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Tanto no meio corporativo quanto no âmbito pessoal, possuímos objetivos que buscamos alcançar, para que isso ocorra, é necessário realizar a gestão de metas.
Se preparar para atingir essas metas significa com um futuro cheio de incertezas. Por exemplo, ninguém imaginava que enfrentaríamos uma pandemia da magnitude da Covid-19. Certamente ela atrasou muitos objetivos no meio no profissional.
Para que os objetivos possam ser mantidos, mesmo com seus prazos alterados e com a realização de adaptações ocorram no meio do caminho, a gestão de indicadores e metas é o melhor caminho.
Pensando nisso, separamos os principais assuntos que vão te ajudar a realizar essa gestão com qualidade. Boa leitura!
O que é a gestão de metas?
A gestão de metas e resultados é o procedimento responsável pelo acompanhamento do cumprimento das metas, e de todo o processo que está sendo feito pela equipe para que elas sejam alcançadas, dentro do prazo e do orçamento pré-determinado.
A meta dá forma aos objetivos. Por parecerem similares, muitos pensam que são a mesma coisa, mas existem diferenças.
As metas são a maneira de dar quantidade aos objetivos, seja de tempo, por ordem de urgência, importância e de priorização por conta dos resultados que se deseja atingir.
Por que é importante aplicar a gestão de metas?
Todas as empresas almejam o sucesso e grandes realizações, mas para conquistá-las é preciso possuir definições concretas e claras, para que a equipe execute o processo com eficiência.
É essencial dar um direcionamento para manter um foco e não desviar do que precisa ser realizado, se a equipe ficar perdida e sem acompanhamento, as coisas podem desandar e conflitos podem começar a surgir, o que prejudica a motivação e a produtividade da equipe.
A gestão de metas e resultados é importante para:
- Manter o foco;
- Definir estratégias;
- Ter uma comunicação clara com a equipe;
- Receber sugestões do time;
- Aumentar a motivação e a produtividade;
- Alavancar o desenvolvimento interno;
- Fortalecer o propósito da empresa;
- Facilitar a mensuração dos dados;
- Auxiliar no cumprimento mais ágil das ações.
Quanto mais sentimento de pertencimento os colaboradores tiverem, mais se sentirão empenhados em realizar sua tarefa com precisão e também passar a dar sugestões de melhorias, o que trará mais benefícios ao desenvolvimento das ações de gestão de metas.
Como fazer uma boa gestão de metas?
Para fazer uma boa gestão de metas, você deve incluir diferentes formatos de acompanhamento e execução do trabalho na sua empresa, como: metodologias ágeis, OKRs e também o PMBOK. Confira mais sobre cada uma dessas ferramentas:
Metodologias ágeis
Auxiliam no controle de prazos, acompanhamentos e gestão de tempo para a realização de planejamentos, reuniões, debates, verificar as tarefas realizadas e adequar as ações.
Através das principais metodologias ágeis, como o Scrum, Kanban e o Lean, é possível acompanhar quais tarefas já foram feitas, as que estão em andamento e as que estão com atraso. Além de cumprir uma carga horária máxima para encontros e reuniões e também eliminar ações pouco efetivas do cronograma.
PMBOK
O PMBOK é o escopo de conhecimento em gerência de projetos, um guia completo com referências e direcionamentos do que deve ser feito em uma gestão de projetos, está em sua 7ª edição.
Nele contém: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisição e partes interessadas, aplicadas em 5 etapas de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.
O aprofundamento e detalhamento das ações apontadas no PMBOK o diferenciam de metodologias que são apenas complementares.
OKRs
Os OKRs são os objetivos e resultados-chaves das ações de uma empresa, sendo utilizado como ferramenta de controle de planejamento, sendo separadas por etapas, como:
- Escolha de um objetivo maior;
- Definição das metas quantitativas desse objetivo;
- Colocação de prazos para que essas metas sejam atingidas;
- Detalhamento de como as metas quantitativas serão atingidas.
É importante que os colaboradores também façam parte desse processo e criem os seus resultados-chaves para cada objetivo.
O OKR é uma excelente ferramenta para lidar com a organização e desdobramento das metas, mas para funcionar é preciso que os dados atuais sejam sempre comparados aos anteriores, pois isso dará margem e mensuração para as metas seguintes.
Timesheet da Oitchau
A gestão de indicadores e metas também pode ganhar (e muito!) com a adoção de uma ferramenta de Time Tracking, como é o caso do Timesheet da Oitchau.
Essa é uma ferramenta que permite aos gestores acompanhar o tempo gasto por cada colaborador no desenvolvimento das atividades.
A ferramenta é compatível com uma série de outros aplicativos comuns nas empresas para a distribuição de tarefas. Por exemplo, como o Trello, Asana, Todoist, etc. Funcionando como um plugin a ser adicionado a cada uma dessas soluções.
Para o utilizar, basta que cada colaborador indique quando deu início a uma atividade. A mesma coisa deve ser feita ao terminá-la.
Caso haja qualquer tipo de necessidade de interromper a atividade para passar a outra, o colaborador pode suspender a contagem de uma, para dar início à outra.
Isso não faz com que informações sejam perdidas e nem prejudica a contagem e gestão do tempo de execução da tarefa.
Por exemplo, caso inicie uma atividade X por 1h30min e tenha que passar à atividade Y, sem ter terminado à primeira, pode fazê-lo. Ao retomar a tarefa X, ela será contabilizada a partir de 1h30min.
Essa ferramenta consegue ajudar na gestão de metas por auxiliar a determinar quais são as atividades que demandam mais tempo.
Ainda, quais são os colaboradores que conseguem realizar certas tarefas em menor tempo. Portanto, é algo que permite que haja o controle do tempo, mas vai além disso.
Com um Timesheet como o da Oitchau, torna-se possível fazer uma gestão de metas e de resultados com maior precisão.
Isso é possível porque a ferramenta dá ao gestor informações importantes sobre:
- Quais colaboradores são mais ágeis;
- Quais tarefas demandam mais tempo para certos colaboradores e menos tempo para outros;
- Onde a capacitação de colaboradores deve focar;
- Quais são as atividades que realmente demandam mais tempo (de modo geral) e que não devem ser acumuladas com outras na agenda de um colaborador, etc;
- Como anda a produtividade de todo o setor;
- Qual foi o gasto total de um projeto com base no tempo que ele levou para ficar pronto.
Nesse sentido, é importante lembrar que uma política de metas somente obtém sucesso quando é feita de maneira justa.
Ou seja, de modo que o colaborador realmente tenha como desafio a execução de tarefas que podem ser feitas em um espaço-tempo.
Caso contrário, ele ficará sobrecarregado e impedido de alcançar as metas. Não só isso, mas também tende a diminuir o engajamento e aumentam as chances de rotatividade.
Por isso, saber quais são as tarefas que demandam mais tempo, ou menos tempo, é importante para a gestão de metas e de indicadores.
Quais falhas devem ser evitadas?
Como todos os processo, erros e falhas podem existir, mas a prevenção faz com que sejam resolvidas de maneira mais rápida, para que não se tornem um grande problema e gere conflitos durante a gestão de metas. Algumas dessas falhas a serem evitadas são:
- Falta de comunicação com a equipe;
- Não criar um cronograma de acompanhamentos;
- Não coletar dados para mensurar depois;
- Não emitir relatórios com frequência.
- Evitar feedbacks;
- Não estabelecer prioridades;
- Colocar metas e prazos fora da realidade;
- Ser pouco flexível;
- Deixar de lado a cultura organizacional da empresa;
- Não ter transparência durante os processos.
Elas podem parecer muito óbvias de início, mas é nas etapas mais básicas que falhas começam a acontecer, para não se expandirem em outros aspectos do processo é preciso estar sempre disposto a ajudar a equipe, ouvi-la e acompanhá-la, afinal a empresa é feita de pessoas e as metas são cumpridas por pessoas também.
Quais as principais vantagens?
Todos os modelos de gestão possuem vantagens ao serem implantadas em conjunto com os colaboradores, e apesar de já saber como fazer a gestão de metas, ao se atentar as falhas a serem evitadas e sua importância, o time aumenta o número de benefícios que a empresa e a equipe podem usufruir.
Metas bem organizadas auxiliam para que nada saia dos trilhos e a equipe não se sinta abandonada pelo seu gestor, isso acaba por criar uma conexão profissional e um vínculo pela empresa.
Ao ter transparência, coleta de feedbacks e aceitação de sugestões, a equipe se sente mais engajada a entregar mais do que a empresa pede, por estar enxergando valor e também se sentir valorizado. O crescimento da empresa se tornará mais facilitado e produtivo.
Veja também: Planejamento tático: o que é e como fazer
