Holerite online é permitido por lei? Saiba aqui!

Contar com plataformas que fazem a distribuição do holerite online é bem comum na maioria das empresas. Isso porque, nos dias de hoje, é muito difícil ficar longe da tecnologia e todos os seus benefícios e, neste quesito, essa evolução também não foi diferente. Além disso, precisamos levar em consideração que a antiga prática de emissão e entrega de holerites não era nada eficaz — utilizava bastante papel que, no final das contas, sempre acabava acumulando ou perdendo, não sendo eficaz caso o colaborador precisasse daquelas informações em algum momento de sua vida, por exemplo.

Tendo isso em mente, neste artigo, vamos tirar algumas das principais dúvidas em relação ao tema. Acompanhe a seguir! 

Como funciona o holerite online?

As informações apresentadas no documento digital são as mesmas de um holerite físico. Inclusive, o colaborador tem a opção de fazer a sua impressão, caso precise utilizá-lo para qualquer tipo de transação.

O holerite online pode ser disponibilizado pelas empresa de dois jeitos: por meio de uma plataforma de RH online, na qual o colaborador terá um login e senha pessoal para realizar seu acesso, ou, via e-mail, que é encaminhado todo mês pelo departamento pessoal. 

Quais são as suas vantagens para a empresa?

Esse tipo de sistema de gestão de holerites, além de se mostrar mais prático para as organizações, agiliza o controle e manutenção do histórico de dados dos seus profissionais.

Logo “de cara”, outra vantagem que podemos citar é em relação a economia de tempo, afinal não existe mais a necessidade dos colaboradores irem até o RH para retirarem seus holerites, ou ainda, o departamento disponibilizar um profissional apenas para fazer a entrega desses documentos todos os meses.

Listamos mais alguns benefícios. Confira abaixo:

1. Acesso irrestrito aos dados

Essa facilidade também se estende para os colaboradores. Ao adotar uma plataforma de gestão dos documentos, todos podem acessar as informações em qualquer hora do dia. Além disso, o sistema online também possibilita a emissão de holerites antigos, ou ainda, um acesso simultâneo aos holerites de outras áreas da empresa.

Utilizar esse sistema online é outro fator determinante para o cumprimento dos prazos. Pois, como esse processo passa a ser de forma integrada, puxar as informações fica cada vez mais rápido.

2. Comunicação interna integrada com o RH

Para que os profissionais possam acessar seus holerites de forma digital, o empregador tem que disponibilizar algum tipo de site ou plataforma interna. 

Ou seja, é criada uma oportunidade de estreitar o relacionamento da empresa com os seus profissionais, indo muito além: não somente utilizar o meio para entrega de documentos, mas como uma maneira de desenvolver um trabalho de comunicação interna, por exemplo.

Isso porque muitas vezes esses sistemas funcionam como uma espécie de central de informações, onde é possível apresentar dados como controles de horas; aviso de férias; fazer solicitações diversas; consultas; ter acesso ao recibo de férias; às justificativas de ponto; enfim, dentre muitas outras possibilidades.

3. Menos erros na hora de calcular a folha

Ter um sistema de holerite online, digitaliza, quase que obrigatoriamente, todas as informações dos colaboradores, o que pode ser muito útil para se fazer o controle da jornada de trabalho dos profissionais e a contabilização das horas trabalhadas. 

Toda essa gestão vai ajudar reduzir possíveis falhas ao calcular a folha de pagamento no final do mês e assim evitar o risco de processos trabalhistas, autuações e multas para a empresa. 

4. Relatórios otimizados

Os profissionais do RH conseguem ter uma rotina mais ágil, pois o acesso a plataforma de gestão de pessoal permite a emissão de relatórios específicos referentes a cada área da empresa, ou cada empregado. Isso também ajuda na hora de colher informações para preencher relatórios muito importantes, relacionados às obrigações fiscais do negócio, por exemplo.

Afinal, a entrega de holerite online é permitida pela legislação?

Após conhecer todos esses pontos positivos, é comum que se tenha essa dúvida. No entanto, as leis brasileiras não citam diretamente se há algum tipo de proibição em relação a essa prática.

O único ponto apresentado pela legislação refere-se a emissão de um comprovante aos profissionais: quem trabalha há um tempo já deve ter recebido o seu demonstrativo do mês e assinado um comprovante de recebimento. Esse documento serve para que a empresa tenha um controle sobre as suas entregas e também para que o empregado dê o aceite que as informações apresentadas são verdadeiras. No entanto, toda essa movimentação não é tida como a única forma possível de apontar essa veracidade.

Para entender, leia o que diz o artigo 464 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT):

“Art.464: O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)”.

Ou seja, na prática, se o pagamento do salário do trabalhador for realizado via depósito em conta e com o seu consentimento, apenas o comprovante de depósito já é válido como recibo de comprovação. Isto significa que não existe a necessidade do empregador fazer a colheita de assinatura de todos os seus colaboradores.

Dessa forma, é totalmente possível a empresa colher esse “aceite” por meio digital. A única premissa para o holerite online é que tudo seja devidamente combinado, e que todas as partes estejam de acordo.

Outras considerações importantes sobre o holerite online

Esta entrega dos holerites exclusivamente digital é autorizada, entretanto, ela depende —  e muito — das funções desempenhadas pelos colaboradores. Por exemplo, é preciso considerar se esses profissionais têm acesso ao computador no interior da empresa, para somente então adotar essa prática. Caso isso não seja possível, àqueles que não possuem esse acesso, deve ser entregue a versão impressa do documento.

Ainda sobre esse assunto, é válido frisar que, as convenções coletivas de trabalho servem para orientar os empregadores sobre estas e outras diretrizes. Dessa forma, as empresas podem tê-la como respaldo na hora de elaborar a suas políticas internas de documentação.