Reunião produtiva de verdade: como fazer uma?

Fazer reunião produtiva é uma arte. Imagine a seguinte situação: quinta-feira, final de tarde, chega um e-mail na caixa de entrada: “Reunião amanhã (sexta), às 16hrs, para apresentar os resultados da última promoção”.

O colaborador respira fundo, pensa em tudo que ele precisa entregar até o final do dia pra conseguir sair no horário e curtir a sexta à noite. O plano dele, e de mais X colaboradores, foi por água abaixo, pois agora terão que reajustar sua produtividade para atender à reunião.

Sexta-feira às 16hrs, todos os colaboradores param de trabalhar para ir à reunião. Chegando lá, todos os resultados são apresentados em um powerpoint na tela, o gerente apresentando se estende com um discurso sobre as expectativas da empresa e encerra às 18h40, sem ter tomado qualquer tipo de decisão ou ter feito qualquer planejamento.

Tomando como base esta e outras situações parecidas, neste artigo, daremos dicas valiosas sobre como elaborar uma reunião proveitosa para todas as partes. Acompanhe a seguir!

Como fazer uma reunião produtiva?

Basta se atentar ao passo a passo que listamos.

1. Esteja convicto se ela é realmente necessária

Antes de marcar uma reunião, você precisa ter consciência de duas consequências:

• A produtividade será reduzida ou completamente parada;
• Os prazos e entregas continuam sendo os mesmos.

Pensando nesse cenário, você deve se questionar 4 coisas:

1. É realmente necessário fazer uma reunião para essa pauta?
2. Existem decisões a serem tomadas?
3. É possível que essas decisões sejam tomadas durante a reunião?
4. O que deixará de ser feito enquanto estamos na sala?

Respondendo a essa reflexão, poderíamos chegar a algumas conclusões sobre a história contada:

Os resultados da promoção poderiam ser enviados por e-mail, para que cada colaborador checasse individualmente. Caso a empresa desejasse um feedback, poderia marcar uma reunião mais curta posteriormente apenas para isso.

Nenhuma decisão foi tomada ou poderia ser tomada durante essa reunião, afinal, decidir os próximos passos após o fim de uma campanha não é algo a ser planejado apenas com discussão de ideias numa reunião. Seriam necessários outros encontros.

Durante 2 horas e 40 minutos de uma sexta-feira, todos os colaboradores da empresa ficaram sem produzir.

Lição:

Sempre avalie a real necessidade de marcar uma reunião.

1. Reunião produtiva marcada

Se você definiu o(s) assunto(s) que precisa ser discutido ou apresentado aos colaboradores da sua empresa, incluindo gerentes e supervisores, e chegou a conclusão de que realmente é necessário marcar essa reunião…

Quem realmente precisa participar

• Defina as pautas a serem discutidas na reunião e liste quem são as pessoas diretamente envolvidas com essas pautas.
• As pessoas convidadas para a reunião devem ser aquelas que serão responsáveis por delegar as decisões tomadas, e aquelas responsáveis por executar.

Check-list de pautas

• Crie uma lista com todos os assuntos, aviso e dúvidas que devem ser abordados durante a reunião.
• Vá marcando durante a reunião quais itens já foram abordados, para manter o controle da produtividade da mesma.
• A reunião não termina enquanto não forem marcados todos os itens, por isso, seu foco principal deve ser cumprir a lista.

Sem mais delongas

Sua responsabilidade como mediador e líder dessa reunião deve ser garantir que ela cumpra com o propósito dela, portanto:

• Não seja a pessoa a iniciar conversas desnecessárias que fujam da pauta.
• Se outra pessoa iniciar uma conversa desnecessária, imediatamente puxe-a de volta para o contexto da reunião e restabeleça o foco.
• Tenha em mente um tempo máximo para encerrar a reunião.
• Se notar que um assunto não é possível de ser resolvido ali mesmo, passe a próxima pauta e resolva-o em outra situação mais adequada e preparada.

Se antes reuniões eram um problema, agora você está preparado!