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Motivar os colaboradores a usar o sistema de ponto é um dos desafios diários do RH. Isso porque, ao adotarem um sistema que facilite na hora de bater ponto, as empresas investem financeiramente, e, é natural que esperem um bom retorno, afinal, a partir desse movimento, muitos processos internos burocráticos serão agilizados.
No entanto, a realidade é que pode acontecer dos colaboradores não se engajarem com a ideia logo de cara, e os problemas com esquecimento da marcação do ponto se tornarem cada vez mais frequentes — frustrando aquele objetivo inicial!
Além disso, alguns profissionais podem perceber o ato de realizar os apontamentos de horas como sendo invasivo e controlador por parte da empresa e por esse motivo, eles acabam apresentando uma certa resistência em relação à ferramenta.
Neste contexto, o objetivo do artigo é oferecer dicas fáceis que podem ajudar as empresas na hora de incentivar os seus colaboradores a criarem uma rotina para marcar o ponto sem falhas e sacrifícios.
Confira a seguir.
Qual a importância de bater o ponto?
O registro de ponto é de fundamental importância para o colaborador por diversos motivos, refletindo diretamente na sua relação de trabalho, remuneração, e direitos.
Assim, veja alguns pontos que descrevem a importância para a empresa.
Garantia de remuneração justa
Um dos aspectos mais diretos da importância do registro de ponto para o colaborador é garantir que todas as horas trabalhadas sejam devidamente contabilizadas.
Isso inclui não apenas as horas regulares, mas também as horas extras, que geralmente são remuneradas a uma taxa superior.
Assim, a precisão no registro do ponto assegura que o colaborador receba pelo tempo efetivamente trabalhado, evitando desentendimentos ou perdas financeiras.
Conformidade legal
O registro de ponto é uma ferramenta essencial para a conformidade com a legislação trabalhista.
Isso porque a CLT estabelece normas específicas sobre a jornada de trabalho, horas extras, e descansos obrigatórios.
Assim, um registro de ponto preciso ajuda a garantir que tanto o empregador quanto o colaborador estejam em conformidade com essas leis, minimizando riscos de penalidades legais ou ações trabalhistas.
Proteção em disputas trabalhistas
Em casos de disputas trabalhistas, o registro de ponto serve como uma prova importante da jornada de trabalho efetivamente cumprida.
Afinal, um histórico detalhado e preciso pode proteger o colaborador em situações onde haja divergências sobre horas trabalhadas, horas extras, ou cumprimento de jornada. Isso confere uma camada adicional de segurança jurídica ao colaborador.
Planejamento e organização pessoal
Para o colaborador, o registro de ponto também é uma ferramenta de planejamento e organização pessoal.
Ele permite acompanhar as próprias horas de trabalho, organizar melhor o tempo, e até mesmo planejar períodos de descanso ou férias com base em horas acumuladas, quando aplicável.
Transparência nas relações de trabalho
O uso correto e sistemático do registro de ponto promove a transparência nas relações de trabalho.
Isso cria um ambiente onde os colaboradores sentem que seus direitos são respeitados e que há um comprometimento mútuo entre as partes em manter uma gestão justa e equitativa do tempo de trabalho.
O que pode levar os colaboradores a não usarem o sistema de ponto?
Vários fatores podem levar os colaboradores a não utilizarem o sistema de ponto corretamente ou resistirem à sua adoção.
Assim, compreender essas razões é crucial para gestores e profissionais de RH desenvolverem estratégias eficazes para aumentar a adesão ao sistema.
Falta de compreensão sobre o sistema de ponto
Um dos primeiros desafios é a falta de compreensão dos colaboradores sobre como funciona o sistema de ponto e a importância de usá-lo corretamente.
Em fábricas e indústrias, por exemplo, esse problema pode ser ainda mais presente, especialmente quando a empresa passa a adotar ferramentas digitais e os colaboradores não passaram pelo treinamento adequado.
Para superar isso, é fundamental implementar um plano de educação que inclua treinamento personalizado, sessões interativas e a disponibilização constante de materiais de apoio.
Essa abordagem garante que os colaboradores não apenas aprendam a operar o sistema de forma eficaz, mas também compreendam sua relevância para a precisão na remuneração e conformidade legal.
Dificuldades técnicas e acesso ao sistema
Outro desafio é superar as dificuldades técnicas e garantir que o sistema de ponto seja facilmente acessível para todos os colaboradores, incluindo aqueles em trabalho remoto ou que estão frequentemente em movimento.
A solução para isso passa pela adoção de tecnologias que ofereçam interfaces intuitivas e sejam compatíveis com uma variedade de dispositivos.
Sistemas baseados na nuvem, aplicativos móveis com funcionalidades de geolocalização e terminais de ponto com reconhecimento biométrico são exemplos de como a tecnologia pode facilitar o acesso ao ponto, tornando o processo de registro mais conveniente e menos propenso a erros ou esquecimentos.
Esquecimento ou negligência no registro de ponto
Quem nunca esqueceu de bater o ponto, não é mesmo?
Apesar de ser uma falha comum, ela gera para o RH o retrabalho de estar sempre realizando os ajustes no ponto, tomando tempo e esforços do time.
A questão do esquecimento ou negligência no registro de ponto é um problema comum, mas que pode ser mitigado através do uso de alertas e lembretes automáticos.
Configurar o sistema para enviar notificações personalizadas antes do início do expediente, dos intervalos e do término da jornada de trabalho ajuda a reforçar a rotina de registro de ponto.
Essa estratégia não apenas diminui a ocorrência de registros ausentes, mas também ajuda a cultivar um hábito entre os colaboradores, reduzindo a carga de trabalho do departamento de RH em relação às correções manuais. E o Oitchau oferece essa solução.
Desconfiança no sistema de ponto
A desconfiança no sistema de ponto, muitas vezes relacionada a preocupações com privacidade e vigilância, pode ser um obstáculo significativo.
Para enfrentar esse desafio, a transparência é fundamental. Isso envolve comunicar claramente como os dados do registro de ponto são usados, quem tem acesso a eles e como eles contribuem para a gestão justa e eficiente do trabalho.
Além disso, é importante que os colaboradores se sintam seguros em expressar suas preocupações e que vejam suas sugestões e feedbacks sendo levados em consideração para melhorias contínuas do sistema.
Como motivar os colaboradores a usar o sistema de ponto?
Integrar soluções educacionais e tecnológicas para facilitar o uso do sistema de ponto apresenta um conjunto único de desafios e oportunidades.
Muitos colaboradores veem o registro de ponto como uma tarefa administrativa adicional, sem compreender sua importância.
Esse desafio se manifesta especialmente em empresas que acabaram de implementar um sistema de ponto digital ou que têm uma força de trabalho diversificada com diferentes níveis de habilidade tecnológica.
Assim, para motivar colaboradores a usar sistema de ponto, o ideal é investir em uma ferramenta que oferece:
- Transparência;
- Fácil manuseio;
- Acompanhamento de dados;
- Rápida atualização.
E um exemplo é o Oitchau!
Por meio da nossa solução, os colaboradores podem acessar o ponto e realizar os apontamentos de diversas formas:
- Acesso web;
- Aplicativo no celular;
- Quiosque tablet com reconhecimento facial;
- Integração ao REP da empresa.
Como o Oitchau motivou os colaboradores da Kwai a usar o sistema de ponto?
O Oitchau implementou uma série de estratégias e funcionalidades inovadoras para motivar os colaboradores da Kwai a adotar e utilizar consistentemente o sistema de ponto.
Ao focar na usabilidade, transparência e eficiência, a plataforma conseguiu superar os desafios comuns associados ao registro de ponto, incentivando uma adesão positiva por parte dos colaboradores.
Veja os principais fatores que contribuíram para essa motivação.
Facilidade de uso e acesso
O Oitchau ofereceu uma plataforma intuitiva e de fácil navegação, acessível através de dispositivos móveis e tablets.
Isso permitiu que os colaboradores realizassem o registro de ponto de maneira simples e conveniente, independentemente de sua localização, incentivando o uso regular do sistema.
Transparência e controle
Ao proporcionar aos colaboradores acesso imediato às suas informações de registro de ponto, incluindo horas trabalhadas, horas extras e saldo de banco de horas, o Oitchau promoveu um ambiente de trabalho baseado na transparência.
Essa clareza motivou os colaboradores a manterem seus registros atualizados, fortalecendo a confiança no sistema.
Autonomia com registro offline
A possibilidade de realizar registros de ponto offline, com posterior sincronização, ofereceu aos colaboradores flexibilidade e autonomia.
Esse recurso foi essencial para aqueles que trabalham fora do escritório ou em áreas com conectividade limitada, assegurando que todos os registros fossem precisos e confiáveis.
Redução de processos manuais e erros
A automação dos cálculos relacionados ao banco de horas e a integração com sistemas de folha de pagamento minimizaram a necessidade de intervenção manual, reduzindo as chances de erros.
Assim, isso não só agilizou o processo para o RH, mas também aumentou a confiança dos colaboradores no sistema, ao verem que seus registros eram tratados com precisão.
Assinatura eletrônica e confirmação de dados
A funcionalidade de assinatura eletrônica para a confirmação dos registros de ponto antes do fechamento da folha de pagamento introduziu uma camada adicional de segurança e verificação.
Isso incentivou os colaboradores a revisarem e confirmarem seus dados, garantindo a precisão dos registros e promovendo uma maior responsabilidade individual.
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