documentos de RH

Documentos de RH: como arquivar corretamente?

São vários os documentos de RH que devem receber cuidado especial para permitir a realização das atividades, o controle financeiro, evitar problemas trabalhistas e auxiliar na agilidade de procedimentos internos.

Para isso é importante que haja a definição de protocolos e regras de organização que auxiliem nessas tarefas.

Para ajuda você nessa empreitada nos separamos diversas dicas importantes e cruciais para que a organização do RH seja mentida e para que a empresa evite problemas. Continue lendo e confira agora.

Importância de arquivar os documentos de RH

O RH é um dos principais setores de uma empresa e é ele que realiza o controle de horas, de pagamentos, reúne documentos pessoais e registros dos empregados. Esses são apenas alguns dos aspectos importantes e que destacam a relevância do departamento e dos cuidados com os documentos.

Imagine uma ação trabalhista em que o ex-empregado da empresa alega que não teria recebido corretamente os valores pelas horas extras prestadas e a ausência de concessão de férias.

É papel da empresa apresentar documentos que demonstrem que as regras foram seguidas. Dentre esses arquivos estão ficha de registro, holerites, cartões de controle de ponto e aviso de férias.

Caso o RH não esteja devidamente organizado não será possível apresentar tais documentos. Isso significa que a empresa deixará de apresentar importantes provas ao processo e com isso aumentará de sobremaneira as chances de ser condenada ao pagamento de verbas trabalhistas.

Já um departamento organizado é capaz de tirar de letra essas atividades, tendo em mãos de forma rápida os documentos necessários e garantindo a transparência e bom funcionamento da empresa.

Outras situações relevantes condizem às fiscalizações do trabalho, ao envio de informações para o eSocial etc.

Sabendo-se que tudo de relevante que acontece com o empregado ou em relação a ele dentro da empresa passa pelo RH e é registrado por ele, o arquivamento de dados deve ser feito com extremo cuidado.

Como organizar os documentos de RH?

Existem alguns pontos que são cruciais nos cuidados em relação à documentação utilizada pelo RH. Confira cada um deles e não deixe de aplicar na sua empresa para aumentar a segurança dela e dos dados utilizados por ela.

Digitalize os documentos de RH

Em pleno século XXI é impossível pensar na utilização de arquivos físicos. Eles não só são obsoletos como ao mesmo tempo apresentam muito mais perigo de extravio, perda e rasura, o que pode torná-lo inútil.

Muitas empresas têm o costume de manter cópias digitalizadas e ao mesmo tempo manter documentos físicos e não há necessidade disso. As inúmeras folhas de papel somente servem para atrapalhar o dia a dia na medida em que são mais difíceis de serem localizadas e ocupam muito espaço.

Já os documentos digitalizados possuem validade jurídica e são encontrados com maior facilidade. Impossível deixar de falar que eles são mais facilmente compartilhados e já estão prontos para serem enviados para outros setores ou pessoas que necessitem deles.

Adote um sistema central

Seus documentos devem estar digitalizados e presentes em locais que sejam de fácil acesso para quem realiza atividades cujo sucesso depende dessas informações.

A melhor solução é a utilização de sistemas centrais que captam dados e os resguardam em um só local. É claro que haverá subdivisões dentro de cada um deles, como uma pasta voltada para cada empregado ou assunto.

O importante é que haja um local em que as informações e documentos estão concentrados. Isso evita perda de tempo na procura deles e aumenta a efetividade das atividades de RH.

Utilize sistemas de nuvem

É muito interessante que a sua empresa utilize um sistema central conectado à internet no qual estão concentrados dados, mas é importante que sua empresa se conscientize da necessidade em adotar um sistema de nuvem.

Os sistemas normais e centrais são falhos. Eles dependem de conexão com internet e acesso à energia elétrica. Quando se aposta em um sistema de nuvem para armazenamento de dados não há perigo de perda das informações.

O mais indicado é manter um sistema central para trabalho e acesso diário e que todas essas informações utilizadas dos documentos de RH estejam presentes no sistema de nuvem ao mesmo tempo.

Ele não consome memória do servidor, oferece segurança e elimina de vez a necessidade de manutenção de um arquivo físico.

Separe os documentos de RH por categoria

Para auxiliar na identificação dos documentos, mesmo quando eles estão digitalizados e em um sistema central, é interessante separá-los por categoria. Isso permite a criação de várias pastas ou nichos que facilitam que informações específicas possam ser encontradas.

Imagine que você precisa encontrar informações de um holerite específico de um empregado dentre outros 1000 que trabalham para a empresa.

Você pode localizar esse dado com maior facilidade se a classificação for feita com base na data ou separado dentro de uma pasta do trabalhador que contém outras subpastas com uma triagem cada vez mais específica.

É importante pensar em métodos que permitam a localização mais rápida. Dentre eles estão ordem alfabética, data em que ocorreram, localização ou setor para o qual o empregado trabalha.

Ao determinar um método de separação dos documentos de RH você deve repassá-lo aos demais empregados. É importante que a empresa consiga consolidar protocolos que sejam seguidos por todos. Isso auxilia de sobremaneira na manutenção da organização e não sobrecarrega um funcionário.

Observe as datas dos documentos e faça uma limpa após a validade

Existem alguns documentos que devem ser guardados pelos gestores por anos a fim de cumprir com a legislação trabalhista. Os cartões de ponto devem ser guardados por pelo menos 05 anos, enquanto documentos de rescisão devem ser arquivados por 02 anos e depois podem ser descartados.

Não há por que sua empresa guardar documentos que não mais serão utilizados ou que não possuem utilidade prática. Nesses casos, considere desenvolver um calendário que demonstre uma vez ao ano quais são os documentos que podem ser descartados.

Para sua organização, considere os seguintes documentos e suas respectivas datas de validade/necessidade de armazenamento:

  • CAGED: 03 anos;
  • Documentos da rescisão: 02 anos;
  • Cartões ponto: 05 anos;
  • Comprovante de vale transporte: 05 anos;
  • Holerites, atestados médicos, pagamentos de férias, solicitação do 13º salário, guia de recolhimento para sindicato e comprovantes de vale-transporte e vale-alimentação: 05 anos.

Tendo essas datas em mente é possível se organizar e evitar que haja a sobrecarga dos seus sistemas, o que pode dificultar na localização de dados importantes.

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