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Quando você é responsável por conduzir uma empresa e liderar equipes, toda ajuda é bem-vinda! Com o advento da tecnologia, os gestores podem contar com o auxílio valioso de aplicativos criados com o propósito de otimizar rotinas atribuladas e gerenciar o tempo no trabalho.
Neste artigo, vamos conhecer quatro aplicativos essenciais que todo o gestor deve ter para administrar e economizar tempo no trabalho. Confira!
Entenda a importância dos aplicativos para ganhar em produtividade das equipes
Com as inovações tecnológicas, as empresas estão aderindo à novas ferramentas que possibilita o ganho de produtividade, agilidade e rapidez nas entregas. Ela é a principal aliada das empresas no processo de melhoria e gerenciamento de processos.
O que é o caso dos aplicativos, que eram subutilizados pelas empresas, até que foi possível perceber suas possibilidades. É possível utilizar os aplicativos para ganhar em agilidade nas entregas das equipes.
Como toda mudança, é aceitável ter uma resistência em relação ao uso de novas ferramentas no ambiente empresarial. A principal preocupação dos gestores era que a produtividade tivesse uma queda, em função do uso dos aplicativos.
Já que o uso de celulares no meio corporativo é uma discussão antiga, onde existem os apoiadores, e aqueles que são totalmente contra, por entender que pode dividir atenção com as atividades diárias.
Mas com a evolução da tecnologia, foi possível perceber que só existem ganhos na implementação de inovações, como o uso dos aplicativos.
Quais são os benefícios de implementar o uso de aplicativo para aumentar a agilidade nas entregas das equipes?
As empresas, por mais que entendam a evolução da tecnologia, e todos os benefícios envolvidos, ainda enfrentam resistência por medo de atrapalhar no rendimento dos colaboradores, mas estão percebendo que é um grande engano, já que a tecnologia chegou para melhorar rotinas e processos.
Não pense que são poucas as vantagens em implementar o uso de aplicativos para melhorar as rotinas de trabalho, para alcançar bons resultados organizacionais.
Uma das principais vantagens com a implementação de aplicativos no ambiente corporativo é a agilidade, pois é necessário que a empresa se adapte à velocidade das informações no mundo, e que a adaptação é necessária para a sobrevivência e crescimento no mercado. Conheça outras vantagens:
Compartilhamento de informações
A integração de aplicativos corporativos atua como uma ponte através da qual as informações fluem entre diferentes softwares dentro e fora da infraestrutura de TI. Elimina redundâncias, cria armazenamentos de dados e consolida a coleta de dados.
O aplicativo pode atuar como o único ponto de entrada para acesso a dados em vários departamentos, o que reduz o tempo perdido na busca por informações e garante que os dados estejam atualizados.
Automatização do fluxo de trabalho
Os aplicativos podem agilizar vários processos que lidam com atividades ou dados de diferentes aplicativos de software. A plataforma de marketing, pode ser utilizada como exemplo, pois pode ser integrada aos dados do CRM para enviar e-mails aos clientes com base no comportamento e na demografia anteriores.
Os resultados podem ser analisados e inseridos no sistema ERP da empresa para determinar quais áreas são mais adequadas para investimento.
Melhores aplicativos para agilizar o trabalho na empresa
1. ClearFocus
Esse aplicativo foi desenvolvido a partir da metodologia Pomodoro, onde o tempo é repartido em blocos, de 25min em 25min, com pequenos intervalos que podem variar de 3 a 5 minutos, e outros intervalos que são maiores, que podem durar de 1h até 1h30min.
De acordo com a metodologia, no momento em que intercala o descanso com as atividades laborais, o aplicativo auxilia no ganho de produtividade, pois ganha-se em agilidade mental. O ClearFocus é um gratuito, e pode ser encontrado na PlayStore.
2. Trello
O Trello é um aplicativo de gerenciamento de tarefas bastante intuitivo! Por esse motivo, é bastante utilizado por empresas, independentemente de seus portes, pois consegue atender a todos com a mesma eficiência.
No painel do Trello é possível criar listas de tarefas. Em cada uma delas o gestor insere cartões, anexa arquivos, define prazos, direciona os trabalhos para cada membro da equipe e adiciona comentários e observações.
Toda a equipe é notificada conforme as tarefas vão sendo feitas. Dessa forma, o gestor consegue acompanhar a linha do tempo de cada trabalho. O Trello pode ser integrado com diversos serviços de nuvem, como o Dropbox ou o Google Drive!
3. Wunderlist
O Wunderlist também é um aplicativo essencial para quem precisa gerenciar o tempo e se manter organizado. Com ele, o usuário cria listas de afazeres para as mais diversas tarefas: desde marcar aquela reunião importante com o conselho diretivo da empresa até responder e-mail pessoais.
Em cada uma das tarefas, o gestor pode determinar um tempo para que o trabalho seja realizado e estabelecer um alerta para que seja lembrado quando estiver perto da hora.
O Wunderlist pode ser baixado em dispositivos móveis, PCs e até no Kindle.
4. Rescue Time
O Rescue Time é o aplicativo perfeito para as pessoas que sentem que não produziram nada o dia todo, mas não conseguem perceber onde estão desperdiçando tempo.
Esse software monitora todas as atividades dos aplicativos de seus smartphone e do tempo que usa a internet com o objetivo de manter sua produtividade e evitar o desperdício de tempo nas redes sociais ou outras distrações que o impedem de cumprir prazos.
Com o Rescue Time, o usuário tem acesso a dados completos para identificar os desvios de atenção. Você desperdiça menos tempo e produz muito mais!
O que o aplicativo Oitchau pode contribuir para melhoria da produtividade da sua empresa?
O Oitchau é o melhor aplicativo de controle de ponto do Brasil, de acordo com as diretrizes das Portarias 1510/09 e 373/11 do Ministério do Trabalho. Ao utilizá-lo, o gestor é capaz de acompanhar em tempo real as jornadas de trabalho de seus colaboradores!
O sistema é totalmente anti fraude: quando faz o registro de ponto, o Oitchau verifica a identidade, a hora do registro e a localização do colaborador (por GPS, WiFi ou Bluetooth). Esses dados são impossíveis de serem adulterados, o que garante a segurança e a transparência no controle de ponto.
Além disso, o Oitchau traz um benefício excelente aos colaboradores que trabalham em turnos ou plantões, que, também, significa uma maneira eficiente de economizar o tempo dos gestores.
Pelo aplicativo do Oitchau, os colaboradores podem enviar solicitações de troca de turnos ou plantões, solicitações de folga, pedido/aviso de férias, entre outros. O gestor é notificado e pode responder às solicitações na hora!
Ao final de cada período, é só baixar os relatórios de ponto com todos os registros e enviar diretamente ao RH ou contador.
O grande diferencial dessa plataforma é que, no momento do fechamento de ponto, o RH não precisa de correria, pois todo o controle de ponto foi feito ao longo do mês, praticamente eliminando a necessidade do fechamento!
Tempo é dinheiro
Aproveite essas dicas para começar a administrar e economizar tempo no trabalho. Ter uma rotina otimizada permite que gestores possam se concentrar no que é realmente essencial.
Para os colaboradores, a administração do tempo garante jornadas de trabalho mais eficientes, menos horas extras e mais qualidade de vida!
Veja também: Liderança liberal: Entenda mais sobre o tema
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