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Saiba como fazer a gestão de projetos no Jira, um dos principais programas que apresenta essa funcionalidade para grandes empresas e equipes robustas.
Empresas que criam e gerenciam projetos em seu dia-a-dia, seja para o desenvolvimento de novos produtos próprios, ou atuação em projetos de clientes, tem como principal papel saber fazer o gerenciamento desses projetos.
Uma das melhores formas de fazer e ter sucesso na gestão, é a controlando através de programas e aplicativos focados nessa função, que funcionarão como um local para a sua equipe visualizar as tarefas, objetivos, custos e vários outros aspectos do projeto.
Entre esses programas que oferecem estas possibilidades, está o Jira Software, desenvolvido pela empresa australiana Atlassian, que é também a desenvolvedora do Trello, o “irmão” mais conhecido do Jira.
Enquanto o Trello é focado em pessoas que precisam fazer a sua organização pessoal ou pequenas equipes que desejam ter uma organização básica, o Jira é feito pensando em equipes robustas, que lidam com diversos projetos simultaneamente.
Sabendo disso, descubra como fazer a gestão de projetos no Jira, como gerenciar a produtividade dos seus colaboradores através dele e como otimizar a performance dentro do programa. Boa leitura!
O que é gestão de projetos no Jira?
A gestão de projetos no Jira é uma das principais funcionalidades do programa, já que ele foi desenvolvido para que gerentes de projetos e sua equipe possam planejar, acompanhar e controlar seus projetos de maneira organizada e eficiente.
Entre os recursos ofertados pelo Jira que se relacionam a gestão de projetos, temos:
- Definição de objetivos e metas: os gestores podem criar e definir objetivos e metas para seus projetos;
- Organização de tarefas: o Jira permite que as equipes de trabalho organizem tarefas em sprints ou fases, ajudando a garantir que o projeto esteja avançando como planejado;
- Rastreamento de progresso: através do Jira project management, é possível acompanhar o progresso dos projetos em tempo real, permitindo que problemas sejam identificados e corrigidos rapidamente;
- Colaboração: o Jira permite que vários membros da equipe colaborem em projetos, o que garante que o trabalho seja concluído de maneira eficiente e no prazo estabelecido;
- Relatórios: outra funcionalidade do programa que se conecta a gestão de projetos é a oferta de relatórios e gráficos personalizados, ajudando a avaliar o desempenho do projeto e identificar oportunidades de melhoria.
Como fazer a gestão de projetos no Jira?
Para começar a fazer o gerenciamento de projetos no Jira, você deverá seguir alguns passos, confira quais são eles abaixo:
Criar o projeto
Para criar um projeto dentro no Jira você deverá acessar o programa e acessar a seção de “projetos” que aparece na parte superior da tela, depois disso selecione a opção “criar projeto”;
Escolher entre o gerenciamento pela empresa ou pela equipe
Antes de você começar a gerenciar e adicionar as informações do projeto, deverá escolher entre duas opções: gerenciamento pela empresa, ou pela equipe.
O gerenciamento pela empresa vai permitir o acesso a mais funcionalidades e possibilidades, sendo indicado para marcas que desejam padronizar os seus processos, não permitindo tantas alterações por parte de seus profissionais.
Já o gerenciamento pela equipe permite que os colaboradores tenham mais liberdade para mexer e configurar a interface do Jira, sendo indicado para empresas que trabalham com metodologias ágeis, onde os profissionais já contam com um maior nível de autonomia.
Escolher template
O próximo passo é escolher o template que o seu projeto e as tarefas dentro dele serão organizados, desde os mais básicos que apresentam apenas listas e planilhas, até os usados em processos ágeis, como o Kanban e o Scrum.
Todos os templates são modificáveis e podem ser personalizados conforme as necessidades da sua equipe.
Inserir as informações sobre o projeto
Após escolher o template é só começar a configurar as informações sobre o seu projeto, adicionando as tarefas, distribuindo as responsabilidades, os prazos, etc.
Como gerenciar a produtividade de projetos no Jira?
Agora que você já sabe como funciona a gestão de projetos no Jira, deve ter percebido que ela é ótima para organizar os seus processos, mas será que ela também serve para aumentar a produtividade?
A simples organização do projeto dentro do Jira já elevará a produtividade, mas existem outros meios de fazer com que ela seja ainda mais otimizada, um deles é através das integrações para o Jira.
As integrações, também chamadas de plugins ou extensões, funcionam como aplicativos que podem ser adicionados ao programa para que ele tenha as suas funções aumentadas, entre esses aplicativos estão aqueles que focam no aumento da produtividade.
E para ganhar produtividade, é fundamental saber quanto tempo cada tarefa está tomando. Por conta disso, a principal forma de gerenciar a produtividade de projetos no Jira é através da medição do tempo cada um leva, o que pode ser feito através de uma integração.
Como medir o tempo de tasks nos projetos do Jira?
Para medir o tempo das tasks e otimizar a sua gestão de projetos no Jira, você precisará de uma extensão que entregue essa funcionalidade, e o aplicativo perfeito para isso é o da Oitchau.
A ferramenta de gestão de projetos e timesheets da Oitchau integrável com o Jira vai além de um simples cronômetro onde a sua equipe calculará o tempo gasto em cada tarefa, através dele, você poderá:
Acompanhar custos de projetos em tempo real
Através da integração da Oitchau, você poderá fazer a gestão de custos de projetos no Jira, controlando os custos dos projetos da sua equipe a partir da visibilidade da quantidade de horas trabalhadas e do custo por hora de cada um dos seus colaboradores.
Registrar atividades no Jira rapidamente
Ao utilizar a integração da Oitchau, o seu time poderá registrar as horas trabalhadas em cada task dentro do próprio Jira, sem precisar acessar uma plataforma externa.
Aprovar as horas trabalhadas pelo seu time
Após o colaborador registrar o tempo gasto em uma task, ela deve ser aprovada pelo gestor antes de passar a compor a planilha do projeto e compor os cálculos envolvidos, como o tempo total despendido e os gastos.
Visualizar relatórios por projetos, clientes, colaboradores e localizações
Também de maneira facilitada, você poderá ver os dados coletados sobre um projeto dentro do Jira, selecionando esses dados por projetos, clientes, colaboradores e localizações.
Como utilizar a integração da Oitchau para o Jira?
Para começar a utilizar o aplicativo da Oitchau cujo fim é facilitar a gestão de projetos, você deverá seguir alguns passos:
- O primeiro passo é criar sua conta na Oitchau;
- Depois disso, ainda dentro do site da Oitchau você deverá cadastrar a sua empresa e selecionar a função de gestão de projetos, com isso uma série de possíveis integrações serão apresentadas, selecione o Jira.
- Posteriormente, selecione o time que fará a gestão de tempo dentro do Jira através da Oitchau, nessa etapa você poderá também adicionar informações como o tipo de serviço que cada um presta e o custo de sua hora.
- Com o time selecionado, você e todos os profissionais devem baixar a extensão da Oitchau em seu navegador;
- Pronto, é só começar a fazer a gestão de tempo e demais dados apresentados pela solução da Oitchau enquanto o seu time faz o cálculo das horas trabalhadas.
Outras dicas para melhorar a performance da sua gestão de tempo no Jira
Além de utilizar a integração de controle de tempo de tarefas da Oitchau no Jira, outras dicas também podem ser seguidas para que você aumente a qualidade da sua gestão de tarefas feita dentro do programa, confira quais são elas:
- Definir claramente os objetivos do projeto: certifique-se de que todas as partes interessadas, incluindo os membros da equipe e os stakeholders, entendam os objetivos do projeto, bem como sua importância e urgência.
Além disso, cada um deles deve fazer parte também da definição dos objetivos que serão repassados para dentro do Jira;
- Crie um plano de gerenciamento de projetos detalhado: um plano bem estruturado e detalhado inclui o escopo, o cronograma, o orçamento, a equipe e as tarefas a serem realizadas;
- Utilize modelos de fluxo de trabalho personalizados: crie modelos de fluxo de trabalho personalizados no Jira para automatizar processos repetitivos e garantir que as atividades sejam realizadas de maneira consistente e eficiente;
- Gerencie as dependências de tarefas: identifique e gerencie as dependências de tarefas para evitar atrasos e garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo;
- Mantenha um histórico completo: mantenha um histórico completo de todas as tarefas, decisões e comunicações relevantes para o projeto, a fim de facilitar o acompanhamento e a revisão futura;
- Gerencie o orçamento e os recursos de forma eficiente: utilize o Jira para acompanhar o orçamento e os recursos do projeto, incluindo a alocação de horas, para garantir que o projeto seja concluído dentro do orçamento e da data prevista;
- Atribua responsabilidades claras: atribua responsabilidades claras para cada membro da equipe para garantir que todas as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente;
- Monitore o progresso do projeto: monitore o progresso do projeto e identifique problemas ou atrasos precocemente, a fim de tomar medidas para corrigi-los;
- Comunique regularmente: mantenha a equipe e os stakeholders informados sobre o progresso e as mudanças no projeto de maneira clara e precisa.
Otimize a gestão de projetos fazendo o cálculo do tempo gasto nas tarefas dentro do Jira
Como você viu, fazer a gestão de projetos no Jira é uma das principais funcionalidades do programa, porém, para atingir um maior nível de produtividade através do uso, ferramentas externas, as integrações, podem ser utilizadas, entre elas o plugin de gestão de tempo da Oitchau.
Entregando diversas funcionalidades, o aplicativo da Oitchau é perfeito para gestores que desejam ter maior controle dos seus projetos, por tanto, não deixe para depois, faça já um teste gratuito!
