Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas
Ponto eletrônico

Por que mudar do relógio de ponto para ponto eletrônico!

O sistema de registro de ponto sempre foi um fator sensível na empresas! Implantar um sistema de registro de ponto que seja eficiente, anti-fraude e que facilite a rotina do departamento pessoal é uma vantagem competitiva para empresas.

A marcação de ponto incorreta representa trabalho dobrado para o departamento pessoal e pode ser motivo de ações trabalhistas para a empresa. Além disso, uma outra situação tem sido recorrente: a fraude do registro de ponto.

Por esse motivo, muitas empresas buscam formas mais fáceis e eficientes de realizar o registro de ponto. Neste artigo, vamos abordar por que mudar do relógio de ponto para ponto eletrônico!

 

O que a lei trabalhista diz sobre a marcação de ponto

De acordo com o artigo 74, parágrafo 2 das Consolidações das Leis de Trabalho, “para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”

Portanto, toda empresa que tiver mais de 10 colaboradores registrados está a obrigada a fazer o registro de ponto!

Diversos sistemas de marcação de ponto foram criados e, hoje, algumas empresas precisam rever seus sistemas para desburocratizar as rotinas do Departamento Pessoal.

Os sistemas mais antigos para o registro de ponto são os registros de pontos manuais. São eles:

Livro de ponto

Sistema em que o colaborador escreve seus horários de entrada, saída e intervalos em um livro de registro.

O registro de ponto manual é considerado um dos métodos menos eficazes de marcação de ponto. Os dados inseridos no livro de registro podem ser facilmente alterados, rasurados ou danificados e, frequentemente, resultam em erros na folha de pagamento, fortalecendo a necessidade de retrabalho por parte do departamento pessoal.

Relógio de ponto (REP)

Neste sistema, o colaborador possui um cartão de ponto que insere em um relógio ou utiliza sua própria digital (caso seja um relógio de ponto biométrico). Geralmente esses relógios imprimem um comprovante em papel.

O departamento pessoal deve fazer um controle intenso dos cartões de ponto para acompanhar a marcação diárias dos colaboradores.

 

A chegada dos pontos eletrônicos

A necessidade de uma solução mais eficiente para eliminar a fraude de registro de ponto e para facilitar as rotinas do departamento de RH fez com que maneiras inovadoras e eficazes surgissem.

Diante dessa necessidade, em 2009 o Ministério do Trabalho e Emprego lançou a portaria 1510/2009 que regulam o uso do registro de ponto eletrônico.

Segundo o artigo 2 da portaria, o registro de ponto eletrônico:

“O SREP (Sistema de Relógio Eletrônico de Ponto) deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.”

 

Mas, afinal, quais são os tipos de ponto eletrônico?

São considerados sistemas de ponto eletrônico:

Registro de ponto com crachá magnético

Um dos meios mais utilizados atualmente para o registro de ponto é o uso do crachá magnético. O crachá funciona como um cartão bancário: possui uma tarja magnética que lê os dados do usuário quando inseridos ou aproximados de uma catraca.

Embora seja um meio muito mais seguro de ser utilizado do que os citados anteriormente, o registro por cartão também apresenta oportunidades para fraudes. Basta que um colaborador deixe o seu cartão com outro colaborador e a fraude pode acontecer.

 

Registro de ponto com biometria

A biometria também é amplamente utilizada pelas empresas, sobretudo as empresas que possuem um quadro numeroso de colaboradores.

Neste sistema, o colaborador cadastra seus dados e suas digitais e acessa a catraca posicionando um de seus dedos (geralmente o dedo indicador direito) para registrar seu ponto e ter acesso à empresa.

É um meio eficiente, porém de custo alto, o que dificulta a implantação em pequenas empresas, principalmente porque as máquinas relógio de ponto são caras e exigem manutenção constante.

 

Registro de ponto com aplicativo

Esse é o sistema de controle de ponto considerado mais eficaz, organizado e seguro atualmente! O colaborador utilizar o próprio smartphone com o aplicativo de ponto instalado.

Aplicativos como o Oitchau permitem que a empresa acompanhe todos os registros de ponto em tempo real, pelo aplicativo e computador. Além de permitir fazer online o controle de ausências e férias, criação e organização de jornadas de trabalho, turnos e plantões, e também fazer ajustes de ponto quando quiser.

Oitchau também possui métodos de segurança e verificação de identidade. Além disso, o colaborador deve validar suas informações, como sua localização exata ao bater ponto, por meio de GPS, WiFi ou Bluetooth. Caso ocorra alguma irregularidade na marcação de ponto, o gestor ou supervisor é notificado na hora.

A utilização de aplicativos de ponto eletrônico também é vantajosa, pois permite que a empresa consulte e baixe diversos tipos de relatórios de ponto, por colaborador ou por área, a qualquer momento pelo computador.

 

A reforma trabalhista e o ponto eletrônico

Com a reforma trabalhista e a formalização do home office e modalidades como o trabalho intermitente, a portaria 1510 precisou passar por ajustes. Assim, o Ministério do Trabalho criou a portaria 373 em 2011.

De acordo com os Artigos 2 e 3 da portaria:

“Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.

Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

  • 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.”

 

Ao utilizar o ponto eletrônico, a empresa sabe que terá respaldo jurídico no caso de ações trabalhistas que questionem o pagamento de horas extras, por exemplo. Todo o histórico de registro do colaborador fica armazenado e pode ser utilizado como prova das horas trabalhadas.

Para o colaborador, a vantagem é de poder conferir a relação das horas trabalhadas, além de calcular seu banco de horas, férias e folgas. Mas, um dos pontos mais positivos, é a relação de confiança entre colaborador e empresa. Ambas as partes ficam tranquilas quanto à precisão dos dados.

 

Por que mudar do relógio de ponto para o ponto eletrônico?

A regulação do uso do ponto eletrônico tem o objetivo de estimular as empresas a padronizarem o sistema de marcação de ponto e mudarem do relógio de ponto para o ponto eletrônico. É intuito, também, modernizar os meios de registro de ponto, além de prover segurança às empresas quanto à precisão e veracidade dos dados registrados.

Resumindo, com o sistema eletrônico de ponto, os gestores têm a certeza de que os dados são verdadeiros!

Assegurar-se de que o registro do ponto dos colaboradores está sendo realizado corretamente, otimiza o trabalho do departamento pessoal, que pode dedicar seu tempo para o que realmente importa.

O sistema eletrônico de ponto evita erros humanos e entrega um relatório completo das atividades de cada colaborador.

Cada vez que o colaborador registra seu ponto com o crachá, fazendo a biometria ou usando o aplicativo recebe um comprovante de registro. Dessa forma, ele mesmo pode acompanhar suas horas trabalhadas.

Portanto, independentemente de seus tamanhos, a mudança do relógio de ponto para o ponto eletrônico traz muito benefícios às empresas e aos colaboradores, estabelecendo uma relação transparente e de total confiança.

 

Vale a pena o investimento?

Obviamente, manter uma central de dados e o funcionamento perfeito das catracas é algo que pode impactar negativamente o orçamento corporativo, pois exige gastos com compra de máquinas e manutenção. Por esse motivo, as empresas de menor porte relutam em implantar o sistema eletrônico de ponto.

No entanto, alternativas com custo justo e que se encaixam no orçamento das pequenas e médias empresas. É o caso dos aplicativos, que são mais baratos e eficientes!

Os aplicativos são perfeitos para essas empresas, principalmente as que possuem colaboradores que fazem jornadas externas, que trabalham nas modalidades home-office e trabalho intermitente. Sob esse aspecto, esse tipo de registro de ponto é o que apresenta a melhor relação custo e benefício, além de garantir a segurança e veracidade dos dados.

Conforme mencionado anteriormente, o aplicativo é uma alternativa para que as empresas mais compactas também possam desfrutar dos benefícios do ponto eletrônico sem precisar comprometer seu orçamento.

Os aplicativos são sistemas inovadores e completos,  tem o objetivo de facilitar o registro de ponto para ambas as partes de forma simples, segura e intuitiva.