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Ponto eletrônico: por que usar? Esta é uma dúvida constante para os gestores. Fato é que o sistema de registro de ponto sempre foi um fator sensível na empresas.
A marcação de ponto incorreta representa trabalho dobrado para o departamento pessoal e pode ser motivo de ações trabalhistas para a empresa. Além disso, uma outra situação tem sido recorrente: a fraude do registro de ponto.
Por esse motivo, muitas empresas buscam formas mais fáceis e eficientes de realizar o registro de ponto. Neste artigo, vamos abordar os motivos pelos quais sua empresa deve mudar do relógio de ponto para ponto eletrônico.
Continue a ler e saiba mais.
O que a lei trabalhista diz sobre a marcação de ponto
De acordo com o artigo 74, parágrafo 2 das Consolidações das Leis de Trabalho, “para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”
Portanto, toda empresa que tiver mais de 10 colaboradores registrados está a obrigada a fazer o registro de ponto.
Diversos sistemas de marcação de ponto foram criados e, hoje, algumas empresas precisam rever seus sistemas para desburocratizar as rotinas do DP.
Isso se deve ao fato do surgimento das fraudes de marcação de ponto, da realização excessiva de horas extras e de cálculos errados na folha de pagamento que, no futuro, poderão se tornar motivos para ações trabalhistas.
Todos estes fatores fizeram com que a busca por maneiras mais simples e eficientes para realizar a marcação de ponto se tornasse incansável.
Antes de falar sobre o ponto eletrônico, vamos conhecer os sistemas mais antigos de controle de ponto.
Sistemas mais antigos (ou tradicionais) de registro de ponto
Antes da existência do ponto eletrônico, estes eram os mais utilizados. Os sistemas mais antigos para o registro de ponto são os registros de pontos manuais. São eles:
Livro de ponto
Sistema em que o colaborador escreve seus horários de entrada, saída e intervalos em um livro de registro.
O registro de ponto manual é considerado um dos métodos menos eficazes de marcação de ponto.
Os dados inseridos no livro de registro podem ser facilmente alterados e, frequentemente, resultam e erros na folha de pagamento, fortalecendo a necessidade de retrabalho por parte do departamento pessoal.
Relógio de ponto
Neste sistema de controle de ponto, o colaborador possui um cartão de ponto que insere em um relógio. Para registrar o horário, o colaborador deve abaixar uma alavanca que imprimirá o horário no cartão.
O departamento pessoal deve fazer um controle intenso dos cartões de ponto para acompanhar a marcação diárias dos colaboradores.
Além disso, a possibilidade de fraudes também são grandes. Por exemplo, o colaborador, ao chegar atrasado, pode bater o cartão mais de uma vez no mesmo espaço, tornando impossível a leitura do horário.
Outra questão que mostra a ineficiência deste método é a possibilidade de haver rasuras nos cartões.
Os dois métodos acima representam um verdadeiro desserviço às empresas e aos colaboradores. Por esse motivo, foi preciso pensar em um sistema que permitisse maior precisão nos registros e a impossibilidade de fraudes.
A chegada dos pontos eletrônicos
A necessidade de uma solução mais eficiente para eliminar a fraude de registro de ponto e para facilitar as rotinas do departamento de RH fez com que maneiras inovadoras e eficazes surgissem.
Diante dessa necessidade, em 2009 o Ministério do Trabalho e Emprego lançou a portaria 1510/2009 que regulam o uso do registro de ponto eletrônico.
Segundo o artigo 2 da portaria, o registro de ponto eletrônico:
“O SREP (Sistema de Relógio Eletrônico de Ponto) deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.”
Agora você vai conhecer os sistemas de ponto eletrônico e como funcionam. Continue a ler.
Mas, afinal, quais os sistemas de ponto eletrônico?
São considerados sistemas de ponto eletrônico:
Registro de ponto com crachá magnético
Um dos meios mais utilizados atualmente para o registro de ponto é o uso do crachá magnético.
O crachá funciona como um cartão bancário: possui uma tarja magnética que lê os dados do usuário quando inseridos ou aproximados de um leitor de dados que fica, geralmente, instalado em uma catraca.
Embora seja um meio muito mais seguro de ser utilizado do que os citados anteriormente, o registro por cartão também apresenta oportunidades para fraudes.
A Justiça do Trabalho acumula casos em que a fraude foi comprovada quando um colaborador pede a outro para registrar o ponto por ele, emprestando o seu cartão.
Mais uma vez, as empresas precisam ficar atentas à veracidade das informações registradas e proteger seus orçamentos.
Registro de ponto com biometria
A biometria também é amplamente utilizada pelas empresas, sobretudo as empresas de grande porte que possuem um quadro numeroso de colaboradores.
Neste sistema, o colaborador cadastra seus dados, suas digitais e acessa a catraca posicionando um de seus dedos (geralmente o dedo indicador direito) sobre o leitor instalado na catraca para registrar seu ponto e ter acesso à empresa.
Todos os registros têm um comprovante que deverão ser entregues ao colaborador e ao DP para controle.
Ao final de cada período, os dados registrados pelo software do sistema são emitidos para a composição da folha de pagamento, ou seja, não há mais a necessidade de contagem de horas pelo DP.
É um meio eficiente, porém de custo alto, o que dificulta a implantação em pequenas empresas.
A reforma trabalhista e o ponto eletrônico
Com a reforma trabalhista e a formalização do home office e modalidades como o trabalho intermitente, a portaria 1510 precisou passar por ajustes.
Assim, o Ministério do Trabalho criou a portaria 373 em 2011, que regulamenta sistemas alternativos de registro de ponto focados no colaborador externo.
De acordo com os Artigos 2 e 3 da portaria:
“Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.
Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
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- 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.”
Ao utilizar o ponto eletrônico, a empresa sabe que terá respaldo jurídico no caso de ações trabalhistas que questionem o pagamento de horas extras, por exemplo. Todo o histórico de registro do colaborador fica armazenado e pode ser utilizado como prova das horas trabalhadas.
Além disso, a empresa pode limitar a realização de horas extras, protegendo seu orçamento e evitando o trabalho extraordinário desnecessário.
Para o colaborador, a vantagem é de poder conferir a relação das horas trabalhadas, além de calcular seu banco de horas, férias e folgas.
Mas um dos pontos mais positivos, é a relação de confiança entre colaborador e empresa. Ambos as partes ficam tranquilas quanto à precisão dos dados. Outro ponto positivo é que a comunicação entre as partes se torna transparente: ao final do mês, empresa e colaborador sabem exatamente o valor devido.
Por que mudar do relógio de ponto para o ponto eletrônico
A regulação do uso do ponto eletrônico tem o objetivo de estimular as empresas a padronizarem o sistema de marcação de ponto e mudarem do relógio de ponto para o ponto eletrônico.
É intuito, também, modernizar os meios de registro de ponto, além de prover segurança às empresas e aos colaboradores quanto à precisão e veracidade dos dados registrados.
Resumindo, com o sistema eletrônico de ponto, os gestores têm a certeza de que os dados são verdadeiros e o colaborador sabe que seu trabalho será pago corretamente ao final do mês.
Assegurar-se de que o registro do ponto dos colaboradores está sendo realizado corretamente, otimiza o trabalho do departamento pessoal, que pode dedicar seu tempo para o que realmente importa: ações que visam engajar o colaborador e alavancar a empresa.
O sistema eletrônico de ponto evita erros humanos na contagem das horas para compor a folha de pagamento e entrega um relatório completo das atividades de cada colaborador a cada final de período de registro.
Em alguns casos, a interface do ponto eletrônico permite a integração da folha de pagamento, que já sai pronta.
Cada vez que o colaborador registra seu ponto com o crachá, fazendo a biometria ou usando o aplicativo recebe um comprovante de registro. Dessa forma, ele mesmo pode acompanhar suas horas trabalhadas.
Portanto, independentemente de seus tamanhos, a mudança do relógio de ponto para o ponto eletrônico traz muito benefícios às empresas e aos colaboradores, estabelecendo uma relação transparente e de total confiança.
Desvantagens do ponto eletrônico
Obviamente, manter uma central de dados e o funcionamento perfeito das catracas é algo que pode impactar negativamente o orçamento corporativo. Por esse motivo, as empresas de menor porte relutam em implantar o sistema eletrônico de ponto.
No entanto, alternativas com custo justo e que se encaixam no orçamento das pequenas e médias empresas. É o caso dos aplicativos. Eles são indispensáveis, inclusive, nos casos em que as catracas ou leitores biométricos precisem ficar inativos para manutenção.
Os aplicativos são perfeitos para essas empresas, principalmente as que possuem colaboradores que fazem jornadas externas, que trabalham nas modalidades home-office e trabalho intermitente.
Sob esse aspecto, esse tipo de registro de ponto é o que apresenta a melhor relação custo e benefício, além de ser muito prático, garantir a segurança e veracidade dos dados.
De forma geral, funciona da seguinte maneira: o colaborador baixa o aplicativo em seu smartphone e faz o registro de seu ponto normalmente. O gestor ou o departamento pessoal consegue acompanhar em tempo real sua jornada de trabalho.
Além disso, o aplicativo é ideal para quem trabalha com o sistema de turnos e plantões. Caso haja necessidade de trocar plantões ou dias de folga, tudo é feito online e de forma transparente, descartando a necessidade do retrabalho e eliminando as fraudes.
O colaborador faz sua solicitação de troca de plantão ou ajuste de jornada, o gestor é notificado e responde na hora. Sem complicações e de forma rápida e segura.
Conforme mencionado anteriormente, o aplicativo é uma alternativa para que as empresas mais compactas também possam desfrutar dos benefícios do ponto eletrônico sem precisar comprometer seu orçamento.
Os aplicativos são sistemas inovadores e completos. Otimizam a rotina do departamento pessoal, traz segurança tanto para a empresa quanto para o colaborador, permitindo que ambas as partes possam gerenciar a jornada em tempo real.
O colaborador já sabe quantas horas trabalhou no mês e qual será a sua remuneração. A empresa, por sua vez, tem total confiança na veracidade dos dados armazenados.
Esse tipo de ponto eletrônico alternativo tem o objetivo de facilitar o registro de ponto para ambas as partes de forma simples, segura e intuitiva.
