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Como montar um kit home Office para os colaboradores?

É possível se afirmar que atualmente o home Office se tornou uma realidade em grande parte das empresas brasileiras. Ele nada mais é que a prestação de serviços pelo empregado à empresa a partir de sua casa, sem necessidade de deslocamento para a sede empresarial.

O aumento na utilização do trabalho remoto se deve principalmente à pandemia de Covid-19. Isso, pois, ela exigiu que realocações fossem feitas imediatamente para permitir a manutenção da prestação de serviços sem que para isso os colaboradores fossem colocados em perigo de contaminação.

O trabalho remoto não se deve apenas a isso. Mesmo antes da pandemia várias organizações já o adotavam pela praticidade e limitação de gastos às empresas.

Seja por um motivo ou pelo outro, é inegável que a prestação de serviços, seja onde for, depende da posse pelo trabalhador de materiais essenciais de trabalho. O mesmo ocorre no home Office, sendo que muitas empresas optam por montar um kit com objetos e ferramentas de trabalho essenciais para o labor.

Confira, abaixo, quais são esses materiais e como montar um kit com itens de trabalho que podem auxiliar no trabalho dos seus empregados que prestam serviços remotos.

Por que conceder materiais aos trabalhadores para a prestação de serviços em suas casas?

É responsabilidade da empresa a concessão, aos empregados, de todos os materiais que são necessários à prestação de serviços.

Embora o home Office possa ser estabelecido com acordo entre as partes sobre a posse e propriedade das ferramentas necessárias, é indicado que a empresa conceda os objetos que possam auxiliar na manutenção da produtividade do empregado.

Em muitos casos os empregados não possuem em suas casas materiais que lhe permitam prestar os serviços com a mesma qualidade que o fazem na empresa.

Isso pode se dever à ausência de local e móveis confortáveis que permitam a correta ergonomia. Dizem respeito à posse de computadores e materiais que muitas vezes eles não possuem ou que não são indicados para a realização dos trabalhos.

Outros problemas dizem respeito ao acesso às informações da empresa, como servidor de dados.

São diversas as justificativas que reforçam a necessidade da empresa investir em materiais aos empregados que estão laborando em regime remoto, seja ele temporário ou não.

O investimento nesse tipo de ferramentas para concessão aos empregados remotos reflete diretamente sobre o trabalho deles e sobre os resultados da organização ao final do mês. É importante que os gestores e o departamento de recursos humanos levem em consideração essas questões.

Porém, havendo decisão pela concessão aos empregados de um kit para o trabalho remoto, como decidir quais são os itens essenciais? Confira a lista que preparamos abaixo e garanta o máximo de conforto e produtividade aos colaboradores em teletrabalho.

Montando um Kit Home Office para seus colaboradores

É claro que os materiais que serão concedidos aos empregados podem variar conforme o tipo de atividades das empresas e dos colaboradores remotos. Confira os principais deles abaixo e analise a necessidade de sua organização em obtê-los!

1.      Equipamento adequado

Os primeiros materiais a serem analisados na montagem de um kit para os trabalhadores remotos dizem respeito àqueles essenciais à realização das atividades. Uma vez que o trabalho à distância geralmente é feito com o auxílio de computador e internet, é importante verificar se seus colaboradores possuem essas ferramentas em casa. A qualidade delas deve ser analisada.

Assim, para aqueles que não possuírem materiais adequados, deverão ser providenciados computador, teclado e mouse adequados.

Nesse caso é possível que empregado e empresa firmem um termo entre si estipulando a responsabilidade sobre a manutenção e cuidados do material. Até mesmo é possível que os objetos que eram usados na sede empresarial sejam aqueles disponibilizados ao empregado para uso em casa.

É importante que o departamento de tecnologia da informação (TI) seja envolvido nesse processo de montagem do kit home Office. Ele será o responsável por conceder acesso VPN aos arquivos da empresa, assim como definir os melhores programas a serem utilizados e as melhores máquinas disponíveis para tal.

2.      Cadeira ergonômica

O conforto do colaborador durante a realização das suas atividades laborais influencia muito na qualidade destas. Não é comum que pessoas tenham em casa cadeiras ergonômicas que sejam destinadas à realização de horas de trabalho frente ao computador.

Perguntar ao colaborador que irá trabalhar remotamente se ele tem uma cadeira adequada é interessante. Em caso de resposta negativa, o mais indicado é que a empresa libere que aquela que o trabalhador usa normalmente, na sede da organização, seja levada para a casa do colaborador.

3.      Itens de papelaria

Os custos da realização das atividades são de responsabilidade do empregador. A alteração do local de prestação de trabalho para a casa do colaborador exige que a empresa conceda os materiais que ele usará no dia a dia, o que inclui itens de papelaria.

É importante que ele seja adicionado no kit home Office. Esses materiais não costumam ser caros e auxiliam na qualidade do trabalho realizado.

4.      Software de videoconferência

É importante que as necessidades da empresa quanto à realização de reuniões à distância sejam analisadas. Caso o pacote gratuito de ferramentas de videoconferência seja suficiente à organização, não há nada a se fazer, apenas demonstrar ao colaborador quais serão os aplicativos utilizados.

Porém, caso a empresa necessite utilizar o pacote Premium, deverá disponibilizá-lo para todos os empregados que devem participar dessas reuniões virtuais.

5.      Armazenamento na nuvem

Esse item segue a mesma linha do anterior. Caso o pacote gratuito de sistemas de nuvem como DropBox ou Google Docs tenha espaço suficiente para os tipos de arquivos que deverão ser compartilhados pelos colaboradores, não há nada a se fazer.

Por outro lado, caso não seja suficiente, cabe novamente à empresa disponibilizar o aplicativo Premium com o espaço suficiente para a realização do trabalho em home Office.

6.      Sistema para digitalização de documentos

Existem muitas empresas que trabalham com documentos que são gerados fisicamente e que, durante o trabalho remoto, deverão ser compartilhados digitalmente.

Geralmente as sedes das organizações contam com ferramentas para digitalização de documentos. É incomum que isso ocorra nas casas dos colaboradores. O compartilhamento de informações pode ser prejudicado.

Uma alternativa à empresa que dispensa a compra de Scanners portáteis para cada uns dos colaboradores é a assinatura de aplicativos que conseguem digitalizar os documentos através da câmera do celular.

7.      Ferramenta de assinaturas digitais

A necessidade de realização de assinaturas digitais com tokens é outro ponto que pode apresentar dificuldades ao trabalho remoto e que deve ser levado em consideração na elaboração de um kit home Office.

Muitas vezes agentes financeiros ou advogados precisam assinar documentos digitais que serão protocolados perante órgãos oficiais ou mandados a terceiros. Novamente existem aplicativos que auxiliam no compartilhamento de uma assinatura digital entre mais de um colaborador.

Esses são os principais itens que devem ser analisados no momento de criar um kit destinado a facilitar a prestação de trabalho remoto pelos colaboradores. Lembre-se de sempre se atentar às necessidades específicas tanto da empresa quanto do setor em que o colaborador trabalha.

Todos esses cuidados são cruciais para permitir que a produtividade do trabalho remoto seja tão alta quanto a relativa aos serviços realizados dentro da empresa. Demonstram ao colaborador que a organização se importa com o bem estar deles e que se esforça em transformar o local de trabalho, mesmo que coincidente à residência do operador, em um local que lhe conceda todas as condições de segurança e desenvolvimento.

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