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Todas as empresas que tenham mais de 20 funcionários têm a obrigação de fazer o controle de jornada dos empregados, o registro de ponto deve ser guardado pela empresa para diversos fins, como apresentação de comprovantes de cumprimento das leis em eventual ação trabalhista ou em fiscalização do trabalho.
Por quanto tempo devem ser guardados os documentos de registro de jornada dos empregados de uma empresa? Continue lendo e confira essa importante informação.
Registro de ponto: Qual o período pelo qual a empresa deve guardá-lo?
A necessidade de controle de ponto dos empregados é prevista na CLT:
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
O texto legal é claro quanto à obrigatoriedade de realizar o controle da jornada dos empregados ao mesmo tempo em que é silente quanto ao período pelo qual esses comprovantes devem ser guardados.
Esse fato e omissão legal encontram complementação na Portaria 1510/2009 do antigo Ministério do Trabalho, hoje reduzido à condição de secretaria. Ela regulamentou o uso de relógio de ponto eletrônico e a forma de realizar o controle pelas empresas:
O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e os arts. 74, § 2º, e 913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, resolve:
Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP.
Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP – é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.
Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.
Art. 4º O REP deverá apresentar os seguintes requisitos:
I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;
É por isso que é preciso analisar outros dispositivos da lei trabalhista para entender o prazo pelo qual a empresa deve manter os registros sobre os seus empregados.
Art. 11. A pretensão quanto a créditos resultantes das relações de trabalho prescreve em cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)
Por quanto tempo devem ser guardados os registros de ponto dos empregados?
A Portaria do MTE estabelece que o relógio de ponto eletrônico deve ter capacidade de registrar as informações por pelo menos 05 anos. Ela não faz qualquer outra menção à necessidade de acumular registros.
Já a CLT não fala sobre o prazo pelo qual o registro de ponto deve ser guardados.
Apesar disso ela é clara que o empregado pode ajuizar ação para discutir questões trabalhistas em até 02 anos após o desligamento dele pela empresa.
As matérias que podem ser discutidas correspondem às verbas e ocasiões que tenham ocorrido nos últimos 05 anos, independentemente do tempo de contrato do empregado.
Essas prescrições demonstram a importância e necessidade de que as empresas guardem os registros de ponto por pelo menos 05 anos.
Em caso de ação contra a empresa sobre o controle de jornada e pagamento de horas extras ela estará apta a cumprir com a apresentação de documentos que guardam o registro.
Outro ponto importante se refere às fiscalizações das quais a empresa pode ser algo. É por isso que é importante guardar os documentos por pelo menos 05 anos.
Uma boa forma de fazê-lo é adotando um sistema digital de controle e registro de ponto como o da OiTchau.
Com ele a segurança dos dados é garantida por todo o período e as informações são gravadas simultaneamente à gravação delas. O sistema é livre de qualquer tipo de ameaça sobre a manipulação dos registros, igualmente.
Outros pontos interessantes é que com o sistema de ponto digital é possível que a empresa mantenha o controle dos empregados mesmo quando eles laboram externamente ou em home Office.
Com um sistema digital se torna muito mais fácil e seguro se guardar documentos e a empresa evita qualquer tipo de surpresa negativa perante a justiça do trabalho relativa ao registro de ponto e às jornadas cumpridas.
