Como fazer um controle de férias dos funcionários azeitado e eficiente?

O controle de férias dos colaboradores em uma empresa tem a mesma importância do controle de ponto.

As empresas que não se atentam e acabam se expondo ao risco de sofrerem ações trabalhistas, além de sofrerem impactos negativos no orçamento empresarial e desgastes importantes de pessoal devido ao retrabalho.

Cabe ao gestor e ao profissional de RH elaborarem iniciativas para garantir a precisão dos registros e a transparência das informações que serão contabilizadas.

Mas afinal, como fazer isso de forma eficiente?

Elencamos abaixo quatro maneiras que podem ajudá-lo a aumentar a eficiência do controle de férias dos funcionários. Confira!

Formas de realizar um controle de férias eficiente

1. Tenha o histórico de férias dos colaboradores em mãos

Antes de selecionar a maneira mais eficiente para fazer o controle de férias dos colaboradores, é preciso ter um histórico das férias já usufruídas de todos os colaboradores. Se a empresa não tem este controle, o primeiro passo é solicitá-lo ao departamento responsável.

Neste histórico, é preciso que haja as seguintes informações:

  • Nome do colaborador;
  • Período de aquisição das férias (início e fim), e
  • Quantidade de dias usufruídos.

Vale lembrar que o colaborador que deixa de tirar férias no período de um ano, ou seja, tem férias vencidas, deverá receber o valor em dobro. Além disso, a empresa pode sofrer ações trabalhistas no futuro por não ter concedido férias no período correto.

Alguns sistemas de gestão possuem funções que ajudam os gestores a organizar as datas e vencimentos, bem como ter todos os dados disponíveis para o cálculo das férias e da folha de pagamento todos os meses.

Vale a pena investir na contribuição da tecnologia.

2. Leve em consideração o cartão de ponto

Para realizar o controle de férias é necessário que a empresa fique de olho no cartão ponto do colaborador, pois apesar de descansos anuais de 30 dias serem os mais comuns, esse período pode ser limitado com base no número de faltas injustificadas do funcionário.

A CLT estabelece quantos dias de férias cabem ao trabalhador após 12 meses de trabalho à mesma empresa com base no seu número de faltas injustificadas. Confira:

Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.

Art. 130 – Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na seguinte proporção:

I – 30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes;                       

II – 24 (vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas;                      

III – 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas;                      

IV – 12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas).

      • 1º – É vedado descontar, do período de férias, as faltas do empregado ao serviço.

A norma, além de estabelecer o desconto promovido no número de dias de descanso anual, determina expressamente que o número de dias de faltas não pode ser descontado desse período.

Isso significa que o desconto sempre deve levar com consideração os exatos termos da lei. Caso haja 6 a 14 faltas injustificadas no período de 12 meses, as férias desse período aquisitivo corresponderão a 24 dias.

Nota-se que mesmo que tenham sido registradas 14 ausências sem justificativa, a folga anual não passará a ser de 16 dias, não havendo desconto direto e automático do mesmo número de faltas, mas apenas com base nos termos legais da CLT.

Ressalte-se que faltas injustificadas são todas aquelas ausências do trabalhador em relação à prestação de serviços que não foram comprovadas por atestado médico ou outro tipo de justificativa aceitável por lei ou regulamento interno da empresa, como no caso de falecimento de familiar, casamento e outros.

É importante que sejam observados os cartões ponto do colaborador e anotadas as faltas injustificadas para fins de limitação do período de férias.

Cabe ao gestor instruir aqueles empregados que estiverem com demasiado número de ausências sem justificativa, sendo cabível, caso necessário, aplicação de advertência ou suspensão caso o problema continue a se repetir.

Isso não só garante que o empregado usufrua do maior número de dias em sua folga anual, assim como auxilia a empresa contra eventuais desfalques causados pelas ausências reiteradas e injustificadas, que tendem a prejudicar a todos.

3. Determine uma política para usufruí-las

Após a aprovação da reforma trabalhista, ficou permitido que o período de férias seja dividido em três, sendo o primeiro período de, no mínimo, 14 dias, e os outros dois de, no mínimo, cinco dias cada.

Isso pode causar uma tremenda desorganização na empresa. Por este motivo, a melhor maneira de garantir que o controle de férias dos funcionários permaneça eficiente é estabelecer uma política para que os colaboradores possam usufruí-las.

Após determinar as regras da política de férias, deixe-as bem claras a todos os colaboradores.

4. Reorganize as tarefas no período de férias dos colaboradores

Outro ponto importante para manter a eficiência, é garantir que a produtividade permaneça a mesma enquanto um colaborador está de férias.

Portanto, a dica é elaborar uma reorganização de tarefas para permitir que cada colaborador possa usufruir do seu período de férias com tranquilidade, enquanto as suas tarefas na empresa também estão sendo desenvolvidas normalmente.

Isso evita a sobrecarga dos setores, perpetua o bom relacionamento entre empresa e colaborador, além de evitar dores de cabeça com serviços incompletos.

5. Colaboradores sempre motivados

O controle de férias dos funcionários, quando feito de forma eficiente, contribui para manter os colaboradores sempre motivados.

Isso ocorre porque o ambiente de trabalho permanece organizado: os setores continuam com suas rotinas normalmente, a produtividade se mantém e os demais colaboradores não precisam se preocupam em trabalhar em dobro para cobrir férias de colegas.

Lembre-se que a motivação é fundamental para impulsionar a empresa ao sucesso. Fazer o controle eficiente é sinônimo de tranquilidade no ambiente de trabalho.

Veja também: Feedback: Como coletar dos clientes e usuários?

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