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A adoção do trabalho em home Office cresceu muito nesse ano de 2020 diante da pandemia de Covid-19.
Ele apresenta uma solução para as empresas que necessitam manter a jornada de trabalho ao mesmo tempo em que respeitam o distanciamento social.
Uma das principais preocupações das empresas em relação a esse tipo de trabalho remoto se refere à segurança da informação.
Como manter o controle do compartilhamento de dados e a proteção deles quando o colaborador usa computadores pessoais?
É possível garantir a segurança de uma conexão? Como manter os dados e informações sigilosas livres de ataques de terceiros mal intencionados? Todos esses pontos devem ser levados em consideração.
Existem algumas soluções inteligentes que podem manter o trabalho à distância sem implicar em problemas para a empresa em relação ao sigilo. Quais são eles e como aplicá-los você confere abaixo.
Home Office e segurança da informação: Confira dicas para manter os dados sigilosos protegidos
Existem diversos cuidados que podem manter a segurança da informação, mesmo quando os colaboradores não prestam serviços na sede empresarial e sim de suas casas.
O trabalho remoto pode ser organizado de maneira a deixar dados protegidos e dar continuidade às atividades laborais sem maiores problemas.
Assinatura digital
Uma das possibilidades para manter a segurança dos dados é apostar na assinatura digital. Ela é importante principalmente quando a empresa necessita de autorizações formais de atividades, processos e outros quesitos.
Outro ponto interessante é que ela permite ao RH que haja a validação de documentos trabalhistas mesmo que à distância.
Um bom exemplo é o sistema Oitchau que oferece uma validação que age como uma assinatura eletrônica em documentos como a folha de pagamento ou cartão de ponto.
Considere que a mesma ferramenta pode ser usada para contratos de trabalho e outras questões relevantes.
Garanta que as proteções dos computadores estejam ativas
Todos os computadores que tenham acesso às redes e sistemas da empresa, mesmo que à distância e em home Office, precisam necessariamente estar com as proteções ativas.
Essas proteções são diversas. Uma das principais é o antivírus e ele não é o único, devendo ser acompanhado pelo uso de um Firewall e de um servidor Proxy que mantêm a rede corporativa devidamente segura.
Outras ferramentas importantes correspondem ao DLP, que corresponde à Prevenção de Perda de Dados e ao EDR, que previnem e monitoram eventuais ataques que ocorram nas redes, como aqueles cibernéticos promovidos por hackers.
Nesse ponto é importante que a empresa considere se não é o caso de oferecer aos trabalhadores remotos a possibilidade de usarem em suas casas as ferramentas oferecidas pelas empresas.
A empresa pode oferecer o que se chama de kit home Office e que contém computador e outros acessórios. O mesmo ocorre com os antivírus e outros sistemas que devem ser instalados e geralmente são pagos.
Outra possibilidade interessante é a empresa se oferecer para pagar pacotes antivírus mesmo que eles sejam utilizados em computadores particulares para a prestação de serviços.
O risco da atividade cabe à empresa e ela deve assumi-lo oferecendo condições concretas ao colaborador de prestar serviços de qualidade e seguros mesmo que à distância.
Promova treinamentos de prevenção de risco em home office
É crucial que os seus colaboradores saibam exatamente o que fazer para manter os dados e redes protegidos, especialmente quando os trabalhos são realizados à distância e em home office.
Somente com a conscientização dos riscos eles podem evitar se colocar em situações que deixem as informações sigilosas expostas ou passíveis de ataque.
Para isso você pode enviar as informações por tutoriais por e-mails com passo a passo e vídeos.
Outras possibilidades incluem a promoção de reuniões que contem com profissionais capacitados em TI que possam tirar dúvidas e esclarecer o modo de operação à distância.
Alguns dos fatores que devem ser necessariamente levantados e que aumentam a proteção dos dados utilizados pela empresa são esses:
- Em caso de percepção de algum tipo de ameaça, informar imediatamente ao gestor do departamento ou à equipe responsável pelo TI;
- Jamais clicar em links de e-mails desconhecidos;
- Não conceder informações pessoais para sites desconhecidos;
- Desenvolver senhas que sejam complexas e fortes. É preciso ir além de 1234, datas de aniversário e das iniciais de nome. Uma forma de determinar uma boa senha é estipular que ela deve ter ao menos 08 caracteres que incluam uma letra maiúscula, um número e um símbolo (pontuações, arrobas, asteriscos e outros);
- Realizar logoff (desconectar o usuário) de dispositivos quando estiver ausente. Isso deve ser feito mesmo quando o trabalho é em home Office, eis que corresponde a uma das melhores medidas de segurança;
- Para a comunicação no trabalho somente se valer de ferramentas e plataformas que sejam aprovadas pela empresa. Isso evita que sejam compartilhados dados importantes em lugares que os deixem expostos a terceiros mal intencionados.
Estipule regras internas de acesso e um manual que esclareça cada uma delas
A elaboração de um manual com regras de acesso e de uso de dados é outra das soluções de uma empresa que evitam ataques cibernéticos e garantem a proteção das informações de trabalho.
Essa solução está relacionada com a do item anterior. A diferença aqui está na formalização das regras e na determinação delas de maneira escrita e muito bem detalhada.
Quando o colaborador tem em mãos esse tipo de manual que o direciona ele evita desperdiçar o tempo dos profissionais do TI ou dos gestores para solucionar coisas cuja resposta ele já possui em mãos.
Ofereça atendimento por equipes de TI
Dentre os maiores problemas e dúvidas que surgem em trabalhos em escritórios e empresas estão aqueles relacionados às ferramentas tecnológicas e aos sistemas utilizados.
Isso se ilustra da mesma maneira no home Office e é por isso que a empresa deve conceder aos colaboradores uma equipe de TI (interna ou terceirizada) que esteja a postos para responder eventuais dúvidas.
Essas equipes podem prestar auxílio quanto ao funcionamento dos sistemas, problemas encontrados e apresentar soluções.
Elas são importantes por permitirem que o trabalho flua sem problemas e por identificarem ameaças de acordo com as reclamações apresentadas.
É natural que os colaboradores possuam conhecimento raso sobre os sistemas utilizados e sobre ferramentas de tecnologia (notebook, tablet, computador e celular).
É por isso mesmo que é crucial que haja a prestação de serviços de profissionais de TI.
Com essas dicas a sua empresa garante a segurança das informações e dados que são cruciais para a realização dos trabalhos, mesmo quando eles não são prestados na sede empresarial e sim de forma remota.
Não deixe de colocá-las em prática para manter em sigilo suas atividades sem maiores problemas.
