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Monitorar colaboradores em home Office: Como fazer?Qual limite?

O trabalho em home Office é uma forma de prestação de serviços que se torna cada vez mais comum no país, sendo uma das melhores opções às empresas neste ano em razão da pandemia de Coronavírus e da necessidade de isolamento social. Qual o limite para monitorar colaboradores?

Esse é um ponto que ainda gera muitas dúvidas, principalmente quanto à forma de realizar o monitoramento das atividades dos empregados em home Office e qual o limite para tal.

Separamos abaixo algumas dicas relativas ao teletrabalho. Confira!

Colaboradores em home Office: Como organizar essa forma de trabalho

Legalmente o home Office é chamado de teletrabalho e corresponde à prestação de serviços, pelo trabalhador, de sua própria casa. Ou seja, não há a necessidade diária do comparecimento do colaborador na sede ou filial da empresa.

São utilizadas ferramentas de comunicação e acesso que, geralmente, envolvem celulares e computadores conectados à rede de internet. Para esses, existem diversos softwares que auxiliam não só na prestação dos serviços, mas também no controle das atividades.

Home Office: Regras legalmente previstas

O teletrabalho segue uma série de regras específicas, como a dispensa do controle de horário pelo empregador, por exemplo.

Caso ele tenha sido instaurado de maneira temporária em razão da pandemia de Covid-19 ou por outros motivos a um trabalhador cuja jornada era devidamente controlada até então, as empresas devem seguir realizando esse controle.

Por outro lado, em situações normais o prazo entre a comunicação ao trabalhador da alteração da prestação de serviços para a categoria home Office e o início efetivo deve ser de 15 dias. Em razão da pandemia esse prazo foi diminuído para 2 dias.

Esse prazo não se aplica aos trabalhadores que forem contratados sob a condição de prestação de trabalho remoto desde logo.

Além disso, outras regras importantes dizem respeito à necessidade de firmação de um termo adicional de contrato de trabalho entre o trabalhador e a empresa. Nesse termo, deverão estar especificados os aspectos dessa prestação de serviços.

Dentre essas especificações, por exemplo, é possível citar a responsabilidade pelas ferramentas de trabalho, a necessidade de envio periódico de relatórios, o pagamento pela empresa de valor adicional em razão das despesas do trabalho remoto ao empregado (luz, internet, manutenção de aparelhos etc.), dentre tantos outros.

Como monitorar colaboradores home Office?

O trabalho remoto, em regra, não exige o controle de horário, primeiramente. Conforme apontado acima, em caso de alteração temporária ou de opção da empresa, esse controle pode (e deve) ser realizado.

Existem diversas dicas importantes que podem auxiliar em muito a instauração do trabalho em home Office aos seus colaboradores, principalmente durante a pandemia de Coronavírus cujos números no país são crescentes.

Confira algumas importantes dicas:

1.      Comunicação: estabeleça plataformas e regras para contato

Em primeiro lugar, a comunicação entre os membros das equipes e seus superiores é primordial, de forma que quanto mais imediata também será mais efetiva.

É por meio dessa comunicação, que o controle das atividades prestadas pelos colaboradores remotos é realizado de maneira mais efetiva. Assim, é possível realizar a cobrança de prazos, atualização de processos criativos e produtivos e também o compartilhamento de ideias e desenvolvimento conjunto de trabalhos.

Cabe ressaltar que o trabalhador, mesmo que em home Office, continua tendo as mesmas responsabilidades que possuía quando prestava serviços na sede empresarial. Dessa forma, nada impede a cobrança de suas atividades pelos seus superiores.

Isso, claro, deve ser feito de modo educado e, também, dentro dos limites de horários de prestação de serviços.

É importante também estabelecer métodos de comunicação. Para muito além das ferramentas escolhidas, também é interessante que o empregado tenha conhecimento prévio de quais horários são melhores para contato, se por meios escritos, videoconferência ou áudio e a quem deve se reportar ou contatar em situações específicas.

2.      As metas devem continuar sendo definidas

Assim como no trabalho realizado normalmente na sede da empresa, a boa gestão de forma remota do funcionamento de sua empresa depende também do estabelecimento de metas.

Isso porque elas dão um rumo ao empregado sobre o que é prioridade nas suas atividades, assim como o faz perceber que elas continuam sendo de grande importância para a empresa.

Ou seja, mesmo que o trabalho seja realizado à distância ele deve permanecer apresentando resultados e realizado com qualidade, sem exceções quanto a isso. A definição de metas também auxilia no efetivo controle do que está sendo feito pelos empregados em home Office.

Também é importante que haja o reconhecimento da boa atuação dos colaboradores e o esforço deles em manter a empresa funcionando naturalmente ou o quão perto da normalidade for possível.

Assim como estabelecer metas é necessário, reconhecer seu alcance também é essencial e mantém o interesse do colaborador na realização de suas atividades.

2.      Treine seus funcionários para a prestação do trabalho em home Office

Também é importante garantir que os colaboradores possuem conhecimento das ferramentas que serão utilizadas no trabalho em home Office. Isso é essencial tanto para a prestação das atividades quanto para a qualidade delas e produtividade.

É importante treiná-los. Esse treinamento, por sua vez, pode ser feito de maneira remota. Uma forma de realizá-lo, por exemplo, é por meio da disponibilização de vídeos explicativos ou mesmo de manuais de uso dos softwares.

Se possível, disponibilize profissionais da área tecnológica de sua empresa para esclarecer eventuais dúvidas ou auxiliar em erros do sistema ou dificuldades que possam surgir ao longo do home Office.

3.      Estabeleça regras claras

A efetiva gestão do trabalho em home Office depende também do estabelecimento de regras claras que, obviamente, devem ser comunicadas aos trabalhadores.

Essas regras, para maior segurança jurídica, devem ser elencadas no termo adicional de contrato de trabalho firmado entre o empregado e a empresa. Isso auxilia na realização do trabalho e na efetividade dele.

É possível que a empresa realize cobranças de atividades e de outras questões pré-estabelecidas e que influenciam no trabalho e na qualidade com que ele é prestado. Isso é essencial à gestão.

A elaboração de um checklist diário ou semanal com atividades que devem ser entregues, assim como a necessidade de marcação de ponto digital são algumas dessas regras.

Quais os limites do controle do trabalho em home Office?

Conforme visto acima, o trabalho realizado de forma remota é compatível com o controle das atividades. Assim como nos casos de prestação de trabalho de forma tradicional, ou seja, na sede da empresa, aqui também são aplicáveis limites que devem ser observados com atenção pelo empregador.

Primeiramente, o horário de trabalho ainda deve ser respeitado. Ou seja, não é porque o trabalhador tem acesso remotamente aos sistemas de trabalho que poderá ser contatado a qualquer momento para prestar serviços.

Em caso de exceção, por outro lado, em que por motivo de força maior haja essa necessidade, o trabalho prestado além do horário contratual de trabalho deverá ser remunerado como extra. Além disso, os intervalos devem continuar sendo respeitados.

Existem algumas empresas que consideram a exigência de que os empregados em trabalho remoto prestem serviços com a câmera do computador ligada durante todo o serviço.

Essa prática, entretanto, é contraindicada, uma vez que pode ser configurada como abusiva perante a Justiça do Trabalho. Indica-se o uso de outras ferramentas de controle de horários e atividades, conforme as citadas acima.

Isso também é importante na medida em que o uso da câmera pode expor outros moradores da residência do trabalhador, o que pode se tornar constrangedor e, claramente, abusivo.

Lembre-se que a residência do trabalhador não é, originalmente, arquitetada com o intuito de ser utilizada como escritório e local de prestação de serviços, de modo que nem todos terão um local privativo para a prestação das atividades remotas.

Veja também: Teletrabalho CLT: Tudo que você precisa saber!

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