Equipe de gestão de projetos em reunião, representando um momento de discussão durante uma rodada de Planning Poker

Planning Poker

Aprenda um jogo que vai mudar a forma como a sua equipe estima a dificuldade para a realização de novas tarefas, conheça o Planning Poker.

Como você estima a dificuldade de cada tarefa executada por você no trabalho? 

Imagine um pedreiro, ele não sabe com precisão quanto tempo irá levar para concluir uma obra, mas através da sua experiência pode chegar a uma estimativa, que será utilizada para calcular o seu orçamento e o material para a execução do trabalho.

Assim também é cada tarefa no planejamento de um projeto, não basta o gestor distribuir as funções sem ouvir a pessoa ou a equipe responsável por sua execução.

Pensando nisso, uma ferramenta foi adotada pelas equipes que colocam o método Scrum em prática.

Conheça o Planning Poker, mais um complemento prático para que você consiga implementar os métodos ágeis em seu planejamento.

O que é o Planning Poker?

O Planning Poker é uma ferramenta que permite que uma equipe envolvida em um projeto estime a dificuldade das próximas tarefas ou sprints a serem executados.

Através dessa estimativa as tarefas serão organizadas de maneira hierarquizada, das mais complexas para as mais fáceis, facilitando os próximos passos do Scrum, como a definição do tempo e da equipe responsável pela execução de cada Scrum.

Sendo literalmente um jogo, o processo de Planning Poker acontece em reuniões em que todos os colaboradores estão envolvidos, inclusive o Scrum Master e o Project Owner.

Durante a reunião, o Product Owner apresentara as tarefas que devem ser desenvolvidas, através de Story Points, cada uma dessas tarefas receberá notas de todos os executores, demonstradas através de cartas.

Quanto maior a nota, maior a dificuldade para a execução da tarefa ou Sprint, e quanto menor, maior a facilidade.

Porém, essas notas não seguem uma sequência padrão. Descubra abaixo qual é a sequência utilizada em um Planning Poker.

Qual métrica é usada para estimar com o Planning Poker?

A métrica utilizada para estimar tarefas através do Planning Poker é a sequência de Fibonacci.

Essa ordem obedece a uma ordem lógica, onde o próximo número corresponde a soma de seus dois anteriores, como:

1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144…

Porém, para facilitar o processo e encurtar o uso das cartas, uma rodada de Planning Poker tradicional se utiliza dos seguintes números inspirados na Sequência de Fibonacci:

0, ½, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 e 100

Além dessas 11 cartas, outras duas também podem ser adicionadas ao jogo, uma que represente a não capacidade do colaborador opinar, como um ponto de interrogação, e outras que indique a necessidade de pausa.

Qual é a importância do jogo?

Tem dúvidas sobre como um jogo pode facilitar a execução de projetos? Confira algumas das principais utilidades do Planning Poker:

  • Estimar a dificuldade das tarefas conforme a opinião dos colaboradores que irão executá-las;
  • Identificar tarefas longas ou difíceis que necessitam de maior clareza e ainda não estão adequadas ao Scrum, consideradas não ágeis;
  • Organizar as próximas tarefas conforme sua dificuldade, dando maior importância e detalhamento para as mais difíceis;
  • Incentivar a discussão entre todos da equipe sobre as próximas etapas a serem executadas.

Planning Poker na prática

Agora que você já sabe o que é Planning Poker e qual é a numeração utilizada em suas cartas, confira como funciona na prática a ferramenta aplicada em projetos que usam o Scrum.

Participantes do Planning Poker

  • Product Owner: quem ocupa esse cargo tem como função definir as tarefas ou Story Points que receberão as notas dos colaboradores, lembrando que elas devem refletir as necessidades dos clientes ou usuários;
  • Scrum Master: a pessoa que está ocupando a posição de Scrum Master durante o Planning Poker deverá ser o mediador, apontando quantas rodadas serão realizadas e quais colaboradores darão suas opiniões em cada uma delas;
  • Executores: os executores ou desenvolvedores são os demais colaboradores que atuam no projeto, sendo os responsáveis por permitir que as tarefas aconteçam, são eles quem dão as cartas nesse jogo;

Jogando o Planning Poker

Conhecendo todos os participantes, confira um exemplo de rodada de Planning Poker:

1 – Apresentação do Story Point

O Product Owner trouxe 5 Story Points que serão estimadas pelos colaboradores.

Story Points são tarefas descritas conforme a necessidade do cliente, um exemplo seria:

“Como analista de RH, desejo encontrar os funcionários por seu número de matrícula na empresa no programa, seguido de seu sobrenome, facilitando a identificação”.

2 – Análise da Story Point

A partir dessa Story Point cada colaborador analisará pessoalmente o quão difícil ele estima que seja a sua execução, representando-a por uma de suas 13 cartas.

3 – Primeira rodada

Ao mesmo tempo, todos os colaboradores abaixam suas cartas. Suponhamos que a equipe seja composta por 5 deles, e as cartas baixadas sejam as seguintes: 

2, ?, 2, 40, 5

Como não houve consenso, é papel do Scrum Master intermediar uma conversa para que as opiniões sejam dadas.

Nesse caso, o colaborador que baixou a carta 40, considerando a tarefa difícil, deverá apresentar os seus pontos primeiro.

Já quem baixou a carta “?” também deverá ser ouvido, apresento qual foi a dificuldade encontrada para que ele não conseguisse se posicionar. 

Por fim, um dos colaboradores que considerou a tarefa fácil também deverá dar sua opinião, influenciando e passando segurança para os seus colegas que não sabem como a executar.

4 – Segunda rodada

Quando não há um consenso, uma segunda rodada deve ser jogada após as discussões, nesse caso o resultado obtido nessa tentativa foi:

2, 2, 5, 5, 5

Como os números são próximos, uma média pode ser feita, sendo o resultado dessa rodada de Planning Poker, e que representa a estimativa para o Story Point apontado, o número 5.

Caso os números continuem diferindo, novas discussões deverão ser realizadas, conforme o estipulado pelo Scrum Master.

Porém, mesmo se após uma segunda rodada o resultado da estimativa forem números maiores que o 13, como 20, 40 ou 100, o Product Owner deverá ficar responsável por reescrever o Story Point ou dividi-lo em tarefas menores.

5 – Organização conforme sua nota

Por fim, o Story Point e sua respectiva nota serão incluídos em um quadro com a hierarquia de todas as outras tarefas apresentadas para período, recebendo maior atenção aquelas que também receberam maior nota.

Continue aprimorando a sua gestão de projetos

Implementar as metodologias ágeis como o Scrum e suas ferramentas requer uma mudança na cultura da empresa e um grande esforço dos gestores.

Porém, a maior satisfação dos clientes, através do atendimento de suas necessidades e dos colaboradores, por conta da maior autonomia e da planificação da tomada de decisão, tornam o método cada vez mais bem-visto.

Acompanhe outros conteúdos sobre gestão de projetos no blog da OiTchau.

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