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Equipes remotas: Como gerenciá-las de acordo com a lei?

Equipes remotas podem ser difíceis de se gerenciar em empresas que não investem na escolha de uma ferramenta de gestão adequada.

Isso porque quando se está trabalhando com pessoas que estão em lugares diferentes, algumas coisas podem dar errado, principalmente por conta da falta de interações necessárias, que muitas vezes podem levar a erros de comunicação.

Sabemos que, hoje em dia, o trabalho remoto está cada vez mais presente na realidade corporativa do Brasil e, neste contexto, com o intuito de facilitar a rotina administrativa dos profissionais que atuam nessa modalidade trabalhista.

Os gestores podem contar com recursos tecnológicos para que sejam capazes de realizar o controle da jornada de trabalho também dos seus trabalhadores externos

Tendo isso em mente, para ajudar as empresas a se prepararem para gerenciar suas equipes externas com sucesso, neste artigo vamos apresentar alguns aspectos da lei sobre o tema e oferecer dicas valiosas. Acompanhe a seguir!

Controle de Ponto

Legislação trabalhista e o trabalho de equipes remotas 

O parágrafo 14 do artigo 235 C da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) prevê o seguinte sobre o trabalho externo:

  1. “O empregado é responsável pela guarda, preservação e exatidão das informações contidas nas anotações em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou no registrador instantâneo inalterável de velocidade e tempo, ou nos rastreadores ou sistemas e meios eletrônicos, instalados nos veículos, normatizados pelo Contran, até que o veículo seja entregue à empresa.”

Por outro lado, ainda sobre as equipes remotas, o artigo 62 prevê algumas exceções para o que diz o parágrafo citado acima:

“Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo: (Redação dada pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial. (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

Parágrafo único – O regime previsto neste capítulo será aplicável aos empregados mencionados no inciso II deste artigo, quando o salário do cargo de confiança, compreendendo a gratificação de função, se houver, for inferior ao valor do respectivo salário efetivo acrescido de 40% (quarenta por cento). (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)”

Isso significa que quando a legislação trabalhista brasileira foi criada, na década de 1940, a comunicação direta entre empregados e empregadores era inexistente e, por isso, não era possível que as empresas dispusessem de uma maneira eficiente para monitorar a jornada de trabalho desses trabalhadores.

Obviamente a tecnologia percorreu um longo caminho e, nos dias atuais, a realidade é completamente diferente — a versatilidade do controle de ponto móvel permite que a jornada de trabalho dos colaboradores remotos possa ser monitorada via Smartphone, de maneira eficiente e com segurança para ambas as partes.

No entanto, apesar de a Justiça do Trabalho ter acompanhado o desenvolvimento tecnológico em relação a esse dispositivo, ainda é preciso que os gestores se atentem a alguns cuidados ao gerenciar as equipes remotas. Acompanhe abaixo os porquês.

O gerenciamento de equipes remotas é possível somente quando todos os profissionais são CLT

A jornada de trabalho de equipes ou colaboradores externos poderá ser monitorada se todos os trabalhadores estiverem dentro do regime CLT. Qualquer outra forma de monitoramento fora desse modelo de contratação é inviável.

É importante ressaltar que representantes e profissionais que trabalham em regime freelancer não possuem vínculos empregatícios com a empresa e, portanto, o controle não é permitido.

É necessário que o colaborador tenha conhecimento de que sua jornada está sendo monitorada

O monitoramento da jornada de trabalho externa deve também ser de conhecimento do colaborador da empresa, pois, quando isso não acontece, além de sinalizar que o desempenho do mesmo gera desconfiança em seus gestores, é uma prática mal vista pela Justiça do Trabalho.

Os aplicativos de controle de ponto móvel mais modernos, como o Oitchau, permitem que o monitoramento seja realizado com total transparência para ambas as partes, garantindo uma relação de confiança entre empresa e colaboradores. A verificação de localidade é feita tanto por meio de conexão WiFi quanto de Bluetooth, o que garante ainda mais a precisão das informações.

Outro fator relevante que tem como objetivo estabelecer uma relação trabalhista de segurança e transparência entre as partes é a elaboração e assinatura de um termo de uso que explica as condições em que o ponto móvel será utilizado para o trabalho remoto.

equipes remotas

O monitoramento pode ser feito no próprio dispositivo do colaborador

Nem toda empresa oferece aos seus colaboradores Smartphones de uso exclusivo para o trabalho.

A legislação trabalhista brasileira ainda não prevê qualquer impedimento para que os aplicativos ou outros recursos tecnológicos de gerenciamento de equipes externas sejam instalados nos celulares dos próprios profissionais, por exemplo.

No entanto, existem três regras para que isso seja feito de maneira legal:

  1. É imprescindível que o empregador tenha uma autorização formal do colaborador para que o aplicativo ou sistema de gerenciamento de equipes remotas seja instalado em seu dispositivo móvel;
  2. Este monitoramento pode ocorrer somente durante o horário de expediente;
  3. Caso o colaborador solicite, deverá ser permitido que ele se desconecte do aplicativo. Essa regra se aplica nos casos de consultas médicas e outros procedimentos de características particulares.

Vale, ainda, salientar, que o gerenciamento deve ser feito para todos os colaboradores que trabalham remotamente, não apenas alguns. Segregar equipes pode resultar em problemas com a Justiça do Trabalho.

Desenvolvimento dos profissionais

Por fim, é preciso que os gestores tenham em mente que uma gestão eficiente de equipes remotas tem o propósito de permitir que ambas as partes possam exercer suas funções tranquilamente.

Ao criar um ambiente propício ao desenvolvimento das habilidades pessoais, esses profissionais conseguem ter mais autonomia e autoconfiança em suas funções.  

Dessa forma, o gestor pode sempre contar com um colaborador engajado e estimulado a dar sempre o seu melhor.

Horas extras

Gerenciamento do trabalho remoto pode ser facilitado pelo uso de aplicativos de home office

Além das dicas acima sobre o gerenciamento de equipes remotas, saiba que o uso de ferramentas online como aplicativos disponíveis para computador e celular também pode auxiliar nesse momento.

O gerenciamento das equipes por meio delas é interessante na medida em que permite o acompanhamento da execução das atividades, o momento de login, o tempo decorrido para que cada tarefa fosse concluída, quem tomou frente em executá-las, entre outros.

Além disso, a comunicação é imprescindível para o gerenciamento de equipes, algo que também deve ser oferecido pela plataforma para que ela se torne atrativa.

A partir desses pontos de destaque confira, abaixo, quais são as melhores ferramentas para auxiliar no gerenciamento de equipes remotas.

1.     Dropbox Paper

Considerada como a ferramenta mais completa para utilização em gerenciamento de equipes home office. Ela permite o compartilhamento de arquivos em formatos variados, anotações em projetos, delegação de atividades e tarefas.

Outro ponto interessante, é que toda a interação acontece em tempo real, facilitando a comunicação da equipe e troca de ideias, principalmente na busca de uma solução para um determinado problema.

2.     Sketchboard

Uma das mais ferramentas mais ricas à nível de recursos para gerenciamento de equipes remota, é possível realizar a adição de opiniões e compartilhamento de ideias entre a equipe, de uma forma muito simples e prática.

A ferramenta é disponibilizada em duas versões: Gratuita e Paga, porém os recursos mesmo da versão gratuita já são impressionantes.

3.     Spacetime

Ela é uma excelente ferramenta para gerenciamento de equipes, e principalmente se seus colaboradores estiverem atuando em localidades com fuso horário diferenciado.

Como ela disponibiliza os horários em tempo real, é possível organizar as atividades de acordo com os horários de cada localidade, sem que seja exigido do colaborador uma carga horária não compatível com a sua localidade.

4.     Trello

Considerada como uma das melhores e mais completas ferramentas para gerenciamento de equipes remotas, pois ela permite que as tarefas possam ser delegadas e direcionadas para todo o time.

Além disso, é possível estabelecer a priorização das atividades, criar um dashboard de acompanhamento das atividades da equipe, direcionamento de atividades em grupo, trabalhar com metodologia ágil entre outras possibilidades.

5.     Zoom

Uma de suas grandes vantagens é que a fala de um dos participantes interrompe o áudio dos demais. Ou seja, não há sobreposição de falas que possa tornar confusa a organização da reunião.

Essas ferramentas, portanto, são apenas algumas das disponíveis no mercado para auxiliar no gerenciamento de equipes remotas, existindo outras diversas que devem ser escolhidas conforme a demanda da empresa.

Veja também: Gerenciamento de projetos: Você sabe como fazê-lo?

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