reunião online

Como tornar uma reunião online produtiva?

A troca de informações e elaboração de estratégias muitas vezes exige a execução de uma reunião online. Entenda mais aqui.

Muitas empresas adotaram o Home Office em razão da pandemia de Covid-19. A troca de informações e elaboração de estratégias muitas vezes exige a execução de uma reunião online, mas a partir disso surgiram muitos desafios.

Porém, muitas vezes as reuniões se tornam improdutivas por motivos diversos, o principal é falta de costume com o online. ou falhas na internet e em ferramentas de comunicação, o que torna o processo mais difícil nesse momento.

A falta de orientação dos colaboradores quanto ao comportamento nesses espaços pode ser um fator que obsta a produtividade da reunião.

Existem algumas estratégias que podem ser seguidas para evitar que reuniões feitas pela internet se tornem inúteis. Com elas é possível manter a produtividade e o foco para buscar soluções e melhorar os serviços e produtividade da empresa. Confira abaixo quais são elas.

Reunião online: Comunicação remota

As reuniões do tipo online nada mais são do que aquelas que são realizadas por vídeo conferência, à distância. Nesse momento em que várias empresas e estados adotaram o distanciamento social e o trabalho em home Office, a tecnologia auxilia as equipes a manterem contato entre seus membros e gestores.

Embora existam outros tipos de comunicação remota, como mensagens de celular ou até mesmo softwares para computadores que permitem o envio de áudio ou informação escrita, muitas vezes as reuniões são necessárias.

Isso porque existem decisões que devem ser tomadas conjuntamente por mais de um setor ou colaborador. Elas dependem de informações que muitas vezes provêm de mais de um empregado.

A pandemia alterou a forma como as relações trabalhistas e sociais ocorrem. Isso porque a disseminação da doença ocorre facilmente e sua contenção exige o distanciamento social.

Nesse cenário, a tecnologia é a responsável por propiciar não só a realização do trabalho à distância, mas pela comunicação entre as partes. Dentre as formas de se comunicar está a reunião online que pode ser realizada entre poucos ou muitos colaboradores simultaneamente.

Essas reuniões muitas vezes são atrapalhadas por motivos diversos, conforme demonstraremos abaixo.

Principais problemas enfrentados pelas reuniões feitas à distância

São diversos os óbices que uma reunião online pode enfrentar. Eles são geralmente causados pela própria falta de experiência em realizá-las por meio de um aplicativo e à distância. O próprio local escolhido pelo colaborador, em sua casa, para realizá-la, pode apresentar dificuldades à produtividade desses encontros para decisões laborais.

Dentre os principais problemas, podem ser encontrados estão:

  • Atrasos;
  • Conexão de internet falha;
  • Desconhecimento da ferramenta que pode deixar, por exemplo, a câmera bloqueada ou microfone desligado e impedir a correta execução da reunião;
  • Falta de profissionalismo;
  • Adentrar em assuntos aleatórios;
  • Local que tenha muito barulho ou distrações;
  • Uso de roupas inadequadas.

Embora alguns desses fatores possam parecer inofensivos, eles podem ser fatais para que a reunião decorra conforme o planejado. Existem algumas dicas que podem melhorar a execução desses encontros e torná-los mais produtivos.

Reunião Online: Como aumentar a produtividade

Confira as principais formas de garantir que as reuniões realizadas à distância, pela internet, cumpram com seus objetivos profissionais.

1.      Conceder orientações prévias

Quando o trabalho remoto é instituído é importante que desde logo o departamento de recursos humanos passe orientações aos empregados. Dentre elas estão as ferramentas que serão utilizadas para contato, como elas funcionam e os horários em que serão realizadas.

2.      Testar as ferramentas e a conexão da internet

Nas hipóteses em que uma reunião pela internet está agendada, é importante que os indivíduos que irão participar dela testem a ferramenta indicada previamente.

Saber alguns preceitos básicos como a ativação do microfone e câmera é essencial. É interessante que a conexão da internet seja testada. Assim, é possível alterar o cômodo da casa com base no local em que o sinal é mais forte e menos instável.

3.      Escolher um local privado e silencioso

Sabemos que a maioria dos trabalhadores não possui em suas casas um lugar reservado à prestação de serviços, como um escritório privado.

É importante que seja encontrado um local que permita a continuidade da reunião sem percalços como interrupções ou barulhos que impeçam a comunicação correta. Distrações devem ser evitadas, como pessoas passando ao fundo.

4.      Vestir-se adequadamente

Muitos colaboradores aproveitam o fato de que estão prestando trabalho remoto para se livrar do uso de roupas sociais no dia a dia. Embora usar um terno, por exemplo, não seja necessário para uma reunião online, é importante que não haja extremismos, como o uso de pijamas e outras roupas inadequadas para uma reunião profissional.

É importante que todos sempre tenham em mente que devem se vestir como se fossem encontrar os outros colegas.

5.      Definição prévia de pauta

Outro fator que pode auxiliar em muito a manter a produtividade das reuniões feitas pela internet é definir, previamente, qual a pauta dela. Saber quais pontos que devem ser necessariamente levantados ajuda que o foco da reunião seja mantido.

Assim, são evitadas distrações referentes a outros assuntos irrelevantes ou até mesmo de natureza pessoal.

Uma outra estratégia é marcar reuniões interativas e descontraídas, sem pauta relacionada ao trabalho, com certa frequência. Algumas empresas adotam a política de happy hour remoto em que as equipes se contatam em dias específicos, após o expediente ou ao final dele, para conversar sobre assuntos diversos e pessoais.

Como realizar uma reunião pela internet

Agora que você já sabe algumas formas de tornar as reuniões realizadas pela internet mais produtivas, está na hora de conhecer alguns aplicativos que auxiliam a colocá-las em prática.

Existem diversas ferramentas que se propõe a colocar em contato, por meio de vídeo e áudio, pessoas localizadas nos mais variados locais. Algumas delas até mesmo apresentam outros atrativos, como a possibilidade de interação conjunta sobre um mesmo arquivo.

Independentemente de qual for o aplicativo escolhido pela sua empresa é importante que ele seja apresentado aos colaboradores. Se possível, ofereça informações como o passo a passo de como usar a ferramenta e contato de um profissional de tecnologia da informação para auxiliar em caso de falha ou problemas com o programa.

1.      WhatsApp

O primeiro aplicativo que pode ser utilizado para a realização de reuniões pela internet é o próprio WhatsApp. Ele corresponde ao app de troca de mensagens mais acessado no mundo, de forma que sua praticidade está atrelada ao fato de a grande maioria das pessoas utilizá-lo.

Assim, não são necessários gastos à empresa ou que os funcionários sejam treinados especificamente para o uso dessa ferramenta.

O WhatsApp, além de permitir a troca de mensagens escritas e por áudio e o envio de arquivos de natureza diversa, permite a realização de videochamadas entre diversas pessoas simultaneamente. É por isso que ele pode ser aplicado de forma muito útil na realização de uma reunião online.

2.      Google Hangouts Meet

Nossa segunda sugestão de ferramenta para reuniões online é o Google Hangouts Meet.  Com som e imagem de qualidade, esse aplicativo é gratuito e pode ser acessado através de uma simples conta do Google.

Um ponto muito relevante sobre esse app é o fato de que ele suporta conectar até 250 pessoas em uma só reunião. Diferentemente do item anterior, ele pode ser acessado tanto pelo celular quanto pelo computador.

3.      Zoom

Essa provavelmente seja a ferramenta que mais se destacou até esse momento dentro do cenário da pandemia. A empresa responsável pelo Zoom investiu de sobremaneira na publicidade do aplicativo, o que aumentou sua popularidade.

O Zoom é indicado para reuniões por oferecer áudio e imagem de qualidade e impedir a sobreposição de vozes que pode tornar o encontro online confuso e improdutivo. Ele suporta centenas de pessoas em uma só chamada e pode ser utilizado tanto por aplicação no computador quanto no celular.

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