Como motivar seus colaboradores a usar sistema de ponto?

Ao adotarem um sistema que facilite na hora de bater ponto e promove um controle mais eficaz sobre a jornada individual dos seus trabalhadores, as empresas investem financeiramente, e, é natural que esperem um bom retorno, afinal, a partir desse movimento, muitos processos internos burocráticos serão agilizados. 

No entanto, a realidade é que pode acontecer dos colaboradores não se engajarem com a ideia logo de cara, e os problemas com esquecimento da marcação do ponto se tornarem cada vez mais frequentes — frustrando aquele objetivo inicial!

Isso ocorre porque nem todo mundo compreende que fazer a gestão dessas horas no dia a dia gera mais tranquilidade e segurança para todos.

Além disso, alguns profissionais podem perceber o ato de bater ponto como sendo invasivo e controlador por parte da empresa e por esse motivo, eles acabam apresentando uma certa resistência em relação a ferramenta.

Neste contexto, o objetivo do artigo é oferecer dicas fáceis que podem ajudar as empresas na hora de incentivar os seus colaboradores a criarem uma rotina para marcar o ponto sem falhas e sacrifícios.

Confira a seguir.

Bater ponto pode ser uma tarefa mais simples 

Se a prática de fazer a marcação do ponto for novidade na empresa, é importante que estratégias sejam bem definidas antes dos colaboradores serem informados a respeito.

O RH pode criar conteúdos que abordem o tema de forma transparente, tendo em mente que essa implementação não deve ocorrer de forma impositiva: a premissa é que os profissionais entendam que, além de ser obrigatório, o controle de ponto é uma ferramenta aliada. Uma boa comunicação é a chave para que essa adesão seja alta e bem sucedida.

Agora, se a empresa estiver enfrentando problemas em relação a  resistência ou falta de engajamento dos colaboradores em registrarem suas horas trabalhadas, preparamos um passo a passo que pode ser a solução: 

Explique o porquê

É um grande erro simplesmente informar aos seus colaboradores que eles deverão bater ponto e fim. Essa atitude é autoritária e automaticamente pode despertar desconfiança, afinal é como se eles não tivessem escolha e, por mais que seja uma questão obrigatória, de acordo com as leis trabalhistas, essa ação pode ser péssima na hora de conquistar a aderência das equipes.

Cabe uma explicação sobre como a empresa chegou a conclusão, seja por escolha própria ou necessidade, de aderir a um sistema de registro de ponto.

Algumas pessoas, por exemplo, podem não ter um conhecimento sobre leis e por isso não fazem ideia de  que as empresas que possuem mais de vinte empregados são obrigadas pela CLT a fazerem um controle de ponto. 

Mostrar esse outro lado e explicar porque bater ponto é necessário evidenciará o respeito que a empresa tem pelos colaboradores, além de envolvê-los na construção de uma política que seja positiva para ambos.

Aliás, para comunicar a todos sobre a novidade, não precisa explicar pessoa por pessoa, repetindo o mesmo discurso. Em vez disso, invista em preparar um material completo (PDF, folheto, e-mail), com linguagem amigável e que dê uma abertura para acessar sempre que dúvidas surgirem.

Benefícios para a empresa

Como citamos mais acima, o uso adequado do sistema de ponto pelos colaboradores pode trazer vários benefícios tanto para eles mesmos quanto para o negócio, e é importante compreender quais são esses benefícios. Podemos citar como exemplo:

• Redução de custos operacionais com checagem de informações;
• Redução da necessidade de cobrá-los para marcar ponto;
• Redução de pontos fraudulentos e registro excessivo de horas;
• Se os colaboradores têm bons motivos para fazerem a marcação do ponto corretamente, a empresa não precisa perder tempo lidando com os efeitos negativos de uma comunicação falha.

Benefícios para os colaboradores 

Ótimo, os colaboradores já compreenderam as motivações da empresa. Porém o que eles ganham com isso?

O RH pode incluir, no material de apresentação do sistema de ponto, uma lista de pontos positivos para os profissionais que marcam o ponto corretamente:

• Horas de trabalho registradas corretamente, nem um minuto a menos;
• Proteção e registro desses dados, em caso de processos trabalhistas;
• Transparência total entre empresa e colaborador;
• Controle do próprio desempenho e frequência;
• Contabilização correta do banco de horas (caso haja), entre outros;
• Estude mais quais são os benefícios para colaboradores e compartilhe com eles.

A transparência em compartilhar esse tipo de informação mostra que a empresa não está pensando apenas em si, mas também em quem trabalha para ela, mostrando que se importa de verdade, sendo um excelente ativador de motivação.

Ensine e acompanhe de perto

Nada melhor e mais poderoso do que treinar seus colaboradores a usar corretamente o sistema de registro de ponto escolhido para conseguir uma alta taxa de adesão.

Marque uma reunião para apresentar o sistema e ensiná-los a usar;

Tire um tempo para sentar com todos ao mesmo tempo, ou um grupo por dia, e mostre o passo a passo de como usar as funções principais do sistema de ponto;

Se perceber uma maior dificuldade com um colaborador ou outro, sente com eles individualmente e ofereça a atenção necessária.

E, mais importante que isso: seja o exemplo! 

Isso mesmo: não adianta promover a importância de se utilizar o controle de ponto todos os dias sem conhecer bem a ferramenta. É preciso mostrar na prática aos colaboradores como deve ser feito, e além disso, também é a melhor maneira de sentir na pele como é utilizar o sistema e conseguir identificar possíveis dificuldades que os trabalhadores possam ter.

Crie um sistema simples de recompensa

Se a empresa é mais descolada e não se importa em ir além do básico, vale aproveitar formas criativas de fazer a ferramenta “pegar”:

Crie um ‘gamification’ que recompensa quem bate ponto certinho: determine as regras com a equipe de recursos humanos e depois chame todos os colaboradores para explicar como a “brincadeira” vai funcionar.

A proposta é que, quanto melhor for o desempenho do colaborador em frequência e registro de horas trabalhadas — isto é, ponto sendo registrado corretamente todos os dias, sem exceder limites de hora extra, sem atrasos e sem saídas antecipadas —  mais chances essa pessoa terá de ganhar o grande prêmio.

As premiações podem ocorrer mensalmente, semestralmente ou até anualmente. E existem diversas ótimas opções de premiação:

• Horas no banco de horas para utilizar como preferir
• Dias de folga
• Dias extra de férias
• Dinheiro
• Feriado prolongado
• Bônus no fim do ano
• Viagem com tudo pago

Com criatividade a motivação dos colaboradores será garantida

Entretanto, é preciso ter cautela, pense em regras possíveis e prêmios que sejam realmente motivadores, visto que oferecer um kit cheio de brindes com o logo da empresa pode não ser tão interessante para algumas pessoas.

Neste caso, vale a pena consultar todo mundo antes de investir nesse tipo de ideia. O combinado não sai caro. 

Por que existe a resistência às mudanças por parte dos colaboradores?

Independente do segmento da empresa, sempre existe resistência para mudanças na rotina dos colaboradores, seja a instalação de uma máquina mais moderna de café, ou modificação na forma de realizar a marcação do ponto.

As empresas que trabalham com métodos mais antigos de marcação, enfrentam uma resistência muito maior.

Os colaboradores se acostumam com uma determinada rotina, e temem pelas mudanças, pois de uma certa forma, elas alteram a forma com as atividades estão sendo realizadas.

Mesmo que seja uma mudança positiva, e com isso, é necessário ter uma nova curva de aprendizagem, que no caso da marcação do ponto eletrônico, é uma mudança simples, mas que alterou a rotina de todos os colaboradores.

De acordo com uma reportagem publicada pelo Jornal O Globo, foi enfatizado que a resistência é muito prejudicial para o ambiente corporativo. Não existe ganhos, pelo contrato, só existem perdas, tanto para os colaboradores quanto para a empresa.

Ainda sobre a reportagem, de acordo com o psicólogo entrevistado, Carlos Pereira, temos o costume de encarar mudanças com olhares negativos.

E que por isso, é importante que a empresa tenha uma estratégia para a comunicação das mudanças, como a apresentação dos motivos e indicar os benefícios, principalmente para os colaboradores, para tornar a situação mais confortável.

É importante antes de realizar o engajamento dos colaboradores quanto ao uso adequado do sistema de ponto, é necessário melhorar a comunicação interna, de uma forma geral.

Um caminho interessante que pode ser adotado, é a adoção de gatilhos mentais, que é uma técnica utilizada em larga escala nas áreas de vendas, para aumentar a persuasão.

Como usar os gatilhos mentais para melhorar o engajamento com ações de mudanças na empresa?

Os gatilhos mentais, como falamos anteriormente, são utilizados para persuasão em situações específicas, que pode ser utilizado com o público externo, caso de vendas, ou para o público externo, como os colaboradores.

No momento que precisamos decidir em relação à algo, iniciamos com uma análise, mediante a complexidade da decisão, por exemplo:

• Em uma lanchonete com opções self servisse, é necessário tomar decisões rápidas, sem conseguir realizar grandes análises;
• Na compra de um carro, para a decisão acontecer, são levados diversos aspectos em consideração, além de cenários variados. O que acaba sendo uma decisão com questões para serem analisadas, o que leva mais tempo;

Nesse momento, entra os gatilhos mentais, que induzem para que a tomada de decisão aconteça. Eles podem ser utilizados em diversas situações, inclusive dentro do ambiente empresarial, como na situação que citamos, da resistência as mudanças por parte dos colaboradores.

Veja alguns exemplos práticos sobre gatilhos que podem ser utilizados:

• Senso de urgência: A marcação deve ser diária, nos horários corretos, para que o ponto seja registrado corretamente, principalmente em relação ao pagamento das horas excedentes, quando for necessário;
• Direcione as atenções para pontos positivos da mudança: Informe os ganhos para os colaboradores com o novo sistema de ponto, deixando claro que a mudança visa facilitar o dia-a-dia.
• Demonstre autoridade: Para facilitar a transição e reduzir a resistência, apresente aos colaboradores todos os diferenciais que o novo sistema de ponto, e compare com o anterior. Facilitando a visualização do cenário e aceitação.

Veja também: Entenda o processo de fechamento de ponto (folha) à distância

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