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Na elaboração e cálculo da folha de pagamento, o RH não deve considerar apenas os salários e benefícios dos colaboradores, pois existem vários impostos incidentes na folha que precisam de atenção.
Desde a contratação de um novo colaborador a empresa precisa entender quantos e quais são os impostos que compõem a folha de pagamento, além de conhecer a natureza de cada e como calcular.
A falta de conhecimento e atenção a esses detalhes pode representar um grande risco à saúde financeira e fiscal da empresa.
Nesse contexto, a gestão eficiente da folha de pagamento se torna imprescindível, pois é uma forma de garantir que os impostos obrigatórios estão sendo calculados da forma correta e repassados com segurança ao governo.
Neste artigo, você vai conhecer todos os impostos obrigatórios que compõem a folha de pagamento e como são calculados. Confira!
- Folha de pagamento: o que é?
- Quais impostos incidem na folha de pagamento?
- Como funciona o cálculo de impostos na folha de pagamento?
- Empresa Lucro Presumido: quais os impostos folha de pagamento?
- Empresa Lucro Real: quais os impostos folha de pagamento?
- Teste grátis o Oitchau
Folha de pagamento: o que é?
A folha de pagamento é o principal documento de gestão trabalhista, pois nela são registradas as principais informações relacionadas aos colaboradores.
Algumas das informações registradas na folha de pagamento são:
- Salários bruto e líquido de cada colaborador;
- Informações trabalhistas (cargo, setor, etc.);
- Jornada de trabalho (horas executadas, horas extras, faltas, etc.);
- Impostos destacados;
- Entre outras.
Para elaborar a folha de pagamento, o RH precisa registrar e acompanhar todas as informações da jornada de trabalho do colaborador, como:
- Registro de ponto;
- Horas extras executadas;
- Faltas;
- Atestados.
Essas informações precisam ser acompanhadas com o devido cuidado, pois impactam diretamente nos valores da folha de pagamento.
Visto de fora pode parecer simples, mas além de experiência, é necessário conhecimento das leis trabalhistas, tributárias e até previdenciárias para evitar erros e retrabalho.
Por esse motivo, é fundamental ter as informações corretas e o conhecimento necessário para elaborar a folha de pagamento da forma correta.
Os recursos tecnológicos surgem como uma forma de automatizar as rotinas de gestão de ponto e folha de pagamento, e são soluções inteligentes que ajudam a evitar erros e retrabalho, além de liberar tempo da equipe de RH para dedicar a outras demandas.
Quais impostos incidem na folha de pagamento?
Alguns impostos trabalhistas são previstos pela legislação brasileira e a incidência na folha de pagamento é obrigatória.
O não recolhimento desses impostos obrigatórios pode trazer grave risco trabalhista e fiscal à empresa junto ao governo.
Veja abaixo os impostos que são vinculados à folha de pagamento:
INSS (Instituto Nacional de Previdência Social)
O INSS é uma contribuição social recolhida pelo Instituto Nacional de Previdência Social, das empresas não optantes pelo Simples Nacional.
A título desse imposto, a empresa deve recolher um percentual de 20% da folha de pagamento mensal.
O imposto de INSS é recolhido de forma mensal e contribui para manutenção dos seguintes benefícios previdenciários:
- Aposentadoria (por tempo, idade ou invalidez);
- Auxílio-doença;
- Salário-maternidade;
- Pensão por morte.
RAT (Risco Ambiental do Trabalho)
O RAT (Risco Ambiental do Trabalho) também é uma contribuição previdenciária, porém mais específica.
Ela foi criada com o objetivo de servir como fundo financeiro para o tratamento de trabalhadores que sofreram acidentes ou sofrem de doenças ocupacionais.
As alíquotas desse imposto variam de acordo com o nível de risco de acidente de trabalho no qual está enquadrada, que é determinado de acordo com o CNAE da empresa.
Os níveis de acidente de trabalho podem ser:
- 1% – empresas que apresentam risco mínimo;
- 2% – empresas que apresentam risco médio;
- 3% – empresas que apresentam risco alto.
É importante ressaltar que empresas que expõem seus colaboradores a agentes nocivos que concedem direito a aposentadoria especial, têm suas alíquotas alteradas para 6%, 9% e 12%.
FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
O FGTS nada mais é que um fundo de garantia criado com o objetivo de amparar os colaboradores que têm seus contratos de trabalho encerrados, seja pela demissão sem justa causa ou por comum acordo.
O valor é recolhido mensalmente pela empresa, que desconta o percentual de 8% dos salários dos colaboradores e repassa o montante ao governo federal.
Nos casos específicos dos contratos de aprendizagem, regulamentados pela Lei nº 11.180/05, a alíquota é de 2%.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é mais um exemplo de imposto que é descontado do colaborador e repassado pela empresa ao governo.
Esse recolhimento deve acontecer de forma mensal em folha de pagamento e o percentual varia de acordo com a remuneração de cada colaborador.
As alíquotas aplicadas à remuneração são:
- Salário até R$ 2.112,00 = isento;
- Salário de R$ 2.112,01 até R$ 2.826,65 = 7,5%;
- Salário de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 = 15%;
- Salário de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 = 22,5%;
- Salário a partir de R$ 4.664,69 = 27,5%.
Salário educação
O salário educação é uma contribuição recolhida de empresas vinculadas ao regime geral de previdência e criada com o objetivo de financiar projetos de Ensino Fundamental Público.
As empresas contribuintes devem destinar ao fundo o percentual de 2,5% sobre a remuneração total de seus colaboradores, que deve constar na folha de pagamento.
Sistema S
O sistema S é uma nomenclatura que se refere a alguns órgãos governamentais que possuem o objetivo de contribuir com o treinamento profissional, pesquisa, consultoria e assistência técnica.
As alíquotas a serem recolhidas variam de acordo com o órgão e são relacionadas abaixo:
- SENAI / SENAC / SENAT – 1% (empresas de comércio, indústria e serviços);
- SESI / SESC / SEST – 1,5% (empresas de comércio, indústria e serviços);
- SENAR – de 0,2% a 2,5% (propriedades rurais);
- SESCOOP – 2,5% (cooperativas);
- SEBRAE – 0,3% a 0,6% (micro e pequenas empresas).
Salário-família
O salário família se caracteriza por um benefício pago pela empresa a todo colaborador com filhos de até 14 anos ou inválidos.
O valor do salário-família de R$ 59,82 por filho, pago ao colaborador que possui remuneração de até R$ 1.754,18.
Como funciona o cálculo de impostos na folha de pagamento?
Uma dúvida comum aos profissionais de RH é como funcionam na prática os cálculos dos impostos relacionados à folha de pagamento.
Vamos agora conhecer as formas de calcular esses impostos através de alguns exemplos.
INSS (Instituto Nacional de Previdência Social)
Para calcular o valor do INSS patronal, basta multiplicar o valor da folha de pagamento pela alíquota devida.
INSS = valor da folha de pagamento x alíquota
A alíquota varia de acordo com o regime tributário da empresa, onde empresas que optam pelo Lucro Real ou Lucro Presumido são tributadas em 20%, enquanto empresas optantes pelo Simples Nacional podem variar entre 4% e 19%, dependendo do anexo submetido.
Vamos considerar uma empresa do regime de lucro presumido com uma folha de pagamento de R$100 mil. Para encontrar o valor do imposto, podemos calcular da seguinte forma:
- Valor da folha de pagamento x alíquota
- 100.000,00 x 20% = R$ 20.000,00
RAT (Risco Ambiental do Trabalho)
Para calcular o valor do imposto referente ao RAT, basta multiplicar o valor da folha de pagamento pela alíquota devida.
RAT = valor da folha de pagamento x alíquota
Esse imposto é devido apenas pelas empresas não optantes pelo Simples Nacional, independentemente de ser Lucro Real ou Lucro Presumido.
A alíquota varia de acordo com o nível de risco de acidente da empresa, podendo ser de 1% (baixo), 2% (médio) ou 3% (alto), ou ainda os casos mais específicos de ambiente com agentes nocivos, com alíquota de 6%, 9% e 12%.
Vamos considerar uma empresa com o risco de acidente médio e uma folha de pagamento de R$ 100 mil. Para encontrar o valor do imposto, podemos calcular da seguinte forma:
- valor da folha de pagamento x alíquota
- 100.000,00 x 2% = R$2.000,00
FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
Para calcular o valor do FGTS a ser recolhido, basta multiplicar o valor do salário do colaborador pela alíquota de 8%, para os casos gerais, ou de 2%, para os contratos de jovem aprendiz.
FGTS = salário x alíquota
É importante lembrar que esse não é um imposto pago pela empresa, apenas recolhido de cada colaborador de forma proporcional ao salário e repassado ao governo.
Vamos considerar um colaborador com salário mensal de R$2 mil. Para encontrar o valor do imposto a ser recolhido, podemos calcular da seguinte forma:
- salário x alíquota
- 2.000,00 x 8% = R$160,00
Ou,
- salário x alíquota
- 2.000,00 x 8% = 40,00 (para os casos de jovem aprendiz)
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
Para calcular o valor do imposto, basta multiplicar o valor do salário do colaborador pela alíquota da faixa que se enquadra e deduzir a parcela do IR.
IRRF = (salário x alíquota) – dedução IR
É importante lembrar que esse é mais um exemplo de imposto que não é pago pela empresa, apenas recolhido de cada colaborador de forma proporcional ao salário e repassado ao governo.
Vamos considerar um colaborador com salário mensal de R$ 2.500,00. Para encontrar o valor do imposto a ser recolhido, podemos calcular da seguinte forma:
- (salário x alíquota) – dedução IR
- (2.500,00 x 7,5%) – 158,40
- 187,50 – 158,40 = R$29,10
Salário educação
Para calcular o valor do imposto referente ao salário educação, basta multiplicar o valor da folha de pagamento pela alíquota.
Salário educação = valor da folha de pagamento x alíquota
Esse imposto é devido apenas pelas empresas não optantes pelo Simples Nacional, independentemente de ser Lucro Real ou Lucro Presumido.
Vamos considerar uma empresa com uma folha de pagamento de R$100 mil. Para encontrar o valor do imposto, podemos calcular da seguinte forma:
- valor da folha de pagamento x alíquota
- 100.000,00 x 2,5% = R$2.500,00
Sistema S
Para calcular o valor do imposto referente ao sistema S, basta multiplicar o valor da folha de pagamento pela alíquota devida.
Sistema S = valor da folha de pagamento x alíquota
Esse imposto é devido apenas pelas empresas não optantes pelo Simples Nacional, independentemente de ser Lucro Real ou Lucro Presumido, e a alíquota varia de acordo com o ramo de atividade da empresa.
Vamos considerar uma indústria que possui uma folha de pagamento de R$100 mil. Para encontrar o valor do imposto, podemos calcular da seguinte forma:
- valor da folha de pagamento x alíquota
- 100.000,00 x 2,5% = R$2.500,00
Nessa situação, o recolhimento do percentual de 2,5% é referente aos seguintes órgãos:
- SENAI;
- SENAC;
- SENAT;
- SESI;
- SESC;
- SEST.
Salário-família
O salário-família possui um valor fixo a ser pago pela empresa ao colaborador. Nesse caso, basta somar o valor de R$ R$59,82 ao salário do colaborador, por cada filho de até 14 anos ou inválido.
Salário-família = salário + (59,82 x filhos)
É importante lembrar que o valor possui a natureza de imposto, mas é um valor repassado diretamente ao colaborador pela empresa, independentemente do regime tributário.
Vamos considerar um colaborador que possui um salário mensal de R$2.000,00 e dois filhos, de 8 e 12 anos. Para encontrar o valor da remuneração do colaborador com o salário-família, podemos calcular da seguinte forma:
- salário + (59,82 x filhos)
- 2.000,00 + (59,82 x 2)
- 2.000,00 + 119,64 = R$2.119,64
Empresa Lucro Presumido: quais os impostos folha de pagamento?
Diferentemente da empresa optante pelo simples nacional, a empresa do regimento de lucro presumido não possui isenção em relação aos impostos da folha de pagamento.
Essas isenções normalmente são destinadas às empresas optantes pelo Simples Nacional, restando às empresas do Lucro Real e Presumido buscar formas de redução e desoneração da folha de pagamento.
Dessa forma, a empresa do lucro presumido precisa calcular mensalmente os valores desses impostos e realizar os recolhimentos e repasses.
Os impostos que incidem na folha de pagamento da empresa do regime de lucro presumido, são:
- INSS (Previdência Social);
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho);
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Salário educação;
- Sistema S;
- Salário-família.
Empresa Lucro Real: quais os impostos folha de pagamento?
Assim como no regime de lucro presumido, a empresa do regime de lucro real não possui isenção em relação aos impostos da folha de pagamento.
Essas isenções normalmente são destinadas às empresas optantes pelo Simples Nacional, restando às empresas do Lucro Real e Presumido buscar formas de redução e desoneração da folha de pagamento.
Dessa forma, a empresa do lucro real precisa calcular mensalmente os valores desses impostos e realizar os recolhimentos e repasses.
Os impostos que incidem na folha de pagamento da empresa do regime de lucro real, são:
- INSS (Previdência Social);
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho);
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Salário educação;
- Sistema S;
- Salário-família.
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