Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas

Riscos de fazer controle de ponto usando Excel

O controle de ponto feito de forma inadequada pode se tornar uma das principais origens para ações trabalhistas. Por esse motivo, o gestor precisa ficar atento à maneira como este controle está sendo realizado atualmente na empresa e pensar em soluções inovadoras e seguras para eliminar o problema e proteger o orçamento da empresa.

O Excel é um aplicativo para a criação de planilhas eletrônicos com uma série de recursos muito úteis no dia a dia da empresa. No entanto, quando se trata do controle de ponto, há alguns riscos que podem comprometer a gestão e o orçamento corporativo.

Para a empresa que possui mais de 10 colaboradores registrados, o registro de ponto se torna obrigatório por lei e, consequentemente, seu controle deve ser feito da forma mais adequada possível, garantindo que as horas trabalhadas de todos os colaboradores sejam contabilizadas de forma correta e transparente.

Sob este aspecto, o Excel se torna altamente vulnerável e limitado. Mesmo com a possibilidade de proteger a planilha de controle de ponto com senha, os riscos são muitos e é sobre eles que falaremos a seguir.

Acompanhe!

 

Quais são os riscos de fazer o controle de ponto no Excel?

Reunimos abaixo cinco dos principais riscos de controlar o ponto usando o Excel. Se, atualmente, você utiliza as planilhas eletrônicas para esse fim, está na hora de revisar seus procedimentos internos e buscar por novas soluções. Confira!

1. Nível baixo de segurança

Como mencionamos anteriormente, mesmo que você utilize uma senha de proteção na planilha, o nível de segurança que o Excel oferece ainda é muito baixo.

Dessa forma, os dados inseridos nas planilhas de controle de ponto poderão ser alterados a qualquer momento, sem que alguém se atente a isso. 

Além disso, a planilha pode ser corrompida e até chegar a ser excluída do sistema, perdendo todas as informações inseridas e sem a menor possibilidade de recuperação. Isso causa um dano irreparável à empresa.

Um outro risco importante que comprova o baixo nível de segurança do Excel para o fim de controlar o registro de ponto, é a possibilidade do autor da planilha passar a senha para outro. 

Nessa troca de informações, uma pessoa que não é de confiança pode ter acesso à planilha e adulterar os dados, inserindo ou reduzindo as horas trabalhadas dos colaboradores.

2. Erro nas fórmulas

Para que os recursos do Excel funcionem corretamente, é preciso saber inserir as fórmulas corretamente. Qualquer erro pode gerar cálculos errados e, consequentemente, na remuneração incorreta dos colaboradores.

Qualquer mudança na planilha, como a exclusão ou inserção de uma célula, linha ou coluna, também pode causar erros de cálculos e, assim, prejudicar todo o trabalho de anos. Muitas vezes, se o erro não é percebido de imediato, os cálculos continuarão a serem feitos incorretamente e se acumularão.

3. Demora na atualização de dados

As planilhas do Excel fazem cálculos automaticamente. Porém, as informações ainda precisam ser inseridas manualmente, o que leva, mais uma vez, a grande possibilidade de erro.

Se o autor da planilha não atualiza os dados diariamente, as informações ficarão acumuladas e algum elemento importante pode ser deixado de fora. Além do retrabalho, a empresa fica exposta a ações trabalhistas.

4. Backup

Ao longo do tempo, as planilhas do Excel vão precisar ser salvas e atualizadas, pois não se atualizam sozinhas. Por isso, mesmo que em nuvem, o backup, assim como a atualização dos dados, deve ser feito periodicamente.

No caso de a empresa precisar justificar o pagamento de horas trabalhadas, horas extras ou qualquer outra situação relacionada ao controle de ponto, será difícil apresentar todas as planilhas.


Qual a melhor forma de fazer o controle de ponto?

O Excel não foi desenvolvido para controlar o registro de ponto. Por isso, a melhor maneira de fazer o controle é buscar soluções práticas, robustas e seguras que vão facilitar o trabalho do gestor e do profissional de RH, bem como garantir a veracidade de todas as informações inseridas.

É o caso do Oitchau, um aplicativo que faz o controle de ponto remotamente. O colaborador baixa o app em seu celular e faz o controle de onde estiver. As informações como identidade do colaborador, local e horário em que o registro foi feito são verificadas por sistemas desenvolvidos para evitar fraudes.

Uma outra vantagem do Oitchau é que tanto o colaborador como o gestor podem consultar todos os registros realizados no momento em que desejarem. Dessa forma, todos já sabem o quanto será pago no mês.

O Oitchau ainda pode ser integrado com plataformas de folha de pagamento, compondo-a automaticamente e simplificando a rotina do RH.

 

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