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Procrastinar é irresistível, e também é a pior inimiga de todo pequeno negócio. Mas com organização e uma boa gestão de pessoas, é possível contornar esse problema e conseguir tirar o melhor da sua equipe para fazer seu negócio crescer!
Com um time pequeno e um sonho a alcançar, colaboradores procrastinando quando poderiam estar produzindo mais e melhor pode se tornar um pesadelo. Vamos aprender a resolver isso agora!
Clareza sobre as consequências de procrastinar
Em primeiro lugar, é preciso garantir que todos os colaboradores estão cientes das consequências dessa atitude, a partir do momento que não entregam o mínimo exigido para a função que foram contratados. Com uma boa gestão de pessoas isso fica fácil.
Esse tipo de informação deve ser esclarecida amigavelmente no primeiro dia de integração, após contratar um colaborador.
- Informe quais são as atividades dele, uma por uma.
- Deixe claro o que é esperado dele em relação a comportamento e profissionalismo.
- Apresente o programa de metas semanais ou mensais (se houver).
- Informe sobre as consequências de não entregar o mínimo exigido (demissão – por justa causa ou não).
Definição de prioridades na gestão de pessoas
Independente do tipo de negócio que você está administrando, prioridades sempre devem definidas. Tudo é importante e tem de ser feito, mas em qual ordem cada atividade precisa ser executada para que tudo funcione?
Se você não sabe essa resposta ainda, talvez esteja na hora de sentar, listar tudo que precisa ser feito no dia a dia da empresa e:
- Definir prioridades para cada atividade de 0 a 10.
- Compartilhar as prioridades com todos os colaboradores.
- Organizar o trabalho dos colaboradores de acordo com as prioridades.
Colaboradores que têm uma boa gestão de pessoas conseguem ver com mais clareza suas funções. Isso ajuda a eliminar o ato de procrastinar.
Checklist de atividades
Uma ótima maneira de manter o controle da produtividade de todos os colaboradores é, após definir as prioridades de cada atividade, organizá-las mês a mês e criar listas para checar se, ao final do dia, tudo foi feito. A pessoa que faz a gestão de pessoas deve ser responsável por isso.
- Crie uma lista diária com cada atividade delegada ao colaborador responsável.
- Exija que cada atividade executada seja sinalizadas pelo colaborador.
- Ao final do dia, confirme se tudo foi executado como planejado.
Você pode fazer essa lista colocando um tablet ou celular exclusivo para trabalho num local de comum acesso dos colaboradores, que eles possam usar para sinalizar as atividades.
Existem ótimos softwares para delegação das atividades para gestão de pessoas, como o Trello, onde você pode criar uma coluna para cada colaborador e cartões para as atividades.
Programa de metas com incentivo
Outra boa ideia para incentivar os colaboradores a cumprirem as listas de atividades (e sua ordem de prioridades) é criar um programa de metas (semanais ou mensais) e oferecer premiações para os melhores desempenhos.
Para quem cumprir as metas, você pode premiar com:
- 1 dia de folga
- Bônus no final do mês
- Emenda de feriado garantida
- Vale jantar ou vale presente
Apenas atente-se às regras criadas, por exemplo: não deixe de premiar todos que cumprirem as metas. Se apenas um for premiado, sendo que outros também cumpriram, eles se sentirão desmotivados. E não é isso que você quer quando se trata de gestão de pessoas, certo?
Pausas permitidas para procrastinar à vontade
Trate seus colaboradores com respeito e humanização, e isso inclui respeitar o direito deles de ir e vir.
Defina um tempo limite de pausa (por exemplo, dez minutos) e permita que eles façam até um máximo de pausas por dia, desde que com responsabilidade, sem ausentar-se quando o local estiver cheio de clientes ou algum problema tiver de ser resolvido.
Muitas vezes, uma pequena pausa para clarear a mente pode ajudar seus colaboradores a recarregar as energias e voltar a trabalhar com mais qualidade, sem procrastinar.
Sistema de controle de ponto e gestão de pessoas
“Mas como eu vou conseguir garantir que eles não estão descumprindo o máximo de tempo ou pausas”, você questiona.
É aí que entra a última dica: implantar um sistema de gestão de jornadas de trabalho, possibilitando que você tenha registrado com segurança todos os horários de entrada, saída, almoço e pausas feitas pelos seus colaboradores.
Com o Oitchau, você pode acompanhar tudo em tempo real com os relatórios diários e as notificações. E seus colaboradores também podem checar o desempenho deles diariamente.
Cuidado com a procrastinação!
Em muitos casos, procrastinar pode ser um problema sério e ser sintoma de algum problema psicológico do trabalhador. Pode ainda ser um sinal de desgaste e insatisfação com o trabalho. A medida é analisar se a procrastinação do colaborador está colocando em risco o seu trabalho, a sua produtividade, o trabalho de outras pessoas ou os resultados esperados.
Conversar é sempre a melhor saída. É possível ainda que a liderança intervenha, permitindo que o colaborador exponha a sua realidade ou que seja indicado um serviço mais especializado. Estimular o profissional a adotar métodos de gestão do tempo, por exemplo, pode ser o suficiente nos casos mais amenos. Pode ser uma indicação de treinamento.
Oitchau no controle da rotina
A plataforma Oitchau, uma referência em sistema de marcação de ponto, foi idealizada para oferecer várias vantagens sobre os demais tipos de marcação, como integração de dados e informações, acesso permitido apenas as pessoas envolvidas na gestão de pessoas, informações em tempo real, e muito mais.
Além disso, permite o devido registo de marcações e documentação para fins de fiscalização e controle jurídico. É possível gerir melhor as entradas e saídas, bem como as horas cumpridas de trabalho, horas extras, gerir a equipe alocada, etc.
Você pode adquirir o sistema Oitchau sem ter que contratar licenças ou certificados, pois o sistema é oferecido através de diferentes planos. Contrate de acordo com as necessidade da sua empresa ou a quantidade de colaboradores, e ainda expandir o seu plano gradualmente, conforme o crescimento do negócio.
Não perca tempo! Faça um teste gratuito agora mesmo e conheça melhor esta ferramenta. Acesse este link e saiba mais!
Veja também: Como fazer a gestão da terceirização de mão de obra?
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