhora a imagem corporativa e atrai mais consumidores.
4. Aumento da eficiência
Por fim, com o mapeamento de processos, é possível analisar o fluxo de trabalho e identificar oportunidades de melhorias, como a simplificação de atividades ou a introdução de tecnologias que automatizem ou agilizem o processo.
Isso, mais uma vez, resulta em um aumento da eficiência dos processos, com uma redução de tempo e custos necessários para executar as atividades.
Como mapear processos ?
Para criar um mapa de processos eficiente, é necessário seguir alguns passos importantes. Veja quais são eles e coloque-os em prática!
1. Identifique o objetivo do processo
O primeiro passo para criar um mapa de processos é identificar qual é o objetivo do processo. Para isso, levante questões tais como:
- Qual é o resultado esperado?
- Qual é o valor que será entregue ao cliente ou usuário final?
- Qual é o prazo disponível?
- Quais são os recursos envolvidos?
2. Liste as atividades envolvidas
O próximo passo é listar todas as atividades envolvidas no processo, desde o início até o fim.
Aqui, é importante detalhar cada uma das etapas e seus respectivos responsáveis, além de identificar as entradas e saídas de cada atividade.
3. Identifique os pontos de decisão
Os pontos de decisão são aqueles em que é necessário decidir algo para que seja possível que o processo continue fluindo.
Eles podem ser representados por símbolos específicos no mapa de processos, como um losango. Tal identificação é importante para entender as possíveis alternativas e as consequências de cada decisão.
4. Analise os gargalos e as oportunidades de melhoria ao longo do mapeamento de processos empresariais
Ao analisar o mapa de processos, é possível identificar gargalos, atividades desnecessárias e oportunidades de melhoria.
Aqui é crucial avaliar cada etapa do processo e entender como ela se relaciona com as outras, identificando as atividades que podem ser eliminadas, simplificadas ou melhoradas.
5. Simplifique e otimize o processo com modelagem de processos
Com base nas análises realizadas, é possível simplificar e otimizar o processo, eliminando atividades desnecessárias, realizando a gestão de Tempo em cada etapa e automatizando tarefas repetitivas.
É importante lembrar que a otimização do processo deve ser feita de forma estruturada, avaliando cada etapa e seus impactos no resultado final. Afinal, são muitos dados e fases que são relevantes neste procedimento.
6. Atualize o mapa de processos
Depois de realizar as melhorias no processo, é importante atualizar o mapa de processos para refletir as mudanças realizadas.
Isso permitirá que todos os envolvidos no processo tenham acesso às informações atualizadas e possam trabalhar de forma mais eficiente.
