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A legislação e as leis trabalhistas são sempre atualizadas para se adaptar aos cenários atuais de tecnologia e modernidade. Os formatos de trabalho foram mudando, agora temos modelo híbrido, home office e presencial, por isso a prescrição trabalhista se adaptou.
E com isso, as empresas precisam estar sempre antenadas em relação às novas mudanças, para seguir as leis e aplicar regras de maneira correta, além do tratamento legal no ambiente de trabalho, que são adaptados pelo setor de recursos humanos.
Por isso, reunimos as principais informações em relação à prescrição trabalhista e o procedimento operacional padrão, para elaborar e aplicar de maneira correta na sua empresa. Confira.
O que é um procedimento operacional padrão?
Conhecido como POP, é o detalhamento de todas as necessidades contidas em uma operação, que determina as ações de uma tarefa, sendo assim um roteiro com padronização para ser seguido durante a execução dos processos.
E esse procedimento também é uma prescrição trabalhista, que mantém o foco em seguir um padrão de qualidade em todas as etapas e em qualquer projeto operante. Vamos a um exemplo:
Uma franquia que terceiriza serviços para escritórios de RH, padroniza como será feita a integração, treinamento e entregas de tarefas e que devem ser seguidas igualmente para todos os clientes, mudando apenas o objetivo da empresa.
Se cada franquia decidir trabalhar de um jeito, cada cliente será atendido de uma maneira e será como se várias empresas diferentes estivessem atendendo esse cliente, agora quando se usa o POP, independente da localização ou franquia, o tratamento e forma de trabalho será a mesma, porque tem o padrão a ser seguido.
Assim o POP é um documento, com instruções que mantém todas essas diretrizes como um passo a passo a ser seguido, de maneira intuitiva e objetiva.
Como elaborar o POP?
Existe um passo a passo definido para fazer a elaboração do POP da sua empresa, que envolve distribuição de tarefas, nomeações, muita organização e principalmente objetividade.
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Escolha o nome do procedimento
Assim tornará mais fácil identificar qual POP se trata, na hora de partir para a aplicação, correção ou alteração das informações.
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Localização
Para identificar onde será aplicado o POP, exemplos: no setor de RH, na área administrativa, em melhoramentos na escala de limpeza, na flexibilização de horários ou em projetos específicos, quanto mais objetivo melhor.
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Escalar responsáveis e tarefas
É o momento de definir quais ações precisam ser feitas com um planejamento estratégico, para assim criar um cronograma de tarefas com prazos a serem entregues e por fim, quem será responsável por cada tarefa e especificar cargos e funções.
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Responsável pelo monitoramento
Terá um colaborador responsável pela elaboração da POP, e também pelo controle e monitoramento das ações, para chegar se todas as entregas estão consistentes em relação ao procedimento padrão que foi estabelecido.
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Analise recursos
Checar se será necessário utilizar um orçamento para ter recursos materiais, para a execução do procedimento, é preciso listar tudo o que será utilizado, seja itens físicos ou digitais, pois tudo terá um custo e tempo de dedicação.
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Documentação direcionadora
Deixar acessível manuais, estatutos ou guias que estabeleçam comportamentos adicionais ao POP, como segurança ou parte técnica, por exemplo.
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Legendas
Se houver muitas siglas ou termos técnicos, é preciso ter uma cor, símbolo ou sigla que exemplifique em uma parte do documento o que está sendo dito. Para tornar a comunicação acessível na hora de realizar o procedimento.
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Etapas do POP
Espaço para colocar todas as etapas que precisam ser cumpridas no POP, quais são as tarefas, o cronograma, os respectivos responsáveis e todas as ações contidas no procedimento. o momento de detalhar para finalizar a prescrição trabalhista.
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Figuras visuais
Momento de colocar dados mais visuais para a execução de tarefas, como uso de gráficos, fluxogramas que indiquem o nível de dificuldade e complexidade de cada tarefa, deixando visível que precisarão de mais atenção e tempo de execução.
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Determinar revisão periódica
É preciso constar no documento de quanto em quanto tempo, será necessário fazer uma análise e revisão nas ações e entregas realizadas, para checagem da padronização e possíveis alterações para evitar falhas.
Quem deve elaborar um POP?
O colaborador é responsável por todos os setores da empresa, pois este terá experiência e conhecimento hábil para conseguir direcionar todas as tarefas, porque possui mais vivência no setor e tem expertise por diversas áreas.
Qual a diferença entre POP e It?
O POP traz uma visão mais ampla sobre o processo e a gestão de um todo, já o IT é a Instrução de Trabalho e tem menos foco gerencial, priorizando orientações e as aplicações, que podem ser contidas na POP para manter uma técnica superior.
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