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relógio de ponto

Quanto custa comprar e manter um relógio de ponto (REP)?

O relógio de ponto eletrônico, conhecido como REP, é uma exigência legal trabalhista que deve ser observada pelas empresas. Esse aparelho se destina ao controle de jornada do empregado, cabendo ao colaborador registrar seus horários de entrada e saída, assim como de início e término de intervalos intrajornadas.

Existem diversos tipos no mercado, o que pode dificultar a tarefa de escolha do sistema de registro exigido pelas normas trabalhistas que estão ilustradas na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e Portarias do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego).

Para auxiliar nessa tarefa separamos abaixo, alguns fatores que devem ser levados em consideração ao se adquirir um para o controle da jornada dos empregados. Confira, abaixo, quais são eles, assim como outras informações relevantes sobre o assunto.

Relógio de ponto eletrônico: Entenda suas exigências

É necessário entender que o controle de jornada deve ser realizado com base nas exigências da Portaria 1510 do MTE.

Embora existam diversos tipos e caiba a empresa escolher qual é o mais indicado para suas atividades e número de empregados, é imprescindível que a primeira análise se dê quanto ao preenchimento das exigências legais.

Dente essas exigências estão:

  • Relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
  • Mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
  • Dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;
  • Meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
  • Meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
  • Porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;
  • Para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo;
  • A marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.

O relógio precisa, necessariamente, registrar as seguintes informações:

  • Tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço;
  • Empregados que utilizam o REP: nome, PIS e demais dados necessários à identificação do empregado pelo equipamento.

Além dos requisitos acima destacados, é preciso que o relógio leve em consideração as estruturas da empresa e seus fatores de produtividade. É possível avaliar o custo benefício de um aparelho a partir de alguns importantes dados, sobre os quais falamos abaixo.

Analisando o custo x benefício de um relógio de ponto

São diversos os modelos e fabricantes de relógios que oferecem esse tipo de produto no mercado para as empresas. As diferenças entre eles decorrem das tecnologias utilizadas para a identificação e marcação da jornada do funcionário, assim como nos dispositivos de segurança contra fraude.

Eles podem variar quanto ao tipo de impressora e a forma como o corte do ticket comprovante serão realizadas. O número de funcionários que utilizará o sistema influencia na escolha do registro de ponto. Isso se deve à variação em relação às capacidades de suporte dos sistemas.

É claro que essas diferenças de capacidade, funcionamento e operação são refletidas nos valores dos relógios, que podem variar em grande escala. Esses valores não se limitam à aquisição, mas dizem respeito à manutenção.

Diante disso, não só o valor de aquisição do aparelho para registro de jornada é relevante, mas o valor agregado à empresa por ele deve ser levado em consideração.

Para auxiliar as empresas que buscam um sistema de registro eficiente e que abarque suas necessidades com um bom custo benefício, separamos abaixo quais são os principais fatores que devem ser observados no momento da aquisição, garantindo a melhor escolha!

1.      TCO

O primeiro fator a ser levado em consideração quanto ao REP é o TCO. Essa sigla representa a expressão inglesa referente a Total Cost of Ownership, cuja tradução para português corresponde a Custo Total de Propriedade.

O papel desse indicador é o de realizar o cálculo quanto a todos os custos que são impostos à uma organização para adquirir e manter um bem em pleno funcionamento. Esse elemento que deve ser considerado na aquisição de um, não deixa de levar em consideração os gastos que vão além do valor de compra.

Nos casos de marcadores de ponto como esse, são considerados os dispêndios financeiros referentes à aquisição da ferramenta e à sua instalação, assim como à manutenção dos relógios.

Outros pontos que são relevantes dizem respeito à necessidade de gastos em razão de eventual substituição de peças e reparos, suporte técnico, treinamento de funcionários para uso do sistema e outros.

Em primeiro lugar cabe analisar as necessidades da empresa e, após, quais os relógios de ponto que apresentam opções viáveis a ela. Dentre essas alternativas, então, aplica-se o estudo quanto aos gastos futuros e acessórios.

2.      CapEx

CapEx se refere à Capital Expenditure, expressão em inglês que pode ser traduzida como “Despesas de Capital”. Elas se relacionam aos gastos correspondentes aos investimentos que são realizados sobre equipamentos que podem aumentar produtividade de uma empresa ou de uma equipe específica.

Um bom sistema para marcação de ponto pode auxiliar o setor de recursos humanos em suas tarefas, de modo que pode ser considerado como um CapEx e deve ser considerado no momento da aquisição do sistema.

Assim é preciso ver qual é o sistema que se encaixa nas pretensões da empresa e que ao mesmo tempo permite o aumento da produtividade.

Devem ser levados em consideração fatores como a rapidez e custo do suporte técnico, a dificuldade ou não da operação do software, funcionalidades que podem economizar tempo. A burocracia do próprio funcionamento é importante.

3.      OpEx

O terceiro quesito que é relevante diante da escolha de um relógio de ponto corresponde ao OpEx, sigla para Operational Expenditure, cuja tradução nada mais é que o Custo Operacional.

Ele é composto pelos custos advindos da licença de uso do software, assim como do suporte técnico por hora, o comodato de aparelhos e outros sistemas, assim como a possibilidade de aluguel de um sistema de nuvem para armazenamento das informações do sistema de controle de ponto.

Note-se que é necessário sempre refletir não só quanto às despesas imediatas, mas as futuras, que devem ser questionadas ao vendedor do sistema.

4.      ROI

O último elemento que deve ser analisado quando da contratação de um sistema de registro de jornada é ROI (Return on Investiment) que em português pode ser traduzido como Retorno sobre Investimento.

Seu cálculo é realizado pela divisão do lucro líquido que um determinado investimento traz pelas suas despesas totais.

Todos os gastos, imediatos à compra ou não deverão ser considerados. Ao final, o relógio que apresenta o melhor custo-benefício será o que tem o retorno de investimento apresentado de maneira mais rápida e em uma porcentagem maior.

Veja também:  Fraude de ponto: Quais são os tipos e como prevenir?

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