Gestão empresarial: Dicas para melhorar a rotina de trabalho

A gestão empresarial envolve uma série de ações, que podem ir desde alinhar os papéis dos colaboradores à estratégia da organização até promover o desenvolvimento de suas carreiras, sem esquecer das metas do negócio como um todo. 

Sob este contexto, dentro de um mercado cada vez mais exigente, dinâmico e em constante mudança, é indispensável que essa gestão seja assertiva para que as diretrizes e decisões gerem o impacto positivo, necessário para a manutenção de qualquer empresa.

Neste artigo vamos mostrar de que forma é possível gerenciar o dia a dia de trabalho de maneira funcional e qual é a importância por trás dessa atitude. Veja a seguir!

O que é gestão empresarial?

Pode ser definida como um conjunto de ações aplicadas para organizar um sistema vantajoso ao negócio, utilizando de seus recursos financeiros, estruturais e humanos. 

Este sistema de organização é elaborado a partir de diferentes partes que o compõe, sempre com foco em crescimento e alcance de resultados maiores e melhores.

No entanto, a realidade de muitas empresas costuma ser inimiga da organização. Isso ocorre porque grande das funções administrativas acabam consumindo uma quantidade enorme de tempo, não somente dos colaboradores como também dos administradores.

O reflexo dessa situação é um resultado indesejado: a performance dos negócios fica estagnada, se tornando impossível alcançar excelência e produtividade.

Para se ter uma ideia da dimensão do problema, o levantamento de Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo, feito pelo IBGE, apontou que as empresas brasileiras mais fecharam do que abriram no período de 2013 a 2017.

Durante os 4 anos do estudo, foram registrados 316.680 fechamentos de empresas no país. A má gestão empresarial foi citada como fator principal para essa falência, juntamente com a burocracia ou falta de processos internos bem definidos.

Como organizar uma gestão empresarial efetiva?

Como vimos até aqui, este é um que não pode ser negligenciado e precisa estar em constante desenvolvimento nas empresas. Por este motivo, listamos dicas valiosas para ajudar a organizar a sua empresa. Acompanhe!

• Identifique processos

O primeiro passo para “organizar a casa” é fazer um levantamento de todas as tarefas executadas por todas as áreas. Adote um sistema de classificação: (1) previsíveis e periódicas, (2) previsíveis e não periódicas e (3) totalmente imprevisíveis.

Faça uma descrição sucinta e objetiva de como cada uma delas é realizada, quais são as dificuldades encontradas durante a execução, o que não pode ser alterado e o que é passível de mudanças sem comprometer a eficácia da empresa.

• Pontue quais são os problemas mais comuns

A rotina de apagar incêndios é um hábito comum? Esse é o sinal claro da falta de planejamento da gestão empresarial. Neste sentido, é preciso buscar uma alternativa para sair desse círculo vicioso. Sinalize quais são as ocorrências mais habituais nos setores.

Mapeie todos os incidentes que as equipes tiveram que parar quase que por completo para buscar uma solução. Além disso, reúna os profissionais para analisar as ações e anote quantas vezes um mesmo problema foi destacado por eles.

Com essa lista dos incidentes mais frequentes e das situações que demandam soluções em mãos, agrupe de acordo com o foco e os pontos em comum para definir procedimentos eficazes para enfrentar cada caso assinalado.

• Defina um procedimento padrão

Ao ter o resultado dos itens acima, já é possível estabelecer procedimentos padrão. Dependendo do tamanho da organização, pode ser interessante fazer isso com uma equipe de duas ou três pessoas.

Estabeleça quando as atividades devem ser feitas, criando um cronograma mensal que as distribua de forma equilibrada. Isso evita sobrecarga em períodos de pico e até reduz a necessidade de pagamento de horas extras ou banco de horas, por exemplo.

Uma vantagem com a adoção desse método é que, quando já existe um procedimento definido, qualquer colaborador de uma equipe pode realizar tarefas diversas e não existe a dependência de uma pessoa em específico. Isso ajuda a não atrasar seu cronograma caso algum membro do time estiver ausente.

Procure fazer o mesmo com a lista de ocorrências mais comuns. Agrupe-as de acordo com a natureza do problema e encontre medidas que possam ser aplicadas de forma padronizada, deixando apenas os casos mais graves para solução individual.

• Estabeleça prioridades

É muito importante seguir o cronograma de gestão empresarial que está sendo implementado. No entanto, no cotidiano nem tudo ocorre conforme o planejado e, por isso, talvez seja necessário fazer adaptações.

Certifique-se apenas de que essas alterações ocorrerão realmente em momentos críticos, em que uma determinada situação requer prioridade.

• Adote um sistema digital de ponto

Outro ponto muito relevante para que a gestão empresarial obtenha sucesso é a adoção de um sistema digital de ponto que permita o controle efetivo das horas laboradas pelos empregados.

Considere que a produtividade da empresa está diretamente relacionada com o trabalho prestado por seus empregados, por mais que as atividades sejam automatizadas no que é possível. Controlar os horários auxilia a diminuir as faltas, assim como auxilia na observação quanto ao engajamento nas atividades.

Pode-se medir a produtividade e a motivação a partir de controle de ponto efetivo, pois torna-se possível visualizar cenários, que antes estavam mascarados por um controle de ponto ineficaz.

Mesmo que a sua empresa seja flexível quanto aos horários, o controle de jornada efetivo é importante na medida em que se percebe que a produtividade está prejudicada. Infelizmente a política de flexibilidade depende de responsabilidade e cuidados específicos que muitas vezes não são devidamente tomados.

Lembre-se que o controle de jornada corresponde a uma obrigação legal imposta às empresas com mais de 20 colaboradores formais. Então, não há motivo para não investir em um sistema digital.

Mas, por que ele se mostra melhor que os sistemas tradicionais de relógio eletrônico de ponto?

Os relógios tradicionais, conhecidos como REP, fazem o registro eletrônico das jornadas com base em cartões eletrônicos, biometria facial ou digital e senhas. Quando são utilizados isoladamente, não permitem o acompanhamento das horas laboradas ao longo do mês, mas somente a conferência do total ao final do período mensal.

Isso prejudica a gestão empresarial que deixa de saber como está o engajamento dos empregados. Mas não só isso, pois a ausência de controle ao longo de todo o mês desprepara a empresa em relação aos gastos obtidos com o pagamento de horas extras.

Assim, o valor ao final do mês pode ser muito superior àquele que constava na programação financeira mensal. Caso o RH e o setor financeiro tenham conhecimento do cartão ponto dia a dia, ou no momento em que quiserem, isso permita que haja a devida programação.

Outro ponto importante relativo à gestão empresarial, condiz à possibilidade de aplicação correta de eventual política interna de horas da empresa.

Os sistemas digitais permitem esse acompanhamento e gestão de horas na medida em que eles automaticamente captam os horários que foram registrados. Eles são integrados ao REP. A forma de marcação continua sendo a mesma, o acesso dos dados é facilitado e agilizado.

Esse sistema auxilia na geração dos controles de ponto e holerites de forma automática, dispensando o trabalho adicional dos colaboradores de RH, que podem concentrar suas ações em questões mais importantes e menos burocráticas.

Esse tipo de sistema é compatível com a marcação de jornada à distância. Assim, pode ser aplicado tanto aos colaboradores que prestam serviço externamente quanto àqueles que trabalham emcarreiras.

A gestão empresarial pode ser feita mesmo durante a pandemia, uma vez que os colaboradores permanecem sendo monitorados em suas atividades e horários realizados em home Office.