Entrar
Uma das principais atribuições de uma equipe que trabalha com projetos é saber fazer o controle de horas de um projeto, informação que pode servir desde indicador de produtividade até ser um importante meio de descobrir o custo das tarefas.
Pensando nisso, elaboramos esse conteúdo, para que você saiba fazer o controle de horas trabalhadas num projeto de maneira eficiente, através de uma ferramenta que integra diversas funções em uma só. Boa leitura!
Como se dá o controle de um projeto?
O controle de projetos é uma atividade importante que envolve a monitorização e a gestão de todos os aspectos de um projeto, incluindo o tempo, o orçamento, a qualidade e as pessoas envolvidas. Algumas atividades incluídas nesse controle são:
- Definir os objetivos e metas: definir claramente os objetivos e metas do projeto e se certificar de que todas as partes interessadas estão representadas;
- Criar o plano do projeto: cada projeto deve ter o seu escopo, onde devem estar incluídos dados como as datas de início e término, o orçamento e a equipe envolvida;
- Controle do tempo: o controle do tempo é uma das principais etapas da gestão de projetos, e pode ser feito de diferentes forma, como você verá mais adiante;
- Monitorar o orçamento: manter o controle dos gastos do projeto e verificar regularmente se estão dentro do orçamento estabelecido;
- Gerenciar a equipe: se certificar de que todos os membros da equipe tenham as informações e recursos necessários para completar as suas tarefas;
- Realizar revisões regulares: realizar revisões regulares do projeto para avaliar o progresso, identificar problemas e tomar medidas corretivas se necessário.
Como controlar horas de um projeto?
Agora que você já sabe quais são as principais fases que fazem do controle de um projeto, é hora de aprender a fazer o controle de horas de um projeto.
Esse processo pode ser feito de duas maneiras principais:
- Através de uma planilha de timesheets, onde os colaboradores anotarão o tempo de início e término de suas tasks;
- Através de uma solução automatizada, que apresenta dados sobre a produtividade e os custos dos projetos a partir das horas gastas e que estão expostas na planilha.
5 dicas para fazer um controle de horas eficaz
Sabendo como é feito o controle de horas de um projeto, confira como o colocar em prática a partir de 5 dicas:
Escolha a ferramenta
O primeiro passo após a decisão de realizar controle de horas por task no projeto é escolher a ferramenta correta para esse tipo de função.
Como você viu, o controle das horas pode ser feito de duas maneiras. A planilha de timesheets básica, organizada em plataformas como o Excel, que é indicada para pequenas equipes que estão começando a organizar os seus projetos, e ferramentas automatizadas.
Se você deseja manter um nível mais profissional de controle de horas, uma ferramenta desenvolvida especialmente para isso é o ideal, como a da Oitchau.
Através do programa de gestão de projetos e timesheets com apontamentos de horas da Oitchau, dados sobre a produtividade e os custos do projeto serão apresentados enquanto os profissionais fazem o cálculo do tempo gasto em cada tarefa.
Defina as tarefas
Após escolher a ferramenta, é hora de passar as informações do projeto para ela, como o valor por hora de cada profissional, as tasks atribuídas a cada um e os prazos para as suas realizações.
Registre as horas diariamente
Com a ferramenta alimentada, os colaboradores podem começar a fazer o cálculo do tempo. Em uma ferramenta como a da Oitchau, por exemplo, o registro é feito pelo colaborador ao iniciar e parar o relógio para a task em questão.
Caso o profissional precise mudar de tarefa, o cálculo do tempo da tarefa que estava sendo feita antes não é perdido.
Monitore o progresso
Conforme as tarefas vão tendo o seu tempo calculado, o progresso do projeto pode ser monitorado.
Por exemplo, a partir desses dados é possível saber quanto tempo um profissional já trabalhou, quanto tempo já foi gasto em todo o projeto, qual área e função está demandando mais tempo, qual é o custo total até o momento e outras informações.
Atualize a ferramenta de controle de horas de maneira consistente
Para garantir que as informações encontradas na ferramenta de controle de horas de um projeto estejam corretas, é papel do gestor continuar as atualizando conforme o projeto tem o seu andamento.
Outras dúvidas sobre o controle de horas de um projeto
Fazer o controle de horas de um projeto por meio de uma programa não é uma tarefa complicada, porém, em meio a esse processo algumas dúvidas podem surgir, confira as respostas para as principais delas:
Como calcular o tempo de um projeto?
Para calcular o tempo de um projeto você pode utilizar uma planilha de timesheets ou uma ferramenta que automatiza os resultados obtidos por elas. Sempre considerando que os profissionais envolvidos no projeto deverão fazer o cálculo do tempo gasto em cada tarefa.
Como fazer apontamento de horas trabalhadas num projeto?
Para fazer o apontamento de horas trabalhadas num projeto basta marcar o horário de início de uma tarefa e posteriormente o seu término, registrando este tempo em uma planilha de timesheets ou um programa voltado para a gestão de horas, como o Oitchau.
Como garantir a precisão no registro de horas?
Para garantir a precisão no registro de horas é necessário capacitar os colaboradores para sempre lembrar de disparar e parar o relógio conforme eles começam e terminam suas tarefas.
Além disso, em ferramentas como a da Oitchau, o gestor fica responsável por autorizar cada tarefa assim que ela é finalizada, podendo ou não aprovar o tempo que ela levou.
É possível integrar o controle de horas com outras ferramentas de gestão de projetos?
Para otimizar ainda mais os seus processos de gestão de projetos, a Oitchau pode ser integrada a diversas ferramentas voltadas para gestão de tarefas, como: Trello, Jira, ClickUp e Asana.
Continue aprimorando a sua gestão de projetos
Como você viu, fazer o controle de horas de um projeto é um dos principais fatores de sucesso para que o projeto saia como esperado e tenha o seu andamento controlado.
Se você gostou desse conteúdo e deseja continuar aprimorando a sua gestão de tarefas, confira outros artigos como esse no blog da Oitchau.
