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Admissão

Admissão de colaborador: como fazer?

Os processos de admissão de colaboradores são conhecidos por serem burocráticos e exigirem um volume alto de documentos. Por esse motivo, quanto mais organizado for o setor de Recursos Humanos, mais otimizado será esta etapa admissão.

 

O que o profissional de RH pode fazer para agilizar a admissão do colaborador

Uma boa solução para a implantar a desburocratização dos processos de admissão é a automação dos principais eventos da rotina dos Recursos Humanos.

Portanto, logo de início, ao escolher o candidato que ocupará a vaga na empresa, o primeiro passo é enviar todas as informações ao novo colaborador por e-mail antes mesmo de ele começar a trabalhar.

Faça uma lista completa de todos os documentos que serão exigidos para concluir o processo de admissão, bem como os documentos exigidos para a vaga que ele vai assumir na empresa, por exemplo, um certificado específico ou até mesmo os documentos para abertura de conta salário.

É importante, também, orientar o novo colaborador quanto à realização do exame admissional e o encaminhamento de sua documentação para o registro em carteira.

Para agilizar ainda mais o processo, uma boa dica é selecionar alguns locais próximos à empresa onde o colaborador poderá realizar o exame admissional para que ele possa entregar o laudo assim que sair do consultório.

Enquanto aguarda os documentos que o colaborador precisa entregar, otimize o processo preenchendo os formulários necessários e deixe apenas os documentos que precisam da assinatura dele para seu primeiro dia de trabalho.

 

Check-List de Documentos Admissionais

Otimize sua rotina no DP e não esqueça documentos para trás em processos de admissão!

 

Informações essenciais para o dia a dia do colaborador

Outro ponto que merece destaque é informar ao novo colaborador os fatores mais importantes em relação à cultura da empresa antes que ele inicie seu trabalho. Na verdade, esta etapa deve ser cumprida no momento em que o colaborador é anunciado como o escolhido para a vaga, ou seja, na conclusão do processo de seleção. Afinal de contas, é importante ter todas as informações essenciais sobre a empresa para começar sua carreira com o pé direito!

Caso a empresa tenha um código de conduta e um documento específico que trate sobre o comportamento presencial e online de seus colaboradores, os envie por e-mail e peça para que ele os leia com atenção.

Mas atenção! Fique disponível para que ele tire dúvidas a respeito do documento presencialmente. É importante que o novo colaborador esteja ciente a respeito do que se espera dele em relação ao comportamento organizacional.

Veja o tipo de material que deve ser entregue ao novo colaborador antecipadamente:

  • Manuais e/ou cartilhas sobre as políticas internas da empresa, abordando o comportamento online e a confidencialidade das informações internas;
  • Informativos sobre o uso das dependências da empresa: refeitório, áreas comuns, área de fumantes, entre outros;
  • Organograma da empresa completo com os departamentos e responsáveis por cada um deles, e
  • Ferramentas e sistemas disponíveis para os colaboradores.
  • Horários e limites para a marcação de ponto.
  • Regras e limites quanto à realização de horas extras.
  • Possibilidade de workshops e treinamentos periódicos e a obrigatoriedade destes para o desempenho da função para a qual ele foi contratado.
  • Eventos e comemorações internos (datas importantes para a empresa).
  • Entre outros.

 

A rotina das admissões de colaboradores

Toda vez que um colaborador é admitido, é dever do RH realizar uma rotina para recebê-lo. Integrar o colaborador novo é fundamental para que ele se sinta acolhida e para dar oportunidade para que os colegas de trabalho, sobretudo aqueles que terão contato direto com ele, o conheçam melhor e entendam como é seu processo de desenvolvimento do trabalho.

Mesmo sendo um dever inicial do RH, é preciso que o acolhimento do novo colaborador englobe todos os outros setores. Estes devem cumpram suas partes para que tudo corra como planejado.

Dentre as principais atividades a serem realizadas, podemos destacar as seguintes:

Área de trabalho:

Dependendo da função que será desempenhada pelo novo colaborador, é preciso que uma área de trabalho composta por mesa, cadeira, computador equipado com todos os softwares necessários para o dia a dia do trabalho e sistema operacional atualizado seja montada.

Quando o colaborador assumir seu posto, é importante que tudo já esteja funcionando corretamente.

Para essa tarefa, o RH, o departamento administrativo e o departamento de TI devem trabalhar em conjunto. O tempo médio para que essa tarefa seja cumprida é de aproximadamente sete dias antes do início do novo colaborador.

Portanto, faça um planejamento completo, incluindo o que cada setor deve fazer para que o prazo seja cumprido quando o novo colaborador chegar para o primeiro dia de trabalho.

Criação de usuários nos sistemas e softwares

Se a empresa utiliza sistemas compartilhados ou softwares para trabalhos em equipes dos quais o novo colaborador fará parte, o RH, juntamente com o departamento de TI, deverá criar um usuário e senha para o uso.

Além disso, é importante que, ao iniciar seu contrato de trabalho, o colaborador já tenha seu próprio e-mail funcionando.

Fazer com que o colaborador fique ocioso logo no primeiro dia de trabalho enquanto espera que uma conta de e-mail seja criada para ele demonstra desorganização e falta de planejamento.

Essa tarefa poderá ser concluída em um ou dois dias antes do início do novo colaborador.

Outras necessidades do colaborador

Caso o novo colaborador opte por receber vale-alimentação e vale-transporte, é dever do RH, juntamente com o departamento administrativo, providenciá-los.

O vale-transporte, especificamente, deve estar disponível ao colaborador antes do primeiro dia de trabalho, pois deve-se levar em consideração que ele precisa do benefício para se locomover até a empresa. Mais uma vez o planejamento se torna fundamental.

Ao automatizar os processos de admissão, o RH passará a trabalhar com mais eficiência e os novos colaboradores se sentirão bem acolhidos em suas necessidades e dúvidas.

Ao chegar na empresa para seu primeiro dia de trabalho, o novo colaborador encontrará tudo pronto e funcionando para que comece sua carreira da maneira correta e com confiança.