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O controle de férias dos colaboradores em uma empresa tem a mesma importância do controle de ponto.
As empresas que não se atentam e acabam se expondo ao risco de ações trabalhistas, além de sofrerem impactos negativos no orçamento empresarial e desgastes importantes de pessoal devido ao retrabalho.
Cabe ao gestor e ao profissional de RH elaborar iniciativas para garantir a precisão dos registros e a transparência das informações que serão contabilizadas.
Mas afinal, como fazer isso de forma eficiente?
Elencamos abaixo algumas maneiras que podem ajudá-lo a aumentar a eficiência do controle de férias dos funcionários. Confira!
- Férias CLT: o que diz a legislação?
- Como controlar o período de férias?
- Como fazer controle de férias de uma empresa?
Férias CLT: o que diz a legislação?
As férias são descritas na CLT a partir do art. 129, que define:
Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.
Assim, dentre os principais direcionamentos descritos na seção, estão:
- Todo colaborador, anualmente, tem direito a gozar de seu período de férias. Assim, este é o período de 12 meses, conhecido como período aquisitivo;
- Este período não acarreta prejuízos na sua remuneração;
- As férias não são computadas como faltas;
- Elas podem ser fracionadas em até 3 períodos, desde que um deles não seja menor do que 14 dias consecutivos;
- O empregado tem direito a férias de 30 dias corridos, desde que não tenha faltado ao trabalho mais de 5 vezes;
- Férias não podem ser iniciadas às sextas, ou dois dias que antecedem feriados ou DSR;
- O empregador deve comunicar ao colaborador sobre as férias com, no mínimo, 30 dias de antecedência.
Como controlar o período de férias?
Existem diversas formas para fazer o controle de férias. E a melhor estratégia é programar por meio do controle de férias online, utilizando aplicativos como o Oitchau.
Assim, você pode fazer as predefinições, estabelecer o período de antecedência mínima para solicitar as férias e enviar notificações ao colaborador de forma automática.
Além disso, o próprio funcionário pode fazer o seu controle de férias. Basta acessar o aplicativo e verificar o total de dias disponíveis.
É seguro usar uma planilha de controle de férias?
A planilha é um dos modelos mais comuns para realizar o controle, sofrendo alterações de acordo com o planejamento do RH.
No entanto, esta é uma ferramenta que está sendo sujeita a erros e lacunas.
Por ser totalmente manual, você pode inserir informações erradas, esquecer um determinado planejamento ou simplesmente passar o período de comunicação das férias sem notificar o colaborador.
Como fazer controle de férias de uma empresa?
A seguir, veja algumas dicas de como controlar o período de férias.
1. Tenha o histórico de férias
Antes de selecionar a maneira mais eficiente para fazer o controle de férias dos colaboradores, é preciso ter um histórico das férias já usufruídas de todos os colaboradores.
Se a empresa não tem este controle, o primeiro passo é solicitá-lo ao departamento responsável.
Neste histórico, é preciso que haja as seguintes informações:
- Nome do colaborador;
- Período aquisitivo das férias (início e fim);
- Quantidade de dias usufruídos.
Vale lembrar que o colaborador que deixa de tirar férias no período concessivo, ou seja, tem férias vencidas, deverá receber o valor em dobro. Além disso, a empresa pode sofrer ações trabalhistas no futuro por não ter concedido férias no período correto.
Alguns sistemas de gestão possuem funções que ajudam os gestores a organizar as datas e vencimentos, bem como ter todos os dados disponíveis para o cálculo das férias e da folha de pagamento.
Vale a pena investir na contribuição da tecnologia.
2. Analise o controle de frequência e de férias
Sabia que os colaboradores podem ter o número de dias de férias reduzido conforme a quantidade de faltas não justificadas?
Nem todas as empresas sabem sobre essa regra, mas a própria legislação determina um desconto segundo o número de faltas.
Confira a tabela:
| Número de faltas sem justificativa | Dias de férias |
| 5 dias | 30 dias |
| 6 a 14 dias | 24 dias |
| 15 a 23 dias | 18 dias |
| 24 a 32 dias | 12 dias |
Ressalte-se que faltas injustificadas são todas aquelas ausências do trabalhador em relação à prestação de serviços que não foram comprovadas por atestado médico ou outro tipo de justificativa aceitável por lei, como falecimento de familiar, casamento e outros.
É importante que sejam observados os cartões ponto do colaborador e anotadas as faltas injustificadas para fins de limitação do período de férias.
Cabe ao gestor instruir aqueles empregados que estiverem com demasiado número de ausências sem justificativa, sendo cabível, caso necessário, aplicação de advertência ou suspensão caso o problema continue a se repetir.
Isso não só garante que o empregado usufrua do maior número de dias em sua folga anual, assim como auxilia a empresa contra eventuais desfalques causados pelas ausências reiteradas e injustificadas, que tendem a prejudicar a todos.
3. Determine políticas de férias
Após a aprovação da reforma trabalhista, ficou permitido que o período de férias seja dividido em três, sendo o primeiro período de, no mínimo, 14 dias, e os outros dois de, no mínimo, cinco dias cada.
Isso pode causar uma tremenda desorganização na empresa. Por este motivo, a melhor maneira de garantir que o controle de férias dos funcionários permaneça eficiente é estabelecer uma política para que os colaboradores possam usufruí-las.
Após determinar as regras da política de férias, deixe-as bem claras a todos os colaboradores.
4. Reorganize as tarefas no período de férias dos colaboradores
Outro ponto importante para manter a eficiência, é garantir que a produtividade permaneça a mesma enquanto um colaborador está de férias.
Portanto, a dica é elaborar uma reorganização de tarefas para permitir que cada colaborador possa usufruir do seu período de férias com tranquilidade, enquanto as suas tarefas na empresa também estão sendo desenvolvidas normalmente.
Isso evita a sobrecarga dos setores e garante o bom relacionamento entre empresa e colaborador, além de evitar dores de cabeça com serviços incompletos.
5. Colaboradores sempre motivados
O controle de férias dos funcionários, quando feito de forma eficiente, contribui para manter os colaboradores sempre motivados.
Isso ocorre porque o ambiente de trabalho permanece organizado: os setores continuam com suas rotinas normalmente, a produtividade se mantém e os demais colaboradores não precisam se preocupar em trabalhar em dobro para cobrir férias de colegas.
Lembre-se que a motivação é fundamental para impulsionar a empresa ao sucesso. Fazer o controle eficiente é sinônimo de tranquilidade no ambiente de trabalho.
Como elaborar controle de programação de férias no departamento pessoal?
O controle de férias dos funcionários pode ser um verdadeiro quebra-cabeça para o departamento pessoal.
Afinal, é preciso definir bem quais colaboradores podem e não podem tirar férias em um mesmo período, e alinhar as necessidades da empresa com os interesses pessoais de cada um.
Assim, a melhor forma é realizar a elaboração usando softwares de gestão de férias, como o Oitchau. Por ser uma ferramenta customizável, você pode definir todos os critérios para a gestão e elaboração da programação de férias do time:
- Defina trilhas de aprovação;
- Períodos disponíveis;
- Receba e envie notificações automáticas;
- Evite choques nos pedidos de férias;
- Comunique a todos os interessados;
- Estabeleça períodos de solicitação.
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