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Emissão nota fiscal

Emissão de nota fiscal: Tudo que você precisa saber

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de validade jurídica e fiscal que comprova a compra e venda de mercadorias ou a contratação de serviços. É importante tanto para o vendedor como para o consumidor!

Todas as empresas, independentemente do porte, precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica, inclusive os MEIs (microempreendedores individuais).

Vamos aprender tudo sobre os tipos de notas fiscais eletrônica e como emitir!

Tipos de Notas Fiscais Eletrônicas

Há cinco tipos de Notas Fiscais Eletrônicas. Confira abaixo:

1. Nota Fiscal de Produtos (NF-e)

Esse tipo de NF é utilizado para a venda de produtos em que há a cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

2. Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

Esse tipo de NF é utilizado para contratações de serviços e há a cobrança do ISS. Ao emitir uma NFS-e, deve-se atentar aos seguintes pontos:

  • O valor do imposto varia conforme o município de emissão da NFS-e;
  • Cada NFS-e deve contar apenas um tipo de serviço;
  • Ao emitir uma NFS-e, a Prefeitura fornece um código específico, que deverá constar na nota;
  • O emissor deve salvar a NFS-e em formato XML;
  • O tempo para cancelar uma nota emitida varia de acordo com o município de emissão. Vale verificar na sua prefeitura antes do cancelamento.

3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Esse tipo de NF é especial para serviços de transporte de cargas entre as cidades e os estados. Há cobrança de ICMS.

4. Nota Fiscal ao Consumidor (NFC-e)

Esse tipo de NF é emitido apenas às pessoas físicas, ou seja, os clientes finais. Há cobrança de ICMS.

5. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Esse tipo de NF integra as movimentações em que uma carga precisa de vários documentos. É utilizado por empresas que fazem transporte entre diferentes cidades ou estados com cargas que possuem mais de um CT-e. Servem, também para companhias que transportam mercadorias com mais de uma NF-e.

Ponto Eletrônico

Como emitir uma NF-e?

No Portal Nacional da NF-e há uma série de vídeos que explicam como emitir uma NF-e utilizando o Programa Emissor de NF-e. Vale ressaltar que para a emissão da NF-e é necessário adquirir um certificado digital, padrão ICP Brasil.

O Programa Emissor de NF-e é um serviço gratuito desenvolvido pela equipe do Projeto da NF-e e da Secretaria da Fazenda de São Paulo, que pode ser utilizado por todas as empresas brasileiras.

O primeiro passo é fazer o download do Programa Emissor de NF-e. Em seguida, é preciso instalar fazendo os seguintes passos:

  • Ter ou instalar a última versão do Java JRE;
  • Iniciar a instalação do programa, e
  • Após a conclusão da instalação, clicar em “executar” ou “run”.

Uma vez que o programa está devidamente instalado e rodando, é hora de emitir a NF-e:

  • Clique no símbolo da NF-e;
  • Clique em “executar” ou “run”;
  • Informe os dados do emitente ou, caso já esteja cadastrado, escolher o emitente desejado;
  • Informe os dados da NF-e;
  • Valide as informações. Caso haja erros, o sistema indicará a necessidade de corrigi-los;
  • Assine a NF-e com o certificado digital (A1 ou A3, padrão ICP Brasil);
  • Transmita a NF-e;
  • Verifique se a NF-e foi autorizada;
  • Imprima o DANFE.

Algumas empresas de software desenvolveram sistemas próprios para emissão e gestão de notas fiscais, o que facilita a rotina fiscal das empresas.

Abaixo separamos alguns aspectos importantes sobre o passo a passo que é necessário para emissão de uma nota fiscal.

Saber qual tipo de nota sua empresa emite

É necessário saber qual o tipo de entrada de dinheiro que se pretende formalizar qual é a atividade realizada que necessita de nota fiscal.

O tipo de nota pode ser tanto referente a produtos, como bens e mercadorias. Há necessidade de emissão de notas, em casos que envolvem remessa ou retorno de produto, bem como sua devolução, exportação, importação e outros.

Outro tipo de nota é referente à prestação de serviços e o terceiro tipo se refere ao cupom fiscal do consumidor, que se refere aos casos de compra em varejo na qual não há a identificação do comprador.

Verificar o cadastro fiscal da empresa junto ao Governo

A emissão de nota depende, necessariamente, do conhecimento quanto a categoria na qual a empresa e suas atividades serão enquadradas. Deve-se buscar o auxílio de um contador que poderá orientar o empresário com base no caso concreto e na localização em que se encontram.

Adquirir um certificado digital

A nota fiscal eletrônica é uma importante inovação que facilita a vida dos empresários. Para que se confira validade a ela, é preciso que haja uma assinatura digital que é emitida com o uso do certificado digital.

Ele será capaz de confirmar a autenticidade das informações cedidas, bem como da assinatura presente no documento.

Para isso é necessário buscar uma Autoridade Certificadora que seja credenciada para a concessão de assinaturas do tipo digital.

Realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda

A emissão de nota fiscal pela empresa demanda, necessariamente, que ela tenha promovido seu cadastro perante a Secretaria de Estado da Fazenda onde a organização está instalada. No caso de nota de serviço, o cadastro deve ser realizado junto à prefeitura da cidade em que a empresa opera.

Em caso de comercialização de produto o cadastro é de cunho estadual. Cabe ressaltar que na grande maioria das vezes é fácil e rápido cadastrar uma empresa para a emissão de notas fiscais, embora os trâmites variem conforme a localidade.

Adote um software emissor de NF-e

Conforme já citado, a nota fiscal eletrônica é de grande auxílio às empresas e se traduz em uma ferramenta moderna e tecnológica que elimina burocracias e trâmites desnecessários.

Para emiti-la é necessário um software que seja dedicado à emissão de notas fiscais eletrônicas. Existem diversos sistemas que podem criar e lançar notas eletrônicas. Cabe à empresa buscar aquela que apresente os custos e serviços mais condizentes à sua realidade e necessidade.

NF-e para MEI

Um MEI pode emitir os seguintes tipos de Nota Fiscal Eletrônica:

  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e), porém nem todos os estados têm esse tipo de NF disponível.
  • Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e): o MEI não é obrigado a emitir esse tipo de NF. Caso deseje, ele terá as mesmas obrigações fiscais das empresas que não são MEI.
  • Nota Fiscal de Venda a Consumidor: nota utilizada para venda de produtos.

Não é obrigatório ao MEI emitir notas fiscais às pessoas físicas, ou seja, aos consumidores finais. Porém, para pessoas jurídicas, a emissão é obrigatória.

Veja também: Profissional 4.0: Como serão os perfis do futuro?

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