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Gestão de processos na empresa: quando é hora de um upgrade?

A gestão de processos é uma demanda muito relevante para os resultados de qualquer empresa. Esta área é estratégica e tem a ver diretamente tanto com o alcance quanto com os custos. Se os resultados não são tão presentes na sua rotina, talvez seja hora de adotar estratégias diferentes neste setor. Veja a seguir como dar um upgrade na gestão de processos da sua organização!

A importância da gestão de processos

A gestão de processos visa administrar os processos da empresa, permitindo ao gestor a identificação de oportunidades de melhoria, bem como a identificação de deficiências e contingências, e a adequação padrões utilizados conforme as expectativas da organização, de investidores, fornecedores e outros stakeholders.

A gestão de processos pode ainda ser uma fonte de informações importantes sobre a sustentabilidade do negócio para a melhor tomada de decisão. Serve ao aprendizado contínuo, já que permite a revisão periódica das estratégias implementadas para garantir a melhoria contínua.

Mas se a empresa tem apresentado resultados insatisfatórios ou está simplesmente parada quanto à sua performance, talvez seja hora de dar um upgrade revisando todos os seus processos. Muitas vezes, o ciclo de planejamento e execução chegou ao limite e é hora de mudar. E dar vasão a novas ideias e metas requer estratégias específicas de gestão de processos e modelagem de negócio, para além da documentação e do planejamento.

Em suma, a gestão de processos é essencial para qualquer empresa, independentemente do segmento ou de seu tamanho. Tem a ver com a geração de diferenciais competitivos e, sem esta área, isso seria impossível. Permite o alinhamento dos processos da empresa com o negócio, o planejamento, a execução e a mensuração dos resultados.

Quando não está adequada, a produtividade cai, fica difícil concorrer no mercado e aos poucos gera impactos negativos que minam todos os setores da empresa. Mas quando realizada de forma assertiva e moderna, os resultados podem ser acelerados e sólidos.

Ter mais lucratividade e produtividade, alcançar maior engajamento dos colaboradores, reduzir riscos e contingências, ter mais condições de mensurar as ações adotadas, ter mais informações sobre a saúde da empresa, ser mais competitivo em um mercado cada vez mais acirrado: estas são algumas vantagens da gestão de processos.

Por que ficar atento à gestão de processos?

Veja a seguir alguns motivos para estar atento à gestão de processos da sal empresa:

  • Permite aumentar a produtividade – É possível com a gestão de processos assertiva adotar novas técnicas, tecnologia e métodos de organização que melhor têm a ver com o momento da empresa, ampliando os outputs gerados em volume e qualidade.
  • Reduzir custos – Além de obter lucratividade, um dos objetivos de qualquer gestor é reduzir custos em todos os setores do negócio. Para isso, é importante adotar critérios para reduzir o consumo de bens, tempo e capital.
  • Otimizar a gestão do tempo – Reduzir prazos para produzir mais impacta diretamente nos resultados da empresa. Como auxílio de ações simples de gestão de processos e da tecnologia, isso é possível.
  • Auxiliar a tomada de decisão – A gestão de processos, como dito, oferece informações sobre toda a atividade empresarial, dando ao gestor melhores condições para a tomada de decisão.
Controle de ponto

Como otimizar a gestão de processos da sua empresa?

Mas, afinal, como é possível dar um upgrade nos processos da empresa? Há muitas formas de otimizar a gestão de processos com este fim. Vejamos algumas soluções:

  • Cartografe os processos da empresa – Crie um esquema que mapeie os processos da cadeia de valor da empresa, fazendo um levantamento completo de todos os resultados.
  • Defina indicadores de desempenho – Como saber se as ações adotadas e necessárias (feitas no levantamento citado anteriormente) estão dando resultados? É simples: adote um conjunto de índices, requisitos e taxas para entender o desempenho dos processos e acompanhe-os prontamente. Depois, compare os resultados relatados e mantenha-os para futuras medições.
  • Identifique oportunidades de melhoria – É importante estar sempre pesquisando meios de melhorar os processos e as referências de como executar isso. Tenha referências para comparar com os resultados reais e o que se deseja alcançar em determinado período. Planeje como se dará esta melhoria. O Diagrama de Ishikawa, assim como outras ferramentas, podem ser úteis neste sentido.
  • Implemente as melhorias – Uma vez levantados os dados e realizado o planejamento conforme as referências adotadas, é hora de implementar as melhorias a fim de dar um upgrade nos seus negócios. As lideranças e colaboradores estratégicos deverão ajudar nesta etapa. É importante saber ouvir quem lida diariamente com os processos para fazer ajustes.
  • Monitoramento dos processos – Utilize a sua base de indicadores para fazer a mensuração dos resultados pontualmente, adotando novas estratégias e direcionamentos sempre que preciso. O foco é sempre o desempenho.

Como começar e a importância da tecnologia

Uma dica importante é utilizar a tecnologia em função da gestão de processos da sua empresa. Na verdade, é importante entender que a gestão de processos sem as técnicas mais atuais e o apoio de sistemas integrados é algo complicado.

Há no mercado muitas ferramentas que permitem administrar cada demanda da gestão de processos, mensurando resultados em longo prazo. Desta forma, escolher a ferramenta que melhor tem a ver com o seu estilo de gerir é essencial.

Outra dica é começar pelos processos com maior impacto nos resultados. Isso significa que os ganhos e vantagens serão mais imediatos e a equipe ficará mais engajada ao ver os resultados acontecerem.

Veja também: Design Thinking: por que é útil? Quais as vantagens?

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