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É obrigação dos empregadores promover o controle da jornada de seus empregados quando houver mais de 20 colaboradores prestando serviços na mesma empresa. Para isso, existem mecanismos que se utilizam de tecnologia, como o relógio de ponto por máquina REP e o digital. Qual é o mais confiável?
Entenda, abaixo, como cada um deles funciona e qual oferece mais segurança.
Exigências gerais legais sobre a marcação de ponto
Cabe destacar que embora o registro de ponto possa ocorrer por REP ou por controle digital e diversos modelos diversos de controle, todos devem seguir algumas regras que estão destacadas na Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
A credibilidade das informações e a consideração da validade dos controles de ponto, depende que essas normas sejam devidamente seguidas. São elas:
- Em primeiro lugar, o relógio interno de tempo real deve ter precisão mínima de um minuto por ano, assim como capacidade de funcionamento ininterrupto, quando da queda do abastecimento de energia elétrica, por um período de no mínimo mil quatrocentos e quarenta horas;
- Todos os sistemas de marcação devem conter mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
- Outra exigência diz respeito à necessidade de disposição, no sistema de ponto, de um mecanismo integrado e de uso exclusivo do equipamento dedicado à impressão do comprovante de registro. Esse mecanismo deve ter duração mínima de cinco anos;
- É necessário que os sistemas apresentem Memória de Registro de Ponto – MRP, que corresponde ao local em que serão armazenados os dados de registro. Esses dados, não podem ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
- O sistema deve conter o que se chama de Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
- Outra coisa que deve conter no aparelho utilizado é uma entrada padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;
- O REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo para conseguir fazer as marcações, podendo atuar de maneira independente;
- A marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.
Os dados que devem ser registrados são previstos pela portaria do MTE, que exige que estejam presentes as seguintes informações:
- Tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço;
- Empregados que utilizam o REP: nome, PIS e demais dados necessários à identificação do empregado pelo equipamento
Comprar ou contratar um sistema de marcação de jornada como o relógio de ponto nem sempre é uma tarefa fácil, pois seu uso é acompanhado de exigências diversas e de ações como de manutenção para que a finalidade do aparelho realmente seja colocada em prática.
Relógio de ponto
O relógio eletrônico para marcação de ponto corresponde ao aparelho em que é possível realizar a anotação da jornada por meios diversos. Os mais comuns se utilizam de biometria, de forma que o registro é promovido pelo colaborador com o uso de sua impressão digital.
Outros dependem da inserção de um cartão eletrônico ou que seja digitado algum código em um teclado. Eles geralmente correspondem a equipamentos volumosos nos quais o colaborador deve anotar o horário de entrada e saída, assim como de início ou final de jornada.
Em qualquer uma das situações a impressão de um recibo com a marcação é imprescindível, servindo como um comprovante para o trabalhador quanto à promoção da anotação da jornada.
Esse tipo de relógio de ponto surgiu para substituir aquelas marcações que eram realizadas em cartões físicos, de registro manual, nos quais era comum a ocorrência de rasuras, erros e até mesmo de anotações ilegíveis.
Ao final de cada mês o REP exige que um profissional do departamento de recursos humanos da empresa revise cada um dos cartões eletrônicos, individualmente, realizando a soma das horas trabalhadas, descontando atrasos e adicionando horas extras que podem ser destinadas ao pagamento ou ao banco de horas para compensação futura.
Nesse sistema as previsões financeiras e o controle da jornada quanto ao número de horas extras diárias e ao respeito às normas internas da empresa referentes à jornada são dificultados. Assim, ao final do mês, muitas organizações se deparam com prejuízos que não puderam ser previstos.
É neste cenário que se apresenta o ponto digital, que facilita a vida das empresas e o pagamento de horas extras, assim como o controle durante todo o mês quanto ao labor extraordinário.
Controle digital de ponto
O controle digital se distingue do relógio na medida em que ele complementa o uso deste. Ele corresponde a um software que é instalado de maneira a captar as informações que são registradas no relógio
Automaticamente os dados que ali estão passam a ficar disponíveis tanto para os gestores quanto para o próprio trabalhador. Outro ponto importante é que é possível saber, desde logo, qual o número de horas extras que estão sendo prestadas, evitando-se surpresas desagradáveis para a empresa.
Esse aparelho auxilia em larga escala os setores de recursos humanos que conseguem ter acesso facilitado aos dados registrados. O departamento passa a ter à sua disposição os dados consolidados referentes à jornada de cada um dos seus colaboradores ao final do mês.
Os dados são interpretados pelo software acoplado ao REP, disponibilizando em poucos minutos a folha de pagamento do período, de uma forma segura contra erros e burocracia demasiada.
Quem é mais seguro? Relógio biométrico ou controle de ponto digital?
Conforme visto acima, o controle digital trabalha com a captação de dados que são registrados no REP. Sem o uso desse software, a utilização das informações de jornada que foram anotadas demandam mais trabalho, assim como podem ser perdidas.
O controle de ponto digital blinda a informação, que não pode ser manipulada e não é perdida. Ele auxilia no trabalho dos setores e na organização financeira da organização.
Quando o registro de ponto é combinado ao ponto digital apresenta total segurança no momento do registro de ponto. As informações sobre a jornada de cada colaborador são interpretadas e consolidadas automaticamente, facilitando a rotina do RH e eliminando o risco de fraude no controle de ponto.
Diante de tudo isso é possível concluir, finalmente, que o ponto digital representa maior segurança do que o aparelho biométrico. A sua confiabilidade é aplicada para as duas partes da relação de trabalho, pois o empregado pode ter conhecimento desde logo do número de horas extras realizadas, assim como a empresa passa a se organizar com base nesses dados que são facilmente captados.
Uma ótima opção para as empresas que desejam investir no controle de ponto digital combinado ao relógio é o sistema oferecido pela Oi Tchau. Sua segurança é garantida, assim como seu auxílio aos departamentos de recursos humanos é latente, uma vez que desburocratiza as atividades e permite que o trabalhador concentre seu tempo e atenção naquilo que realmente lhe demanda.
Assim, toda a empresa sai ganhando e a confiabilidade dos dados de jornada passa a ser garantida. O investimento no controle de ponto digital para ser combinado ao relógio se traduz num investimento na própria empresa.
Veja também: Férias – Entenda as leis trabalhistas pós reforma
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