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Programa 5S: Entenda a metodologia de organização e controle

A organização do ambiente de trabalho pode influenciar em muito na qualidade das atividades realizadas e na produção das equipes e colaboradores e pode ser garantida pela aplicação programa 5S dentro da organização.

Esse é um programa de gestão e de qualidade que foi desenvolvido no Japão e que apresenta ótimos resultados à empresa que o aplica. Todos os seus passos foram desenvolvidos com o objetivo de melhorar o ambiente de trabalho de forma a alcançar a melhoria e qualidade total dos processos.

Programa 5S: Em busca da qualidade total

Essa metodologia japonesa já é conhecida há muito tempo e continua sendo uma ótima estratégia para melhorar a gestão empresarial e a qualidade dos processos realizados. Baseada em princípios como limpeza, padronização e organização, ela pode trazer ótimos resultados.

Ela é chamada de 5S pelo fato de que é composta por cinco aspectos essenciais à sua aplicação, sendo que cada um deles corresponde a uma palavra japonesa iniciada com a letra S.

A primeira delas é Seiri, correspondente ao Senso de utilização. Nesse caso, devem ser analisados os objetos e ferramentas dispostos no ambiente de trabalho ao mesmo tempo em que é questionado o uso efetivo de cada um deles.

O outro S corresponde a Seiton, Senso de organização que deve ser aplicado ao ambiente de trabalho. O terceiro elemento da metodologia 5S é Seiso, Senso de limpeza, que ressalta a necessidade de cuidado com a higienização local.

Já o quarto S é Seiktsu, Senso de padronização, em que todos os empregados e setores possuem conhecimento da necessidade de aplicação dos processos de higienização, organização e utilização. O quinto e último S se refere a Shitsuke, Senso de disciplina, que é essencial para qualquer organização.

Note-se que esse programa é passível de aplicação em diversos locais e não apenas no ambiente de trabalho. É provável que os empregados que entenderem a importância da metodologia os expandam para outros ambientes em que interagem.

O primeiro passo consiste na explicação das previsões do 5S e na sua aplicação dentro do ambiente de trabalho. Abaixo, mostramos formas de fazê-lo, assim como as principais vantagens às empresas que apostam nesse tipo de metodologia.

Metodologia 5S: Quais suas vantagens?

Antes de saber como colocar o programa em prática dentro da sua empresa, é necessário entender como ela pode ser vantajosa para a empresa.

Os aspectos básicos dessa metodologia são relacionados ao senso de utilização, limpeza, organização e disciplina. Sua utilização auxilia a enraizar esses conceitos no dia a dia dos colaboradores.

Não só a qualidade do ambiente de trabalho aumenta com a utilização dos 5S, mas a qualidade do próprio processo de produção e dos resultados finais, que podem se ilustrar em produtos ou serviços prestados pela organização empresarial ao público.

O aumento da qualidade é acompanhado pelo aumento do processo produtivo, pois diversas distrações e processos desnecessários são eliminados, permitindo que o colaborador foque sua atenção naquilo que realmente demanda dela.

A implementação de outros programas de qualidade se torna possível com a adoção da metodologia 5S. Uma vez que ela desenvolve a disciplina dos colaboradores, eles se mostram mais abertos e motivados para buscar novos métodos que não só melhorem sua qualidade de vida dentro do ambiente de trabalho, mas a qualidade de suas próprias atividades.

Vale lembrar que os bons resultados do programa em relação à qualidade dos serviços e ao aumento da produção geralmente refletem nos próprios colaboradores.

A apresentação de dados conclusivos que demonstrem as alterações positivas trazidas pela aplicação da metodologia corresponde a um ponto importante. Outra forma de usar o método 5S para engajar os funcionários é pela concessão de prêmios que demonstrem o reconhecimento pelo esforço por eles empregado na aplicação desses novos processos.

Isso é importante principalmente para que a continuidade do programa seja garantida, pois sua aplicação não é pontual, mas deve sempre se renovar e ser colocado em prática como se um ciclo fosse.

Outros aspectos de grande importância que ressaltam como esse programa é favorável às empresas é que a padronização aplicada tende a facilitar a detecção de erros ou de outros problemas. Esses desvios dos padrões se tornam mais visíveis, uma vez que as demais distrações são eliminadas.

Cabe ressaltar como qualidades da metodologia 5S o aumento da prevenção de acidentes de trabalho e a melhoria na qualidade de vida do próprio empregado.

Como aplicar o Programa 5S nas empresas

Sabendo-se das vantagens que esse programa japonês de organização e produtividade oferece às empresas, é chegada a hora de conhecer como é possível aplicá-lo na sua empresa. Para isso, demonstraremos como cada um dos S é posto em prática.

Porém, desde já é necessário ressalvar que os pontos não são isolados, mas complementares. A aplicação de um sempre depende da observação dos demais para que obtenha bons resultados. Assim, eles são cíclicos.

1.      Seiri: Senso de utilização

A primeira etapa, conforme brevemente demonstrado anteriormente, consiste na utilização. Isso significa que o objetivo é transformar o ambiente de trabalho em um local que menos poluído e abarrotado de instrumentos e objetos que muitas vezes não tem qualquer serventia.

Esse cuidado deve ser tomado tanto em relação ao espaço quanto visualmente. A decoração, por exemplo, é condizente ao local de trabalho? Os objetos que fazem parte dela têm alguma conexão ou referência ou apenas poluem o ambiente? Tudo isso é envolvido pela metodologia 5S.

A busca de um local de trabalho estruturado e organizado requer que objetos obsoletos sejam descartados ou remanejados para locais em que teriam alguma utilidade. Quanto às ferramentas e objetos que realmente são demandados, devem ser organizados de forma a facilitar seu alcance.

2.      Seiton: Senso de organização

O segundo passo do 5s dá continuidade ao primeiro, dentro do ciclo já explicado. A ideia da organização, nesse caso, tem a ver com a simplificação da disponibilização de objetos em um local, de modo que não atrapalhem o dia a dia e sejam facilmente localizados.

Boas formas de fazê-lo é pela colocação de etiquetas nos objetos diversos, assim como retirada daqueles que não acrescentam ao trabalho e podem se tornar uma fonte de distração.

3.      Seiso: Senso de limpeza

Falando em distração, o terceiro ponto da metodologia 5G tem justamente o objetivo de eliminá-la.

Nesse caso, há a valorização da higienização dos ambientes, assim como a aplicação de atenção especial voltada à identificação de processos ou costumes que geram sujeira.

Devem ser considerados todos os elementos que de alguma forma possam causar desconforto ou distúrbio nos ambientes, a exemplo de falhas de iluminação, barulhos incômodos e maus cheiros.

Com a aplicação do senso de limpeza é possível criar um ambiente confortável e higiênico no qual os empregados não possuem outras distrações ou incômodos que podem ser reparados.

4.      Seiktsu: Senso de padronização

O senso de padronização está ligado à manutenção dos três itens anteriores da metodologia japonesa de cinco passos. O processo de trabalho passa por constante melhoria com base na organização, limpeza e utilização.

São definidos os responsáveis pela continuidade na aplicação das ações e no incentivo à manutenção de tais aspectos pelos colaboradores. A empresa mantém um padrão que é aplicado em todos os seus setores.

5.      Shitsuke: Senso de disciplina

O último processo para aplicação da metodologia japonesa de gestão e organização é colocado em prática somente após os demais passos já estarem em prática de maneira perfeita.

É essencial o auxílio e engajamento dos empregados, sem os quais o método é ineficaz. O programa 5S está na disciplina exercida por cada um dos colaboradores que passa a se empenhar na melhoria do ambiente de trabalho.

Nessa fase não há mais necessidade de cobranças para a aplicação dos passos, que já estão arraigados na política interna e identidade empresarial.

Veja também: Jornada de trabalho: Tire as suas dúvidas!

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