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Com as mudanças na legislação sobre controle de ponto, os fabricantes de diferentes tipos de relógio de ponto foram obrigados a seguir um padrão para que as empresas também pudessem controlar o registro de seus funcionários de forma padronizada.
Isso trouxe muitas vantagens para as empresas, já que permitiram inserir a transformação digital na sua realidade, um movimento global de transição às tecnologias digitais, que automatizam processos e tornam as empresas mais competitivas.
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Quer saber mais sobre esse assunto? Continue lendo!
- O melhor relógio eletrônico de ponto para cada tipo de empresa
- Quais as exigências da Portaria 671?
- Reforma Trabalhista e controle de ponto
- Os 5 melhores REP do mercado
- Como funciona a integração do REP?
- Quais as vantagens de aderir à integração REP com o sistema Oitchau?
- Planos e como adquirir
- Outras facilidades da Oitchau
- Teste grátis o Oitchau
O melhor relógio eletrônico de ponto para cada tipo de empresa
Mesmo com o padrão determinado pela Portaria 671, as empresas passaram a lidar com um novo desafio: encontrar o melhor relógio eletrônico de ponto de acordo com cada tipo de empresa.
Abaixo, vamos esclarecer algumas dúvidas comuns relacionadas ao processo de escolha.
Quais tipos de relógio de ponto são aceitos na legislação?
Partindo das atualizações da portaria 671, existem três modelos que podem ser adotados pelas empresas:
- REP-A: modelo alternativo, que pode registrar o ponto tanto manualmente quanto por meio de aplicativos;
- REP-C: modelo manual e convencional, sendo o relógio que fica alocado nas paredes das empresas para que os colaboradores batam o ponto na entrada e saída;
- REP-P: formato mais moderno, relacionado ao formato de pontos digitais como o Oitchau.
Assim, dependendo das necessidades da empresa, um desses modelos pode ser utilizado.
Qual o melhor tipo de relógio de ponto para pequenas empresas?
Aqui é preciso entender o que significa “pequenas empresas”.
Isso porque, de acordo com a CLT, apenas empresas com mais de 20 colaboradores registrados têm a obrigatoriedade de realizar uma gestão e registro de ponto .
Outro ponto a ser percebido são as características e necessidades da empresa e também de seus colaboradores.
Em locais como comércios varejistas e com o modelo de trabalho presencial, contar com equipamentos físicos para o registro de ponto na empresa pose ser a melhor solução.
Um exemplo é a disponibilização de tablets exclusivos para que os colaboradores façam o apontamento das horas de entrada e saída. Além de ser uma opção mais tecnológica, ela ainda oferece um melhor custo-benefício para a empresa.
Visto que essa opção não requer uso de bobinas de papel, não trazendo esse custo para a empresa, e com o custo de manutenção bem abaixo de outros aparelhos.
Qual o melhor tipo de relógio de ponto para grandes empresas?
No caso de empresas com uma maior quantidade de colaboradores, os principais pontos a serem verificados também estão relacionados às necessidades da gestão da empresa e ao perfil dos colaboradores.
Em empresas em que os colaboradores não possuem tanta familiaridade com tecnologias, mas o RH tem a necessidade de coletar e processar informações com maior precisão, uma solução pode estar na realização da integração do sistema de controle de ponto com um relógio de ponto tradicional.
Assim, os colaboradores podem realizar os apontamentos sem grandes dificuldades, e o RH consegue obter informações estratégicas para a tomada de decisão.
Como escolher o melhor tipo de relógio de ponto?
O REP ideal é aquele que está em conformidade com todas as exigências das portarias 671 e 1486 e atende às necessidades de cada negócio.
Assim, a empresa tem a liberdade de escolher, dentro das opções que atendem às necessidades das portarias, o modelo que melhor se encaixa no modelo de negócios e no orçamento organizacional.
E para fazer essa avaliação, existem algumas perguntas que podem ser visitantes:
- Qual a nossa necessidade no momento?
- Qual o objetivo do relógio de ponto?
- Qual o perfil dos nossos colaboradores?
- Como eles iriam se comportar com a adoção de um novo modelo?
- Qual o orçamento do RH?
Quais as exigências da Portaria 671?
Para que um sistema de controle de ponto seja válido, os fabricantes devem estar homologados em conformidade com as diretrizes da portaria. Assim, você pode consultar os modelos homologados pesquisando nos sites oficiais do Governo.
Outro ponto é que os modelos REP-P precisam ter sua tecnologia registrada e certificada pelo INPI.
Além disso, o relógio eletrônico de ponto precisa armazenar os seguintes dados:
Do empregador:
- Razão Social;
- CNPJ ou CPF (CEI caso exista).
Dos colaboradores:
- Nome Completo;
- CPF e PIS;
- Data de Admissão;
- Cargo/função
- Demais dados necessários à identificação do funcionário pelo equipamento.
Reforma Trabalhista e controle de ponto
Além das portarias citadas, em 2017 ocorreu a Reforma Trabalhista, através da Lei 13.467/2017, que trouxe algumas mudanças no controle de ponto, e na jornada comum de trabalho.
Além das mudanças na quantidade de funcionários mínima para a utilização de controle de ponto eletrônico, teletrabalho , horas extras, jornada 12×36, jornada parcial de trabalho e outras novidades. .
Os 5 melhores REP do mercado
Confira abaixo os cinco melhores REP do mercado.
1. Oitchau
Oitchau é um sistema de ponto completo que permite o controle de registros de entrada e saída dos colaboradores por aplicativo.
Por isso, é uma excelente opção para empresas cujos colaboradores prestam serviços de modo diverso, seja na empresa, de forma externa ou em home office.
O app da Oitchau é bastante intuitivo e facilita no controle de jornada, independente de onde ela seja realizada.
Além disso, também traz uma série de outras facilidades, tais como:
- Controle exato das jornadas de trabalho;
- Gestão de ausências e apresentação de documentos que justificam faltas ao trabalho;
- Solicitações de troca de voltas ou plantões;
- Férias e negociação do período, assim como acordos referentes ao abono (venda de férias);
- Integração com relógios de ponto;
- Armazenamento em nuvem de dados e documentos.
Por tudo isso, a Oitchau é uma plataforma compatível com empresas de segmentos diversos.
Ela está presente em empresas responsáveis pela gestão de condomínios, comércio e varejo, TI, instituições de ensino, promovidas, entidades governamentais, entre outras.
Em suma, estas são algumas vantagens da plataforma Oitchau para o seu negócio:
- Gestão da jornada de trabalho (semanal, turnos, flexíveis, etc.);
- Sistema integrado com o REP;
- Ponto eletrônico antifraude e de acordo com todas as disposições legais;
- Controle de férias;
- Marcação de ponto pelo computador ou dispositivos móveis;
- Controle de ponto para equipes externas (com rastreamento em GPS em tempo real);
- Dispositivos de segurança (como reconhecimento facial, por exemplo);
- Cálculo automático de horas extras, horas noturnas, ausências etc.
Aliás, diferentemente de vários sistemas de controle de ponto, a Oitchau permite o acesso às informações de jornada em tempo real.
Isso facilita enormemente a gestão de horas, especialmente porque é possível ter os dados de jornada a qualquer momento.
O RH, então, sai ganhando por ter em mãos informações mais completas para o desenvolvimento e controle de políticas de gestão de horas.
2. Henry
Há mais de 20 anos no segmento de relógios de ponto, a Henry possui soluções para todos os portes de empresas.
Dentre os produtos, destacam-se os modelos Henry Hexa (atende empresas de pequeno a grande porte), Henry SF e Henry SF Adv. Todos os modelos estão homologados pelo MTE e oferecem uma ótima relação custo-benefício para as empresas.
3. Madis
A Madis possui soluções para controle de ponto, controle de acesso e controle de estacionamento.
Dentre os relógios eletrônicos de ponto fabricados pela Madis, destacam-se os modelos Madis REP EVO, Madis REP 0705, Madis REP MD. Todos atendem às exigências da Portaria 373 do MTE.
4. Dimep
A Dimep é uma das empresas mais tradicionais do segmento de relógios de ponto, e é uma das ferramentas que a Oitchau possui integração de relógio de ponto .
Dentre os modelos eletrônicos, destaca-se o Dimep Print Point III, sistema biométrico homologado pelo INMETRO, e o Dimep Mini Print, ideal para empresas que não possuem estrutura para a instalação de um relógio eletrônico de ponto fixo.
5. ID de controle
Os Relógios Eletrônicos de Ponto da Control ID são homologados e certificados, com opções de identificação biométrica, RFID (do inglês Radio-frequency Identification , ou Identificação por Radiofrequência), por cartão de ponto com código de barras ou por senha pessoal.
Destacam-se os modelos IDClass e IDX.
Como funciona a integração do REP?
É possível tornar um relógio REP mais inteligente fazendo integração com Oitchau , pois a plataforma oferece diversas vantagens, tais como:
- A plataforma Oitchau faz sincronização em tempo real, permitindo consultar os pontos registrados no REP e no aplicativo em um sistema próprio da Oitchau;
- É possível baixar relatório de ponto a qualquer momento;
- Os ajustes de ponto são feitos na hora, sem precisar esperar o fim do mês;
- O sistema de integração com REP do Oitchau, o Pegador, faz a classificação dos pontos por meio de inteligência artificial: ele aprende com o comportamento do empregado para classificar se o ponto é de entrada, intervalo para refeição ou descanso, ou saída.
Todos os modelos listados acima podem ser integrados ao Oitchau. Dessa forma, o sistema Oitchau torna o Relógio Eletrônico de Ponto inteligente e garante que as informações registradas sejam blindadas contra a fraude.
Outro ponto importante é que o sistema de controle de ponto oferecido pela Oitchau elimina o retrabalho na composição da folha de pagamento.
Todas as informações do período são consolidadas e enviadas ao software de gestão para compor a folha de pagamento automaticamente.
Além disso, tanto a empresa quanto o colaborador já sabem exatamente quanto será pago no período.
Sua empresa pode – e deve – ir mais longe com a tranquilidade de ter um relógio eletrônico de ponto que faz os registros de forma segura, ágil e com praticidade.
Quais as vantagens de aderir à integração REP com o sistema Oitchau?
São diversas as vantagens que são oferecidas às empresas e mesmo aos colaboradores por meio da adoção da integração entre o sistema REP e o controle de ponto digital Oitchau.
Isso porque há uma consolidação da base de dados. Estas informações, por sua vez, alimentam diferentes softwares que garantem sua segurança.
Abaixo, demonstramos o porquê aderir ao sistema da Oitchau combinado ao relógio de ponto tradicional pode ser extremamente benéfico.
Fácil acesso aos dados
Em primeiro lugar, conforme já brevemente apontado, a integração entre o sistema oferecido pela Oitchau e o relógio de ponto permite que vários tipos de programas sejam alimentados por dados advindos do registro de jornada.
Isso facilita a composição final dos cartões de ponto, sendo possível desde logo visualizar as horas extras ou a ausência de tempo para completar a jornada contratual.
Assim, esses valores são diminuídos ou adicionados ao banco de horas. Caso a empresa não possuísse um sistema de compensação, o calculado de horas extras é atualizado diariamente, com base nas marcações feitas pelo colaborador.
A empresa já possui conhecimento da quantidade de mão de obra prestada pelo colaborador. Este sabe antecipar o valor das horas que lhe será pago ou o tempo de compensação descontado, ou adicionado em seu banco de horas.
Essa integração evita surpresas observadas, bem como permite a organização financeira da organização e do funcionário. Destaca-se que ela auxilia a empresa a analisar se as políticas internas de jornada estão sendo observadas e, caso necessário, pode orientar o colaborador desde logo.
Segurança dos dados
A integração entre o relógio de ponto e o sistema oferecido pela Oitchau para integração de softwares é importante na medida em que evita a manipulação de dados registrados.
Assim, logo que os dados são registrados no cartão de ponto eles constam, automaticamente, em outros programas e documentos.
Ainda, saiba que todas as informações captadas pelo sistema de controle de jornada Oitchau ficam em um sistema de nuvem.
Portanto, dispensam-se os servidores físicos, que podem sofrer com quedas de energia elétrica ou de conexão com a internet.
Outro ponto que ganha destaque em relação à segurança dos dados é a impossibilidade de manipulação de registros.
Isto é, não há como um colaborador fazer o registro no lugar de outro, pois o reconhecimento é feito por biometria facial.
Além disso, uma vez registrado o controle de ponto não é possível a alteração de marcação para outro horário. Garante-se, desse modo, a idoneidade do controle de jornada.
Com tudo isso, a empresa garante um controle seguro e livre de alterações, onde é possível obter informações exatas e extratos com dados para fiscalizações deficientes.
Facilidade de procedimentos
O uso exclusivo de um registro de ponto eletrônico para controle da jornada de trabalho dos colaboradores sem a integração oferecida pela Oitchau pode dificultar o trabalho de alguns setores.
Imagine que esses dados de controle de ponto devem ser acessados para elaboração da folha de pagamento, banco de horas e espelho de cartão de ponto a ser conferido ao funcionário.
Caso esses dados estejam concentrados em um único sistema que não compartilha dados, isso torna as atividades mais burocráticas, em maior tempo.
Em outro sentido, o compartilhamento de informações com base em um sistema integrado de registro de ponto com outros softwares permite que facilmente os setores tenham acesso às informações, sem necessidade de requisitos de acesso que apenas atrapalham as atividades prestadas e as atrasam.
Possibilidade de uso no home office
Outra questão essencial que justifica a importância de integrar o seu relógio de ponto com o sistema Oitchau é que a partir disso se torna possível manter uma correta gestão de horas dos trabalhadores em home office.
Esse é um tipo de formato de trabalho cuja adesão aumentou em muito a partir de 2020, quando a pandemia de Covid-19 obrigou as empresas a se readaptarem para manter os serviços sem colocarem os colaboradores em risco de contaminação.
Por isso, o trabalho em home office foi uma das principais soluções. E, saiba, a necessidade de ter gestão sobre o horário dos funcionários permanecem mesmo nesse cenário. Dessa forma, o sistema Oitchau é a solução perfeita para garanti-la.
Com a integração dele, os colaboradores têm acesso ao controle de ponto remoto, pelo celular. Assim, a empresa estipula quem e como usar essa marcação, bem como, se necessário, a área geográfica em que é possível fazê-la.
Faça o controle dos colaboradores em trabalho externo
Não só os trabalhadores em home office podem ter o controle de horário feito quando há integração do relógio de ponto com o sistema Oitchau. Quem trabalha fora da empresa – de forma habitual ou permanente – pode fazer a marcação.
Novamente, isso é possível pelo aplicativo Oitchau que dá ao gerenciador a possibilidade de determinar áreas em que são possíveis as marcações, bem como outras personalizações eventualmente necessárias.
Tenha todos os documentos organizados de acordo com a LGPD
Ainda, o sistema Oitchau conta com um software inteligente e muito bem organizado, que mantém os dados de marcação em nuvem e completamente seguros. Por isso, ele é uma forma de garantir a organização dos dados e, igualmente, cumprir com as normas da Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD).
Essa lei entrou em vigor ainda em 2020 e desde agosto deste ano as multas dela estão passíveis de aplicação. Por isso, ter um sistema que garanta a proteção dos dados contra vazamentos e o tratamento deles conforme lei é essencial.
Não perca tempo fazendo cálculos
Outro ponto interessante da integração entre o relógio de ponto e o sistema Oitchau é que a partir dele você economiza tempo dos seus colaboradores do RH. Ao mesmo tempo, você desburocratiza o setor.
Afinal, com o sistema é possível ter em mãos dados atualizados automaticamente em relação à jornada, como banco de horas e horas extras, como citado anteriormente. Com isso, veja que você não precisa sobrecarregar o RH com cálculos manuais que estão passíveis de erros humanos.
Ainda, o sistema permite integração com sistema de holerite. Dessa maneira, em poucos cliques você tem a organização de todos os dados relevantes sobre a jornada e sobre as verbas que dela decorrem.
Evite problemas com a Justiça do Trabalho
Por fim, a integração do relógio de ponto com o sistema Oitchau ajuda sua empresa em todo esse cuidado com a gestão de horas e pagamento correto das horas extras. Dessa forma, é ótimo para melhorar sua relação com a Justiça do Trabalho.
Inegavelmente, mostram-se como maiores motivos de ações trabalhistas como questões que envolvem a jornada. O sistema Oitchau, então, conta com todos os dados corretos e certificados sobre a jornada, o que evita erros e garante o cumprimento da norma.
Planos e como adquirir
O sistema eletrônico oferece várias vantagens sobre os demais, como integração de informações em um só lugar, acesso permitido apenas as pessoas envolvidas na gestão de pessoas, informações em tempo real, e muito mais.
Os registros podem ser acessados de qualquer lugar e em horário. Você pode acessar todas as informações integradas deste processo em um só lugar e poderá tomar decisões mais assertivas.
É possível ainda adquirir planos conforme a necessidade da sua empresa ou a quantidade de colaboradores que possui em um período. Você também pode expandir o seu plano gradualmente.
Outras facilidades da Oitchau
Além do sistema de controle de jornada, a Oitchau também possui outros produtos que facilitam o dia a dia da gestão de pessoas em qualquer empresa.
Por exemplo, ela conta com uma ferramenta que lhe permite controlar o tempo gasto em atividades do dia a dia do colaborador.
Ou seja, ao invés de apenas controlar a hora de entrada e saída dos colaboradores, também pode determinar o tempo que cada atividade leva.
Para isso, o Oitchau é compatível com uma série de softwares de distribuição e controle de tarefas, como é o caso do Todoist , Trello e outros tipos existentes no mercado.
Esse controle permite ao gestor ter mais noção quanto à produtividade dos colaboradores, assim como a distribuição de tarefas.
Nesse sentido, veja que é possível estabelecer valores mais justos por serviços; igualmente, operar justiça na própria distribuição de tarefas.
Igualmente, esse tipo de controle permite ao gestor saber qual colaborador se mostra mais apto para cada tarefa conforme a qualidade da entrega e o tempo dela.
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