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As rotinas administrativas de uma empresa são de grande importância. Presentes em todos os setores e em toda a empresa, elas permitem que atividades sejam realizadas com precisão, com base em dados concretos e de acordo com a lei. Saiba mais, abaixo.
Sumário
- O que são rotinas administrativas
- Quais são as principais rotinas administrativas?
- Para que servem rotinas administrativas?
- Como otimizar suas rotinas administrativas?
O que são rotinas administrativas?
Esse é o nome que se dá aos processos que acontecem nos mais diversos setores de uma empresa – independentemente do porte dela – e que são essenciais para que as demais atividades e responsabilidades de cada departamento sejam possíveis.
Dessa maneira, elas são entendidas como procedimentos operacionais. Elas são parte essencial do dia a dia e dão as informações que são necessárias para que os demais processos internos se tornem possíveis.
Por exemplo, é comum que uma empresa conte com departamentos de RH, financeiro, de produção, marketing e vendas. Nesse caso, então, as rotinas administrativas se referem ao que é indispensável e básico para que os objetivos desses setores sejam possíveis.
Incluem, então, a elaboração de relatórios. Igualmente, a emissão de notas fiscais, o lançamento de despesas e agendamento de pagamentos. Do mesmo modo, com o controle de ponto dos colaboradores, coleta de dados e cadastros e atendimento aos clientes e fornecedores.
Note que sem esses pontos e cuidados não é possível que nenhum dos setores faça seu trabalho de forma completa e satisfatória. Portanto, as rotinas são importantes na medida em que permitem a administração de cada setor de modo que ele tenha em mãos dados necessários para concluir seu trabalho.
Quais são as principais rotinas administrativas?
Como dito acima, são várias as rotinas. Elas decorrem das obrigações legais que as empresas possuem e, também, das necessidades que cada corporação possui. Essas são as orientações que recaem sobre elas.
Por exemplo, considere uma contratação de um colaborador. Esse é um objetivo que necessita de seleção e recrutamento, da contratação, registro do colaborador, inclusão na folha de pagamento e controle da jornada dele.
Por outro lado, a logística interna de uma empresa requer o controle de estoques, o conhecimento da demanda do público e o contato com os fornecedores.
Isso se repete, então, por todos os setores e nas mais diversas necessidades e responsabilidades que cada um deles possui. Afinal, cada um terá suas próprias rotinas, que são compostas das atividades e passos para garantir informações às demais funções setoriais.
Para que servem rotinas administrativas?
Uma empresa que não tenha os devidos cuidados com a administração está fadada ao fracasso. Sobre isso, considere que 60% das empresas fecham em menos de 2 anos após sua abertura. E geralmente isso está relacionado com a má administração.
As rotinas, então, funcionam como elementos que são indispensáveis para a realização das atividades dos setores. Também, da própria empresa. Uma marca que vende produtos somente pode vendê-los e conseguir lucro caso os demais setores estejam alinhados e funcionando corretamente.
Assim, cada atividade e objetivo depende de dados e de cuidados prévios. Estes, então, compõem as rotinas que, por sua vez, são formadas por necessidades, como organização de documentos, registro de dados e geração de relatórios.
Essas rotinas servem para garantir que os setores seguirão, tintim por tintim as necessidades que, por sua vez, permitem que as demais atividades seja, realmente colocadas em prática e desenvolvidas com sucesso.
Elas traçam quais são os passos que devem ser dados. Por exemplo, para o pagamento ao final do mês as rotinas administrativas dependem do controle de horário, do cálculo de horas e dos registros dos colaboradores.
Já a admissão depende da seleção e recrutamento, da marcação de exames laborais, do registro em carteira e da criação de uma ficha funcional, bem como da geração de documentos que indique tal contratação aos órgãos públicos.
Por isso, cada necessidade e parte das responsabilidades de uma empresa e de seus setores possui um caminho que deve ser seguido. Os passos desse caminho, ao se somarem, constitui as rotinas administrativas.
Como otimizar suas rotinas administrativas?
Conheça, abaixo, 2 dicas muito importantes para otimizar suas rotinas e garantir que todas elas serão seguidas à risca, garantindo o bom desenvolvimento das atividades da sua empresa em todos os setores.
Mapeie os processos repetitivos e essenciais
Primeiramente, é necessário que haja a determinação de quais são as rotinas. Para isso, pense no que é essencial para que a empresa cumpra com a legislação (comercial, tributária, trabalhista, etc.) e para que suas atividades sejam possíveis.
Ao fazê-lo, classifique tais rotinas de acordo com o setor no qual se envolvem. Depois, determine quais são os passos que ela deve passar. Por exemplo, inclusão de dados no sistema, geração de documentos e compartilhamento de informações com outro setor.
Não há um mapa certo; afinal, isso depende de cada empresa e das necessidades que ela possui, sendo que suas rotinas são únicas e personalizadas, portanto.
Utilize ferramentas modernas que ajudem na captação e organização de dados
Continuando nossas dicas para melhorar suas rotinas administrativas, está mais do que na hora de apostar em ferramentas modernas que possam ajudar nas tarefas importantes da empresa.
Por exemplo, como vimos acima o registro de ponto faz parte das rotinas administrativas de RH. Isso impacta, afinal, na geração de folha de pagamento, nas quitações e no desenvolvimento de políticas internas.
Por que não, então, apostar no melhor registro de ponto do mercado? A Oitchau possui uma ótima solução para você. O sistema que oferta capta dados em tempo real, processa-os (com cálculos e atualizações de banco de horas e número de horas extras) bem como se acopla ao sistema de folha de pagamento.
Isto é, não há necessidade de perder tempo do departamento de RH para realização de cálculos manuais; ou, então, de privá-los de informações sobre a jornada ao longo do mês, pois os dados são disponíveis em tempo real.
Outro ponto importante que exemplifica bem aqui é que com um sistema desses evita a adição de dados de forma manual e a geração igualmente manual de documentos. Há mais rapidez, precisão e segurança.
O sistema Oitchau, então, é uma ótima solução para auxiliar nas rotinas administrativas. Aposte nele, portanto, e em outras ferramentas que automatizem rotinas ou parte delas.
