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O HRIS corresponde a um sistema que tem a capacidade de revolucionar a gestão de pessoas na sua empresa. Ele basicamente reúne informações e permite a automatização de processos.
Com isso, oferece dados concretos sobre os quais se torna possível tomar decisões assertivas. Do mesmo modo, economiza o tempo dos colaboradores do departamento de RH de modo que eles possam se voltar para os projetos de gestão.
Por isso, caso a sua empresa ainda não conte com um HRIS, chegou o momento de refletir sobre isso e mudar esse cenário. Saiba no artigo de hoje como o sistema funciona, suas tarefas, benefícios e como implementá-lo.
O que é HRIS?
HRIS é a sigla em inglês para Human Resources Information System. Em tradução para o português, significa “Sistema de Informação de Recursos Humanos”.
A expressão representa um software que é projetado para auxiliar empresas no gerenciamento de informações relacionadas aos seus colaboradores. Ele reúne dados diversos em um só lugar e facilita o acesso a eles.
Quando em nuvem, o sistema também permite a automatização e a simplificação dos processos da gestão de recursos humanos, uma vez que pode se integrar a diferentes softwares presentes no RH.
Desse modo, o HRIS pode abranger uma ampla gama de funcionalidades, dentre as quais estão:
- Gerenciamento de folha de pagamento;
- Rastreamento de tempo e presença;
- Gestão de benefícios dos funcionários;
- Recrutamento e integração de novos funcionários;
- Desenvolvimento e treinamento de funcionários;
- Avaliação de desempenho e gestão de talentos;
- Análise de dados e relatórios de RH.
Portanto, o HRIS é útil para automatizar tarefas repetitivas. Atua também na redução de erros e na reunião de informações que são cruciais para a tomada de decisões pelos gestores.
Quais são as funções do HRIS?
Um sistema de informações de RH pode oferecer diversas funções, como vimos rapidamente no tópico anterior. Confira como ele atua nas principais delas para entender melhor como ele funciona.
Gerenciamento de folha de pagamento
O HRIS auxilia no gerenciamento do holerite dos colaboradores. Para isso, realiza atividades como:
- Integração com bancos para pagamento de salários;
- Cálculo de salários, horas extras, benefícios e descontos;
- Geração de contracheques e relatórios.
Rastreamento de tempo e controle de jornada
O sistema de informações de RH também exerce atividades referentes à gestão de tempo, algo essencial para a gestão de pessoas, de pagamentos, benefícios, etc. Para isso, ele:
- Controle de ponto através de diferentes métodos, como quiosque com biometria e aplicativo para marcação remota;
- Controle de tempo em atividades diárias;
- Cálculo de horas extras e banco de horas.
Para que isso seja possível, o ideal é utilizar o cartão de ponto Oitchau e o timesheet Oitchau. Eles controlam, respectivamente, a jornada e as escalas dos trabalhadores, bem como a forma como ele gerencia seu tempo e o utiliza em diferentes atividades.
Gestão de benefícios dos funcionários
O HRIS é útil na gestão de benefícios que a empresa oferece aos colaboradores, sejam eles decorrentes de leis trabalhistas ou de políticas internas. O sistema atua nas seguintes frentes:
- Administração de planos e controle de elegibilidade e inscrição em benefícios;
- Comunicação e atualização de informações sobre os benefícios.
Recrutamento, seleção e integração
Uma das principais funções do RH condiz à contratação de pessoas para compor o quadro de colaboradores. O HRIS se mostra importante nesta tarefa, ao:
- Determinar as necessidades de cada setor e vaga;
- Fazer a triagem de candidatos, etc.
Análise de dados e relatórios de RH
O RH, da mesma forma que outros setores de uma empresa, também necessita de dados para analisar sua atuação e planejar os próximos passos. O sistema pode ser interessante nisso, ao:
- Coletar e analisar dados de RH;
- Gerar relatórios sobre turnover, absenteísmo, clima organizacional, etc.
Quais são os benefícios de implementar o HRIS na empresa?
São muitas as vantagens que a empresa pode ter acesso ao implementar um sistema de informações de RH. Conheça quais são as principais.
Precisão de dados
O HRIS dispensa a necessidade de entrada de dados manual. Com isso, elimina erros de digitação e torna os dados mais precisos.
Tomada de decisão assertiva
O HRIS fornece dados e relatórios com dados precisos. Isso é essencial para a tomada de decisão e para as estratégias da empresa.
Melhoria da experiência do colaborador
O HRIS geralmente inclui recursos de autoatendimento que permitem aos funcionários acessar informações importantes sobre seus contratos.
No sistema eles têm acesso, por exemplo, a contracheques, cartão de ponto, gestão de férias, etc.
Conformidade com regulamentos
O HRIS são úteis para manter e a atuação da empresa atualizada com regulamentações trabalhistas e fiscais.
Como implementar o HRIS na empresa?
A implementação de um sistema de informações de RH requer um planejamento cuidadoso e alguns passos importantes. Veja as etapas necessárias.
Avaliação das necessidades
Antes de selecionar e implementar um HRIS, é crucial entender as necessidades específicas que a sua empresa possui.
Considere quais são os processos existentes, quais requerem melhorias e quais são adequados. Do mesmo modo, o número de colaboradores e o orçamento disponível para investir no sistema.
Considere os sistemas que você utiliza
Para garantir uma boa integração do HRIS que auxilie na automatização de processos, analise quais são os sistemas que você já utiliza. Cartão ponto e sistema de holerites estão entre eles.
Além disso, caso você ainda não use o Oitchau, considere usar este sistema digital. Ele garante precisão de anotações, atualização em tempo real de informações e gera documentos de forma automática.
Treinamento dos colaboradores para uso do sistema
Para garantir uma adoção bem-sucedida do HRIS, é essencial que seus colaboradores tenham acesso a um treinamento sobre como usá-lo e sua importância.
Testes e ajustes
Antes de lançar o HRIS para toda a empresa, faça alguns testes para garantir que o sistema esteja funcionando conforme o esperado. Assim, é possível identificar eventuais erros e corrigi-los antes do lançamento.
Além disso, mesmo após o lançamento do HRIS é importante monitorar o desempenho do sistema para atualizações e correções de problemas que possam surgir no seu funcionamento.
