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Controlar gastos da empresa: como fazer?

Controlar gastos é uma tarefa que pode ser muito complicada, principalmente quando se está falando de uma empresa.

O sucesso empresarial está relacionado ao controle desses gastos e ao acompanhamento de entrada e saída financeira.

Somente a partir disso é possível balancear as finanças e garantir que a empresa tenha lucros, o que é o objetivo de todas as instituições empresariais.

Quer conhecer algumas estratégias e principais cuidados para controlar as finanças da sua empresa? Veja o guia completo que preparamos para você!

controle de ponto

Como controlar gastos da empresa?

Para auxiliar na tarefa de controle das finanças e principalmente dos gastos da sua empresa nós separamos algumas dicas.

Veja quais são e não deixe de colocá-las em prática para equilibrar o caixa da sua organização.

1. Analise os custos das suas operações

A primeira coisa a se fazer na busca de controlar gastos na empresa é analisar quais são os custos que ela tem.

Para isso considere diversos fatores, tais como:

  • Custos fixos (Servidor, internet, folha de pagamento, etc.);
  • Custos variáveis (contratação de temporários, manutenções de equipamentos e do local, conta de energia elétrica);
  • Despesas variáveis (aumento da demanda de matéria-prima pelo aumento de produção e outros).

Após listar quais são os seus gastos, adote o costume de analisá-los periodicamente. Com essa estratégia você pode criar uma base de dados importante.

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Ter em mãos um histórico de custos da empresa é ideal para que se possa enxergar o que é necessário e o que não é.

Para exemplificar, considere que sua empresa possui o histórico de gastos de 03 meses.

A partir disso você pode identificar:

  • Variação dos gastos;
  • Variação da produção no mesmo período;
  • Aparecimento de gastos adicionais e suas motivações;
  • Gastos x Produção: o que é necessário para aumentar a produção, o que não influencia e o que pode ser cortado.

2. Crie políticas internas que incluam os colaboradores

Controlar gastos da empresa depende do comprometimento dos colaborares, da mesma maneira que o sucesso das atividades empresariais em si.

É por isso que qualquer tipo de organização e de controle depende da integração dos trabalhadores.

Uma estratégia é esclarecer para todos que a organização está buscando cortar despesas desnecessárias.

É importante demonstrar como isso pode refletir em benefícios para os próprios colaboradores, como melhoria dos espaços, salários e outros.

Considere as seguintes questões para serem abordadas com os colaboradores:

  • Reutilização de materiais sempre que possível, como no caso dos papeis cujo verso pode ser usado como rascunho;
  • Uso correto das ferramentas internas, a fim de evitar gastos com consertos que podiam ser evitados;

3. Crie uma nova abordagem e clima organizacional

A partir do momento em que sua empresa resolve buscar estratégias para melhorar a forma como faz o controle de gastos ela se coloca à disposição da mudança.

Isso significa que para que esse controle melhore e chegue à economia ou otimização dos recursos é preciso mudar a postura e o clima organizacional.

Esse é um ponto que se relaciona diretamente com o anterior. A sua empresa pode passar a demonstrar preocupações ambientais e refletir nisso a prioridade á reciclagem.

Outras estratégias incluem conceder materiais reutilizáveis, como:

  • Copos,
  • Canecas,
  • Canudos de metal ou bambu.

Uma questão relevante em relação a controlar gastos com mudanças na postura empresarial é aproximar os colaboradores da organização.

É preciso gerir estratégias para que eles efetivamente se vejam como parte da empresa. A partir disso, se a organização cresce o colaborador cresce e assim por diante.

Dicas incríveis para controlar os gastos da sua empresa!

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  • Demonstre o investimento no espaço e nos colaboradores com os valores eventualmente economizados a partir do controle de gastos;
  • Invista na gestão de pessoas e nas suas estratégias internas;
  • Crie uma política ambiental que evita desperdícios;
  • Revise a ocupação dos espaços e para ver se eles podem ser otimizados para melhorar o dia a dia e para cortar gastos de manutenção de espaços desnecessários
  • Analise as rotinas de trabalho diárias, como o número de reuniões em excesso que podem fazer seus colaboradores perder tempo e deixar de render.

Todos os pontos que podem gerar queda na produtividade, perda de tempo do colaborador ou mau uso dos espaços e materiais deve ser considerado no controle de gastos.

Não deixe de colocar essas dicas em prática e tenha maior controle das entradas e saídas da sua empresa e garanta que todos os gastos estão sendo feitos devidamente e diante de uma real necessidade.

Com essas dicas sua empresa evitará o desperdício e se manterá relevante e moderna.

Aposte em inovação e tecnologia para controlar os gastos da sua empresa

Todos os setores podem e devem ser modernizados com o uso de tecnologia. Dentre as principais ferramentas que você deve considerar agora mesmo estão:

Plataforma Oitchau

O sistema digital de ponto que permite acompanhamento dos registros de horas a qualquer momento.

Ele gera automaticamente os cartões de ponto, controla faltas, banco de horas e férias;

Softwares de fluxo de caixa

Mantenha o total controle financeiro considerando todas as entradas e saídas da sua empresa contando com um programa próprio para esses fins;

Automatização de folha de pagamento

Programas para geração de holerites evita que pagamentos sejam feitos de forma duplicada, ou erros de dados e de cálculos.

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Além disso, ele otimiza o tempo, evitando a geração desses documentos fisicamente, já que ele será feito de forma automática.

Gerenciamento de ambientes com o uso de equipamentos de segurança

Com a tecnologia é possível manter a sua empresa em segurança, através do uso de vários dispositivos, como:

  • Controle de setores,
  • Câmeras,
  • Alarmes,
  • Detectores de fumaça e outros aparelhos relacionados à segurança:

Evitando dores de cabeça com ações criminosas ou acidentes e garanta que sua empresa está sendo monitorada devidamente, sem a circulação de estranhos.

Considere investimentos em tecnologia para toda a sua empresa. Dentre as vantagens de fazê-lo estão:

  • Automatização de atividades que dispensam atividade humana;
  • Diminuição de erros de cálculos, preenchimentos e outros;
  • Melhoria das atividades dos colaboradores que passam a ter um apoio;
  • Modernização da empresa e manutenção da relevância perante o público (aqui considerados o mercado de trabalho em geral, a concorrência e os profissionais);
  • Aumento da produtividade e da qualidade das atividades

Com essas ferramentas é possível controlar gastos de forma a torná-los mais efetivos. Esse investimento tem rápido retorno e toda a empresa ganha com isso.

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