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Como fazer emissão de nota fiscal eletrônica?

Todo processo que tem o objetivo de modernizar e simplificar a vida dos pequenos empresários brasileiros é bem-vindo. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi criada com o propósito de padronizar o processo em todo o país!

Agora ficou ainda mais prático e fácil para as empresas emitirem e enviarem suas declarações ao Fisco. No entanto, ainda há muita dúvidas sobre a emissão das NF-e.

A implantação da NF-e está acontecendo de forma progressiva desde 2006, começando pelos contribuintes de ICMS e IPI.

Atualmente, ao abrir uma empresa, o gestor deve, primeiramente, verificar o Portal NF-e (Receita Federal) e o site da Secretaria de Estado da Fazenda ou a Sefaz de sua cidade para saber se sua empresa deverá aderir à NF-e.

Caso tenha dificuldades em compreender as informações dos sites oficiais, uma boa dica é consultar o seu contador. Ele é o profissional indicado para lhe prestar a melhor assessoria no assunto.

Embora emitir uma NF-e já seja algo corriqueiro para muitas empresas, alguns gestores ainda têm dúvidas a respeito do assunto.

Neste artigo, explicaremos o passo a passo da emissão da NF-e. Confira!

Como emitir a Nota Fiscal?

1. Tipo de Nota Fiscal

O primeiro passo para emitir a Nota Fiscal é saber qual o tipo de Nota Fiscal que sua empresa emite:

  1. Compra e venda de produtos (bens ou mercadorias), remessa, devolução, exportação, etc.;
  2. Prestação de serviços, ou
  3. NF para o consumidor: cupom fiscal (sem identificação do comprador).

2. Certificado digital

A Nota Fiscal, para ter validade, precisa ser verificada por um certificado digital. Para adquiri-lo, o gestor deverá procurar uma autoridade certificadora que seja credenciada pelo ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

3. Cadastro na Sefaz

Se sua empresa emite notas de produtos ou de consumidor, será necessário cadastrá-la para que possa emitir a NF-e na Secretaria de Estado da Fazenda na cidade em que sua empresa está situada.

Para as empresas que emitem Nota Fiscal de serviço, o cadastro deverá ser feito junto à prefeitura de seu município.

Para evitar problemas ou atrasos, verifique com antecedência o que precisará para realizar o cadastro, pois varia de uma cidade para outra.

Ponto Eletrônico

4. Software de emissão de NF-e

Para emitir a NF-e, sua empresa precisará de um software emissor de NF-e. O governo disponibiliza um ambiente digital totalmente gratuito para as empresas. No entanto, muitos gestores preferem adquirir um software próprio para a emissão, que possuem integração com outros sistemas que facilitam as rotinas organizacionais.

Vale ressaltar que a emissão de NF-e para o microempreendedor individual (MEI) é diferente!

5. Tipos de NF-e

São quatro modelos de NF-e utilizados atualmente. Acompanhe.

  1. NF-e: criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A (venda de produtos e prestação de serviço com incidência de ICMS);
  2. NFS-e: criada para substituir as notas fiscais cujos serviços incidem ISS;
  3. NFC-e: cupom fiscal, utilizada no varejo para venda direta ao consumidor final.
  4. NFA-e: nota fiscal avulso utilizada por MEIs.

Há, ainda, o CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico), utilizado para o transporte de cargas.

Como escolher o emissor para nota fiscal eletrônica?

O mercado atualmente possui inúmeras opções de emissores para notas fiscais eletrônicas, mas existem alguns cuidados que são necessários no momento da escolha. É necessário certificar que a solução escolhida é a mais adequada para a sua necessidade.

Algumas questões precisam ser avaliadas com cautela, para que o emissor atenda à todas as necessidades da empresa. Considere alguns aspectos na hora da escolha, como:

Conhecimento especializado

Se a sua empresa dispuser de um profissional capacitado com os devidos conhecimentos técnicos para a escolha de um software, será possível ter um “leque” maior de opções.

Mas caso não seja o caso da sua empresa, busque por opções mais simples, que já ofereçam toda a instalação e personalização necessária para o seu negócio, abrangendo todas as necessidades e com opção de suporte.

Necessidades específicas do negócio

Antes de escolher o emissor, faça uma breve pesquisa de todos os itens que são importantes para a sua empresa. Realize um levantamento com todas as particularidades do negócio, e tudo que precisa constar na emissão da nota fiscal, todos os trâmites e demais itens.

Uma empresa de pequeno porte necessita emitir poucas notas, logo não existe a necessidade de um software focado na agilidade de emissão. Mas se o objetivo for o crescimento exponencial do negócio ou expansão, o mais adequado é um software que comporte a demanda.

Recursos financeiros

Esse é um ponto muito importante que precisa ser avaliado com cautela, pois é necessário que a empresa considere quais são os recursos financeiros que está disponível para realizar o investimento. O mercado dispõe de soluções de diversos valores, e com contratos variados, que precisam ser estudados.

A saúde financeira do negócio não pode ser abalada com a implementação de um software especializado. O mercado atualmente disponibiliza opções para atender a todas as demandas, até mesmo com opções que são gratuitas, até as opções mais incrementadas, com personalização de recursos, entre outros.

Busque por referências

Nas pesquisas para encontrar o melhor fornecedor, inclua uma etapa de pesquisas sobre referência. Das empresas selecionadas, procure pelos seus clientes e veja qual o nível de satisfação, se existem reclamações, problemas latentes entre outros.

É importante ter boas referências para garantir que o fornecedor é o mais adequado para o seu negócio, e que não terá problemas, pois oferecerá um serviço de qualidade.

Realização de testes

Opte por soluções que concedam um período de testes gratuito, para que seja possível avaliar a solução em ação. E verificar se ela realmente atende a necessidade do seu negócio.

Assim você não fica frustrado, e não tem a obrigação de permanecer com um fornecedor só porque assinou o contrato.

A partir dessas informações, sua empresa realmente estará pronta para realizar a emissão de notas, cumprindo todas as recomendações realizadas pelo Governo.

Benefícios da emissão da NF-e

A implementação da NF-e não traz somente a simplificação das rotinas organizacionais das empresas. A chegada da NF-e beneficia, diretamente, tanto as empresas, como o governo e a sociedade.

Acompanhe:

  • A mudança para a NF-e reduz o impacto ambiental com a redução de papel;
  • O tempo para a fiscalização e liberação de cargas é reduzido;
  • O armazenamento digital reflete positivamente nos custos da empresa;
  • Para o governo, a implantação da NF-e contribui para otimizar a fiscalização e garantir que as empresas estejam em dia com o Fisco;
  • Segurança dos documentos fiscais, isto é, diminuição de fraudes e sonegação, entre outros.

Modernização a favor das empresas

A modernização no processo de emissão de Notas Fiscais traz uma grande vantagem para as empresas em geral. O uso da tecnologia nos processos burocráticos facilita a vida dos empresários, sobretudo os gestores de pequenas empresas!

Todos os documentos emitidos permanecem disponíveis para consulta no site da Receita Federal por até 180 dias após a emissão. De posse de uma chave gerada no momento da emissão, o gestor é capaz de consultar as NF-es e garantir que tudo esteja correndo de acordo com o planejado.

Agora você já está pronto para emitir suas notas fiscais e aproveitar as vantagens!

Veja também: Desoneração na folha de pagamento: O que é?

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