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O fechamento de ponto à distância dá liberdade, segurança e comodidade tanto para a empresa quanto para os trabalhadores que trabalham remotamente. Uma solução moderna, é indispensável para as corporações que querem se manter relevantes.
Esse tipo de solução ganhou mais força a partir de meados de 2020 em razão da pandemia de Covid-19. Com ela, muitas empresas se obrigaram a adotar o trabalho à distância e, com isso, adaptações para controle de ponto e fechamento ao final do mês.
Porém, não se engane. A importância desse tipo de solução não se limitou ao pico da pandemia; ainda hoje e depois da superação dela, continuará sendo a principal alternativa. Saiba tudo sobre ela hoje!
Sumário
- Como manter o fechamento de ponto à distância?
- Por que fazer o fechamento de ponto à distância?
- Como fazer o fechamento neste modelo?
- Como o Oitchau pode ajudar a sua empresa com o fechamento de ponto à distância?
Como manter o fechamento de ponto à distância?
Para manter o controle de horas à distância as empresas podem se valer de sistemas digitais de jornada. Eles são de uso fácil e intuitivo e podem ser utilizados tanto dentro da empresa quanto para os colaboradores em home Office.
Quem presta serviços dentro da empresa pode fazer a marcação em um quiosque digital. Já quem está em home Office ou presta serviços externos, como as equipes de vendas, tem a possibilidade de marcar a jornada pelo uso de tablet ou celular.
O sistema faz uso do reconhecimento facial para a identificação dos colaboradores. Isso evita fraudes e comprova que quem realizou o registro de ponto foi realmente o empregado da empresa.
Uma vez que os celulares hoje contam com inteligência artificial correlacionada à câmera do smartphone isso é plenamente possível.
As marcações são realizadas de maneira rápida e imediatamente são captadas pelo sistema digital. Ele grava todas as informações em sistemas de nuvens que podem ser acessados a qualquer momento e que auxiliam no fechamento do ponto.
Outro ponto relevante é que o sistema de ponto permite que a empresa acompanhe ao longo de todo o mês relatórios de horas extras e de bancos de horas. Ao final do mês há a automatização com a geração automática dos cartões ponto.
O fechamento de ponto à distância é que entra em campo nesse momento. A empresa tem em mãos os documentos, o que resta saber é como validá-los.
Por que fazer o fechamento de ponto à distância?
Existem diversos motivos para fazer o fechamento a distância e cada um deles se soma em favor desse tipo de solução. Veja os principais:
- Comodidade: com o fechamento de ponto à distância seus trabalhadores em trabalho remoto não precisam ir até a empresa todos os meses para fechar a folha de ponto;
- Segurança: os dados permanecem seguros e protegidos por tecnologias de ponta, sem perigo de vazamento ou alteração;
- Automatização de processos: com o uso de algumas ferramentas modernas que permitem o fechamento de ponto à distância é possível automatizar o desenvolvimento de documentos e, também, cálculos que os compõem;
- Abarque todos os colaboradores, independentemente de onde eles prestam serviços.
Como fazer o fechamento neste modelo?
Quando se faz uso de um sistema digital de jornada como o oferecido pela Oitchau o fechamento de ponto ao final do mês é muito simples.
O sistema automatiza a geração do cartão ponto e o gera sem que seja necessária ação humana de intervenção nessa atividade. Os cartões possuem informações completas de faltas justificadas e injustificadas, atrasos, horas extras e adições e reduções do banco de horas.
A partir disso basta disponibilizar o documento para o colaborador e utilizar os dados documentais para basear o holerite.
É possível dispensar a assinatura do colaborador do fechamento do ponto à distância?
Sim, é possível!
Na verdade, a lei não exige que haja a assinatura do colaborador. Ela apenas determina que as marcações sejam legítimas e que o sistema não permita a manipulação dos dados e torne o colaborador prontamente identificável.
A assinatura não apresenta óbice para o fechamento do ponto à distância, eis que sequer é uma exigência legal.
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
As outras exigências referentes ao fechamento do ponto à distância e por meios alternativos eletrônicos estão previstas em Portaria da Secretaria do Trabalho, conforme publicação de 2011 que continua em vigência:
Art. 1º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.
Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
§ 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
E os holerites?
Quando o pagamento é feito por depósito bancário a lei considera que já há a anuência do colaborador. Não é necessário fazer uso do sistema de assinatura digital ou algo do tipo para comprovar que houve o devido pagamento.
Tanto no caso de fechamento do ponto quanto para o holerite é importante que a empresa utilize seus sistemas para disponibilizar os documentos digitalizados aos colaboradores. Neles existem dados importantes sobre os pagamentos e recolhimentos e é preciso que se preze pela transparência.
A ausência de assinatura não invalida os documentos. Isso não significa que o colaborador não tenha o direito de conferir tais documentações.
Como o Oitchau pode ajudar a sua empresa com o fechamento de ponto à distância?
Pois bem, a essa altura já está claro o quão importante fechar o ponto à distância é. Mas como fazê-lo? Para isso, a Oitchau se apresenta como uma solução inteligente, prática e segura.
Primeiramente, porque ela permite o controle de jornada à distância. Seu controle de ponto pode ser aplicado tanto na sede empresarial, em um quiosque, quanto à distância, para acesso por celular ou tablet.
Desse modo, o trabalho remoto não impede em nada o controle de ponto. Ainda, a Oitchau disponibiliza os dados de jornada assim que há registro deles. Isto é, não há necessidade de aguardar até o final do mês para saber maiores detalhes das jornadas diárias.
Outro ponto interessante é que ao fazer a marcação de ponto o sistema Oitchau organiza o dado. Ao fazê-lo, faz os cálculos que o envolvem. Por exemplo, de banco de horas e de atualização do número de horas extras.
Ainda, é capaz de compartilhar os dados com integração em sistema de folha de ponto. Em outras palavras, permite que você automatize com segurança dois processos que costumam ser arrastados e tirar tempo desnecessário do pessoal de RH.
Desse modo, não deixe de contar com o Oitchau como uma solução para a sua empresa. Com ela você faz o fechamento de ponto à distância sem deixar de prestar atenção, também, a quem presta serviços presencialmente.
O Oitchau oferece comodidade, segurança e produtividade. Desse modo, conheça mais nossas soluções para a sua empresa e se surpreenda!
